企業(yè)檔案編研工作的實踐與探索

朱韻達

【摘要】本文首先討論企業(yè)檔案編研工作的大致方向、操作細則以及工作內(nèi)容，然后分析企業(yè)檔案編研工作的成果，最后討論從企業(yè)檔案編研工作實踐中總結(jié)的經(jīng)驗：仍需遵守立卷檔案的整理原則，有效保留文件之間的有機聯(lián)系;把握宣傳時機，有效利用檔案的現(xiàn)實價值;做好檔案資料收集工作;增強檔案編研網(wǎng)絡(luò)服務(wù)性能，建造良好的信息傳遞通道。

【關(guān)鍵詞】檔案編研;高頻資料;網(wǎng)絡(luò)服務(wù)性能

開發(fā)檔案信息的重要舉措就是編研企業(yè)檔案，編研企業(yè)檔案的方向應(yīng)該是企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。要把目光投放在企業(yè)的現(xiàn)實生存上，還要注重企業(yè)未來的發(fā)展。新時期做好企業(yè)的檔案編研工作，需要保留檔案之間的有機聯(lián)系，也要做到檔案的分類工作，科學(xué)規(guī)劃檔案類別，在實際的工作中要做好深入調(diào)研工作，保證檔案寧缺毋濫，對文件資料進行有效剔除，去粗取精，真正做到檔案文件便捷調(diào)取。

一、企業(yè)檔案編研工作概述

（一）企業(yè)檔案編研工作的大致方向。某企業(yè)總公司的歸檔數(shù)量是1212件、兩個子公司的歸檔數(shù)量分別是86件和23件。在實際的工作中，檔案編研工作涉及的內(nèi)容有檔案資料整理、立件、電子編目、數(shù)字化掃描、裝訂入庫、檔案上架。大型企業(yè)的歷史檔案數(shù)量龐大，比如某熱力公司的歷史檔案487卷、3370件，對于歷史檔案的管理涉及到的工作內(nèi)容有歷史檔案的電子編目、裝訂、入庫。而且還要針對歷史檔案制作總目錄，將歷史檔案制作成電子數(shù)據(jù)，完成備份。這兩家公司遺留了大量的歷史檔案，需要進行歷史檔案的整理立卷歸檔工作。完成這些工作共花費兩年半的時間，期間是利用主體工作的剩余時間開展檔案編研工作。

（二）企業(yè)檔案編研工作的操作細則。在整理的過程中要遵循文件的形成規(guī)律，要保留文件之間的有機聯(lián)系。將檔案資料的不同價值區(qū)分開來，為日后保管提供便利條件，也便于日后發(fā)揮文件作用。達到文檔一體化要求，為日后計算機管理和計算機的輔助管理奠定良好的基礎(chǔ)條件。既要有文檔的紙質(zhì)文件，也要有文檔的電子文件，而且二者之間要保持高度統(tǒng)一。在質(zhì)量方面，確保檔案文件收集完整，明確檔案的保管期限。書寫材料、打印裝訂材料、裝具，這些是整理歸檔文件的主要載體，要保證這些載體的質(zhì)量符合檔案保護的需求。要遵守國家法律對元件形式的規(guī)定，確保歸檔電子元件的真實性和可靠性，還要確保規(guī)檔電子元件的完整性和可用性。一些檔案文件涉及到商業(yè)機密或者是國家機密，在整理這些檔案時要遵守國家的法律規(guī)定，遵守當?shù)氐南嚓P(guān)規(guī)定。

（三）企業(yè)檔案編研工作內(nèi)容和經(jīng)過。檔案整理初期，進行的工作是改變原有立卷檔案的形式為按件歸檔。以最新的細則要求為準則，較大幅度調(diào)整制作檔案的具體操作。將機構(gòu)的編碼重新制定，對檔號的規(guī)則加以調(diào)整。此外還更新了光典檔案管理系統(tǒng)里對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫生成結(jié)構(gòu)，在進行按件裝訂和蓋歸檔章時也使用了新的要求。企業(yè)單位第一次被強制要求按件歸檔，對于這些基礎(chǔ)性的歸檔工作，相關(guān)的人員之前并沒有做過，一切工作都是在探索中慢慢實現(xiàn)的，在實踐的過程中，工作人員認真了解掌握新的政策，借鑒原有工作經(jīng)驗中的部分內(nèi)容，完成相關(guān)的工作。立卷歸案法的特點是一成不變完成歸案，與此相比，按件歸案耗費的時間比較長。

