新時期檔案信息化理論體系建設路徑探析

賈聚權

【摘要】檔案信息化理論體系的建設對于推進新時期檔案管理，使檔案管理更好地服務于新時代經濟社會的發展具有積極而深遠的意義。檔案信息化理論體系建設是促進檔案信息化向縱深發展的動力。本文在對檔案信息化理論體系建設的必要性、新時期檔案信息化理論體系建設的不足進行分析的基礎上，提出了新時期檔案信息化理論體系建設的方法和路徑。

【關鍵詞】檔案信息化;理論體系;功能作用;方法路徑;戰略

信息化是對檔案進行科學管理的有效手段，現代檔案管理離不開信息化的支撐。只在建立在信息化前提之下的檔案管理才能真正發揮出應有的作用，這是時代發展的必然要求。強化新時期檔案建設，這是促進經濟社會協調發展的一項重要內容，是檔案資源服務社會的迫切需要。

一、新時期檔案信息化理論體系建設的必要性

信息技術是一項可以跨越國界的技術，為此我們完全可以將當今世界上最先進的信息技術吸收進來，服務于我們的檔案管理實踐。從當前的情況下，我們建立起屬于自己的理論體系的時機已經基本成熟。這就在客觀上要求我們必須對檔案信息化管理有一個最基本的、全面的認識，并對時機加以科學把握，在實踐中不斷推進實施。

當前促進檔案信息化水平的提升，加快信息化建設進程，促進檔案電子化管理，實施館藏數字化建設，這已經成為時代發展的必然趨勢。另外，更要在全國范圍內構建起網絡體系，打牢信息化建設的基礎，使檔案信息化建設全力推進。

二、檔案信息化理論體系建設現存的不足

（一）檔案信息化建設理論支撐不足。從總體上看，我們的檔案信息化建設理論體系不夠健全。很多成果都呈現為零散的狀態進行分布，彼此之間獨立存在，沒有建構成一定的系統。對于檔案信息化來講，往往表現為人者見仁、智者見智的程度，理解與看法并不一致。更重要的是理論體系建設距離要求存在的距離較大。這種被動局面形成的原因在于理論體系建設進展遲緩，與實踐發展的現實需要相距甚遠。因而，檔案信息化建設已經成為檔案管理現實發展的瓶頸。假使這一現狀不能盡快加以扭轉，檔案實踐就會在很長的時間內缺乏相應的理論支撐。這就會為繼續發展檔案事業埋下不應有的隱患。

（二）檔案信息化建設資金保障不足。檔案信息化理論體系的打造不是一朝一夕的事情。工程實施涉及的范圍較廣，且耗時長、投入大。這項工程的推進與實施需要社會各界的努力，特別是需要在物力、財力與人力方面提供堅實的保障。同時，也離不開檔案系統的人員進行不懈的探索和研究，只有通過大膽實踐與不斷創新，才能使理論內涵得到豐富。這需要政府機關對其進行協調與規范化管理，只有全方位和多視角的探索與研究，并進行全力配合，才能使檔案信息化建設得到相應的保證。但是，目前這方面都沒有得到滿足，特別是資金的保障嚴重不足。

（三）檔案信息化建設協調機制不暢。檔案信息化理論體系的建設在分工協作與領導組織上還存在著一定的不足，從體系的建設保障上看無論在機構保障還是在資金保障方面都明顯不足。相關的研究工作基本上處于各自為戰的狀態，信息化技術的應用一直難以得到有效推進。理論研究彼此間脫節。由于各研究主體之間并不能實現有效聯系，而使不同的信息之間存在著彼此孤立的狀態。

