企業電子檔案管理的重要性及安全管理探析

劉婷

【摘要】立足新時期的檔案管理，電子檔案是重要內容。在信息技術的影響下，企業檔案管理信息化建設成為趨勢，在強化安全管理的同時，追求檔案管理的全面創新。基于此，要結合企業發展實際，對電子檔案管理工作給予高度重視，明確其重要性與社會價值，將安全管理工作落到實處，切實提高檔案管理系統化與規范化水平，更好適應新階段整個社會對檔案事業的新需求。

【關鍵詞】企業;電子檔案管理;重要性;安全管理

隨著信息技術影響力的不斷深入，檔案管理領域銳意改革，積極引入電子信息技術，檔案管理凸顯數字化與信息化的特點，企業檔案管理的發展也處于機遇與挑戰并存的局面。為此，新時期的企業要將檔案管理作為重要工作，以信息化為手段，構建電子檔案，發揮電子檔案的自身優勢。同時，要落實數字化檔案安全管理工作，為檔案信息化管理的有序開展創造條件。

一、結合行業發展正確認識電子檔案管理的價值

（一）檔案檢索效率大幅提升，準確度與速度顯著增強。立足電子檔案管理模式，其突出的優勢就是智能化，使得原本復雜的檔案查詢流程變得更加便捷與高效，同時，依托先進的信息技術，電子檔案管理模式得以大規模使用，有利于檔案管理水平與效率的大幅提升，檢索準確度增強，對提升檔案管理質量與效率意義深遠。

（二）有利于檔案資源互通與共享，全面提高檔案資源利用率。立足當前，生態環保成為整個社會關注的焦點，企業辦公也以環保為方向，逐漸趨向無紙化。企業電子檔案管理模式也應用數字化辦公手段，強化對傳統紙質檔案管理方式的替代，有效彌補其不足與缺陷，為企業檔案服務提供更大便利。另外，依托信息化管理模式，有利于實現資源共享與互通，突破檔案利用的空間限制，資源利用率顯著提升。

二、如何加強企業電子檔案安全管理

（一）全面做好電子檔案保存與管理工作，保證檔案資源的完整性與準確性。在檔案信息化管理過程中，電子檔案安全管理工作是重中之重。要對企業內部涉及生產與管理的價值性文件進行歸檔保存，力求完整性與準確性，同時，要參照相關法律法規，對價值凸出的檔案進行長期保存，全面做好檔案的借閱與使用。另外，要做好檔案資源核對檢查工作，保證定期進行，一旦發現檔案損壞問題，要做好針對性處理，尤其是要加強檔案備份與原件保護工作。

（二）維護電子檔案存儲載體的安全性，合理設置使用權限。對于新時期的企業，其發展速度較快，電子檔案規模龐大，因此，安全管理的加強勢在必行。首先，立足物理角度，電子檔案載體安全性不容忽視。具體講，要定期對其進行檢測，做好維護保管工作，保證其自身的準確性。另外，要積極了解計算機信息技術的發展趨勢，結合實際要求，做好電子檔案的及時處理。除此之外，電子檔案的利用過程也是誘發安全問題的重要方面，需要對整個使用過程進行嚴格把控，制定科學的使用流程，保證各個環節的安全工作到位。隨著企業信息化程度的不斷增強，辦公自動化管理系統成為電子檔案的主要存儲位置，因此，要做好安全工作。

（三）千方百計維護計算機網絡系統的安全性，為電子檔案的可靠性提供堅實保障。首先，企業要重視對檔案信息網絡保密系統進行優化與完善，目的是保證網絡連接的速度達標、穩定性更強。其次，將電子檔案備份系統建設落到實處，增強電子檔案信息災難恢復能力，以便在遭遇突發狀況時能夠保障正常運轉。再次，積極構建全方位檔案信息安全防范機制，以企業檔案管理實踐為基礎，重視安裝安全監控裝置，涉及電子監控以及報警等設備。除此之外，要將加密技術應用在檔案管理終端，強化電子檔案資源安全性工作的落實。最后，網絡維護工作不能忽視，要定期進行檢測，保證防火墻以及防毒殺毒軟件的及時更新與升級，提升計算機網絡的安全水平。

（四）提高檔案管理人員信息安全素養，強化知識結構的調整與創新。首先，為了有效維護電子檔案的安全性，檔案管理者要培養較強的責任心，增強敏銳感，形成科學與高效的檔案管理觀念，為檔案價值的發揮創造有利條件。其次，檔案管理人員要全面提升自身專業素養，培養終身學習理念，積極參加培訓，對知識結構與體系進行更新，保證自身素質能夠與時俱進，達到新要求，為企業檔案信息化管理水平的提升提供強大動力。

三、結束語

綜上，立足新的發展階段，企業發展較快，檔案規模不斷增大，傳統檔案管理模式凸顯滯后性，電子檔案管理方式應時而生。因此，要堅持與時俱進，全面加強檔案管理信息化建設，重視紙質檔案向電子檔案的轉化，強化安全管理，為檔案開發與利用創造更加優質的環境，維護檔案自身安全性與可靠性，切實提升檔案管理水平，為新時期檔案事業的可持續發展提供堅實保障。

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