血站文書檔案歸檔的技巧與策略

王海沙

【摘要】文書檔案的歸檔和管理是衡量一個單位檔案管理水平的尺子，也是單位生存和發展的重要依據，所以管理好文書檔案是單位的重要任務，配備和提高檔案管理人員的管理能力不容置疑。

【關鍵詞】文書檔案;歸檔;管理

文書檔案的管理直接反映單位檔案管理的水平，在這注重白紙黑字的時代，文書檔案起著舉足輕重的證據作用。但在文書歸檔的過程中仍存在歸檔不到位、不完整的現象。現談談文書檔案的特點和歸檔方法。

一、文書檔案的重要性

文書檔案記載著一個人工作中的成長過程，無論是職稱還是職務，都真實記錄在案;更是記錄一個國家的發展歷史和演變中的點點滴滴，還體現了某一時間段內學校、機關、企業、事業單位、社會團體等其他社會組織在領導與行政管理下的活動記錄，除了單位內部的各部門在履行職責中形成的重要決策之外，還包括大大小小的議事活動等。

文書檔案主要以紙質的形式保存歸檔，是單位運行過程中各方面的真實記錄，是有印章或當事人親筆簽字、具有說服力的紙質文件，它主要包括行政管理、人事變動、業務需求、黨工團活動等，是體現單位的業務提升與管理過程的演變，更是單位領導作出重大決策的重要證據。文書檔案不僅具有機密性，而且還具有連續性的特點，例如關于請示類的文件，就需要上級單位的批復等一系列的追蹤，才能保證此事項的完整性;文書檔案的自然形成，決定了它的真實性和客觀性，也是使人信服的歷史證據，有些文件還保留當時事件發生的照片、聲音等，這些都反映了文書檔案的真憑實據。

二、文書檔案的特點

文書檔案歸檔是一項連續性的整理、收集、保存的過程，涉及的材料種類繁多、資料復雜、時間不等、工作量大，存在繁瑣而復雜的特點。

文書檔案的內容豐富多樣，涉及面較廣，不僅有人事資料、黨工團資料、行政資料、科技資料、會計資料，還有建筑、設備等方面的資料。在當今科技發達的時代，文書檔案還有電子文件、電子照片、音像等。

文書檔案還具有很強的安全性、完整性、保密性和權威性，最大的作用是在后人借閱的同時可以借鑒和引用歷史資料。

三、文書檔案歸檔的過程

（一）文書的收發。文書的收發是整理文書檔案的基礎，也是做好文書檔案的前提。收文包括登記、走流程、催辦、整理、辦結;發文包括登記、制文、蓋章、整理、合并。簡單的公文收發過程把相關聯的文件集中一起，按照歸檔的年限和時間的順序分類整合，待年底統一整理歸檔。

（二）文書的整理方法。先將一整年度的收發公文按歸檔年限分別為永久、定30年、定10年進行分類，接著在不同的保管期限中將同一類別的文件集中，最后按照文件的類別或重要性先后放置。

（三）文書的裝訂。文件檔案裝訂時，正本在前，發文稿紙在后;正文在前，附件在后;原件在前，復制件在后;轉發文在前，被轉發文在后;復文在前，來文在后;文件處理單在前，正文在后;中文在前，外文在后;原文在前，譯文在后。按以上原則將文件進行整合裝訂。

（四）文書的分類和排列。在不同的文件保管期限中，按照文件的主次分別將文件前后排列，一般發文在前，收文在后。

（五）文書的編號和編目。按照文書歸檔的類別和排列順序用阿拉伯數字依次進行編號。所有的文件編號完畢后再使用計算機輔助完成編目，即將文件的基本信息按照檔案管理系統軟件設定的格式錄入電子信息，最后由系統生成歸檔文件目錄。

（六）文書的裝盒。將文件按照保管年限，根據檔案盒的大小將文件適量裝入盒中，最后在盒面注明盒內裝的文件件數、起止號、保管期限、盒號等。

四、總結

只有文書檔案的質量得到保障，檔案工作的質量才能提高，所以文書檔案管理人員要有很強的責任心和管理水平，具備較好的檔案管理意識，在文書歸檔的過程中不會因歸檔速度影響其歸檔質量。文件紙張大小、文件內容、格式等方面都要符合標準，規范統一，如有破損的要修補盡量不能改變文件的原樣，做好公文收發和借閱的詳細登記，如有遺失及時查找，特別是原件外借時要催促及時歸還，庫房隨時做好防鼠、防蟻、防潮、防曬、防蛀、防火、防盜等方面的安全管理，確保檔案信息安全。

文書檔案管理是一項認真細致的工作，對于管理人員的要求也比較高，無論是從政治水平、業務管理能力、專業技術技能等方面，都要求檔案管理人員具有較高的業務水平能力。

文書檔案管理的最終目的就是被利用，只有被利用了才能使檔案發揮本身潛在的社會價值和經濟利益。

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