三、當前推進實施檔案信息化建設的基本路徑

要建立起更加科學與合理的檔案理論體系，必須從以下幾個方面加以推進實施：

（一）注重檔案信息化實證研究。當前學術領域里對于檔案信息化理論的研究過于膚淺、單薄，很多研究都處于碎片化的狀態。如果雜亂無章的研究難以凸顯一定的效果，建立起相應的理論體系，這是我們推進檔案管理的現實需要。而理論體系建設一則要受到國情實際的影響，再則也要受到檔案管理實踐的影響。在對檔案理論體系建設研究過程中，必須有更加清晰而明確的認識。當前必須使理論研究與實際應用有機結合起來，同時還要考慮到我們自身的國情實際。在檔案信息化理論體系建設過程中不僅要強化理論研究，更要強調實證研究，而且要特別強調突出實證研究。

（二）體現檔案信息化建設的基本要求。檔案信息化理論體系的建立，不但需要理論工作者參與其中，也需要檔案實際工作人員與信息技術專家參與其中。檔案信息化自身的技術特性與要求決定，其信息化理論研究注定無法離開檔案理論研究者參考其中，同時也離不開信息技術與檔案管理人員的參與。只有這三者實施密切合作，才能有效推進此項研究工作的深入實施。由于檔案信息技術方面專業人士對信息技術在檔案管理中的應用更加了解。特別是對檔案信息化建設的優勢所在有著更加深刻的認識和了解。假使對信息技術專業知識沒有很好的掌握，對信息技術的技能也不能很好地掌握，即便是檔案學的研究者，也很難為信息化建設設計出相應的方案。所以，要讓檔案信息技術專家的地位得到突出，讓他們在研究中發揮相應的主導作用，這一點在檔案信息化理論體系的建設中具有舉足輕重的作用。從這一角度講，造就與培養能夠勝任信息化建設理論體系研究隊伍，這對研究工作的深入開展具有深遠的意義。

（三）強化各級政府的支持作用。檔案信息化理論體系的建立要求政府各部門予以支持，特別是檔案業務、政府信息等部門予以大力支持。要強化檔案信息化理論研究，同時積極促進研究成果向實踐的轉化，不斷提升經濟效益。這就要求政府部門特別是檔案業務及信息部門以更加務實的精神，要以戰略思維和更加長遠的眼光來推進檔案信息化理論建設進程。要有一種奉獻社會、造福后人的精神，不要因為當前利益而使長遠利益受到不應有的影響，要以更加長遠的眼光對待此項研究。在國家信息化政策的制定方面，需要加大人、財、物的投入。要對體系建設過程給以高度重視和大力支持。同時創造盡可能多的機會給理論研究者、具體檔案管理者、相關的信息技術專家，讓他們在體系的建設中發揮積極的作用。另外，要注重研究成果的推廣和應用，讓成果接受更多的實踐機會。更要讓檔案信息化理論體系建設與我國具體國情實際相吻合，與國家關于信息化建設的大政方針相吻合。要使相應的成果與當今西方發達國家的成果相銜接，提升成果的可操作性、綜合性與導向性。

（四）建立健全相應的保障機制。在理論體系建構的過程中，政府的主管機構需要發揮出相應的作用。要注意在相關理論引領下推進檔案實踐的不斷深入，同時使決策環境與組織體制得到完善。在理論體系建設中必須對信息化建設進行全面、全新的認識，使相關的規劃體現出全新的思路。在堅持以信息化理論對實踐進行指導的過程中，與信息化技術、業務與管理規定緊密結合。在理論體系建構的過程中，要堅持以新體制促進體系建構的順利進行。依據本國國情實際和信息化建設實際，使信息化理論體系建設不斷完善。除此之外更應該注意到，在實踐中不斷完善所建構起的理論體系。要對體系建構與實施過程出現的問題予以正確的認識，對于有可能出現的部分人員利益受到影響的情況，事先有一個充分的估計。并積極采取得力措施，使有可能出現的問題隱患消滅在萌芽之中。

四、結語

在全社會各個方面都在不斷推進實施信息化建設的今天，檔案信息化建設顯得尤其重要。信息化建設作為檔案事業服務經濟社會發展的手段，其自身的理論體系方面存在著一定的問題。而這些問題已經影響到了檔案事業的繼續發展。在檔案信息化理論體系建設中要創新思維、大膽實踐，創造性地推進與實施才能達到預期的目的。

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