淺談電子文件對檔案管理工作的利與弊

莊靜

【摘要】信息化是當前檔案管理必須考慮的問題。可以說，電子文檔的存儲在一定程度上影響和促進了檔案管理的實施，那么，電子文檔在檔案管理中的優勢和劣勢是什么？本文是根據多年的工作經驗與生活經驗，談談電子文件在檔案管理中的利弊。

【關鍵詞】電子文件;信息化;利與弊

信息技術的出現顯然對現代檔案管理產生了更大的方便，得到了更好的發展。目前，我國可以說是正處于信息大爆炸的時代。各行各業都在不斷改革，不斷地創新，以適應當今社會的發展。不管是工作還是生活的每一角落都要求這樣，同時，檔案管理工作更是離不開信息數據的統計。并且，有效的管理手段能使工作效率達到最佳狀態，面對不同種類的數據，我們的檔案管理員要利用信息時代帶來的方便，使用電子文件開展檔案管理工作，從而提升工作效率。

一、電子文件是檔案資料工作的革命

身處于信息大爆炸的時代，信息化數據的使用顯然為檔案工作人員帶來了許多便利，這與傳統的紙質文檔是不一樣的。電子文檔是指通過電子設備等多媒體手段建立的信息。準備保存、處理和修改、存儲的這個文件可以在網絡或硬件之間傳輸。光盤和CD光盤作為載體，用來記錄、保存和形成一整套電子文件。與此同時，信息網絡具有可修改性、可操作性和可刪除性等特點。目前，制作和存儲企業事業單位使用的電子文檔的方法很多，其中經常有Excel表單樣式，Word文檔樣式，PDF文檔樣式，JPEG圖片以不同的方式存儲。光盤記錄，硬盤（移動硬盤）存儲，網絡云盤等。這使得電子文件的形式多樣化，一些企事業單位視情應用，為今后檔案管理工作提供了更好的保障。

二、電子文件的局限性

（一）使用的局限性。首先，雖然機器可讀檔案館通過新技術為傳統檔案館的利用開辟了一條新途徑，但同時也存在許多問題，如使用技術的脆弱性、信息的不穩定性和易變性、易損性和高協同性等。此外，技術發展過快，缺乏證據價值，使用壽命短。隨著檔案電子化的逐步深入，檔案的保存與管理已成為檔案保護技術的新課題。脆弱和不穩定已成為致命的弱點。在目前的技術條件下，人們估計設備和軟件的壽命將超過10年。其次，我國法律尚未確認機讀檔案的證據價值。在司法實踐中，原始檔案文件被認定為具有權威性和可信性的證據，因此必須保留原始檔案的形式，檔案工作者既要保護和管理原始檔案文件，又要注重管理。現代信息載體文獻的應用，讓檔案工作者承擔雙重負擔 。

（二）電子文件對檔案管理的弊處。電子文件對檔案管理的原始性欠缺。我們在接觸一些文件時，似乎都能發現有些文件需要手簽，而電子文件很難做到手簽，也就失去了文件的原始性，當然現代科學技術的發展，可以通過手機、平板電腦等進行手簽，比如說，銀行辦理業務的手簽形式。這些數據的保存時間并不長久。因此電子文件在進行保存和管理的優勢基礎上，似乎沒有紙質文件的原始性更加真實有效。借助計算機媒體的電子文檔作為承運人，如果發生計算機病毒或其他特殊情況，它會導致電子文件的丟失，甚至成為無效的文件，因此電子化文件還有不可抗拒的不穩定性，加上電子文件的存儲位置也由計算機控制，因此其不穩定系數高。

三、電子文件的益處

（一）改變了檔案資料工作的服務方式。信息交流是人類文明和文化發展的催化劑。實現資源共存是促進人類社會快速發展的重要因素。人們在社會生活實踐中不斷產生新的信息，重復利用原有的信息。傳統的信息傳播方式已經成為實現資源共享的障礙。它不能適應時代的發展。現代媒體技術的飛速發展正在突破這一障礙。信息互聯網的實現大大縮小了宇宙的空間，“地球村”已成為現實。現在，這種信息傳播的變化和媒體技術的飛速發展，給檔案工作帶來了新的問題，提出了新的要求。我校開設了校園網，檔案館打算專門設置一個網頁來訪問檔案的相關信息，以便檔案資源得到充分的開發和利用，徹底改革傳統。檔案查詢模式真正實現資源共享。

（二）改變了檔案資料工作的服務方式。電子文檔的可變性在檔案管理中起著更新的作用。隨著企業事業單位的不斷發展，其內部員工的發展也會發生變化。幾年前，一個新雇員可以通過努力工作，獲得科長的職位，這就要求隨時更新員工的檔案，使檔案管理適應時代的發展。如果一個學生經常在學校打架，學校就會處罰記錄在案。隨著教師的逐步引導和自我完善，他逐漸成為一個優秀的學生，因此應該對學生進行管理。從發展的角度看，檔案管理更是如此。不斷更新信息的能力已成為檔案管理中電子文檔發展的重要推動力。

四、結語

簡言之，電子文檔具有多種優勢，但在享受電子文檔優勢的同時，我們應該更加關注其缺點，尤其是檔案管理的優缺點，工作人員要對此給予更多的關注。今天，隨著信息技術的發展，大多數人更依賴于計算機技術的應用來為他們的工作提供便利。同時，我們應該從另一方面考慮它們給我們帶來的損失。電子文件的輸入和形成也決定了檔案管理的方式和手段，因為電子文件為檔案管理提供了便利，檔案管理實質上依賴于電子文件的生產，相互制約與影響。

【參考文獻】

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