二、企業(yè)檔案編研工作的成果

檔案室是公司資料的資源庫，公司各個部門的同事都要從檔案庫提取相關(guān)資料。一年內(nèi)各個部門到檔案室查閱調(diào)閱檔案資源多達100余次。他們查閱的資料包括員工的證照資料、領(lǐng)導(dǎo)給出的批復(fù)意見資料、各種會議記錄資料、合同協(xié)議資料，另外還包括公司的歷史性資料。檔案在重新編研以后，能夠為同事提供的服務(wù)更加全面，數(shù)字化建設(shè)讓同事查詢相關(guān)資料變得更加快捷，此時檔案資料發(fā)揮的作用也明顯增多。檔案完成重新編研之后，實現(xiàn)了多項檔案利用工作。比如內(nèi)控流程審計整改工作，再比如轉(zhuǎn)型審計工作調(diào)檔任務(wù)。此時檔案資料發(fā)揮的作用更加明顯，這些工作多角度全方位挖掘利用檔案資源。檔案重新編研真正實現(xiàn)了寶藏檔案的定義。公司成立至今所有的案卷和照片都能快速找到，這些調(diào)檔工作要求從大范圍、大跨度查閱某一個領(lǐng)域的專項檔案資料，但是重新編研的檔案管理體系都順利完成了任務(wù)。新編研的檔案管理體系達到了標準化雙套制的要求，在夯實基礎(chǔ)性工作的條件下，完善了日常文件資料的編制。在未來要及時掃描人員經(jīng)手文件，要為公司的人員提供更為便捷的調(diào)檔資料服務(wù)，而且要積極總結(jié)哪些資料是工作人員調(diào)檔的高頻資料，將這些資料匯編成冊，便于員工使用。

三、企業(yè)檔案編研工作實踐經(jīng)驗

（一）仍需遵守立卷檔案的整理原則，有效保留文件之間的有機聯(lián)系。在進行企業(yè)檔案編研工作的過程中，立卷歸檔時的整理原則不能舍棄，這樣才能有效保留文件之間的有機聯(lián)系。在開展編號和裝訂工作時，應(yīng)該嚴格按照按件歸檔的新規(guī)范進行。這樣做既能夠保證文件內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性，也能保證文件順序的合理性。在制定檔案文件的保管期限時，應(yīng)該遵守從嚴從久的原則。要保證正式檔案不存在任何毀壞檔案本身的異質(zhì)材料，要保證檔案的線裝標準能夠達到永久性使用的要求。按件歸檔的優(yōu)點是容易查找檔案文件，因為按件歸檔會讓文件的層次更加平面化，也會讓文件的結(jié)構(gòu)更加簡潔，而且會精簡文件的用紙用料。按件歸檔保證文件以個數(shù)為單位，保證了文件著錄的深度和細度。對文件的描述更加具體，給予文件唯一編號。原先立卷歸檔是將一整卷材料統(tǒng)一概括處理，不利于調(diào)檔查詢，而按件歸案有效規(guī)避了這一缺點。但是其中也有一定的缺點，就是裝訂的單位變得很小很薄，檔案的著錄也更深更細，因此制作整體的檔案會比較耗時耗力，另外還有一個缺點是裝訂角的一側(cè)會明顯高于文件主體，導(dǎo)致正裝文件盒空間浪費。因此在實際的工作中不得不清點倒架，而且重新排放了檔案文件，同時銷毀了很多廢舊資料。

（二）把握宣傳時機，有效利用檔案的現(xiàn)實價值。在進行企業(yè)檔案管理工作時，需要把握時機，最為典型的時機就是企業(yè)的重大轉(zhuǎn)型，部分企業(yè)在進行轉(zhuǎn)型的過程中必定需要更為全面地了解企業(yè)的歷史發(fā)展情況，此時是提高企業(yè)各個崗位工作人員對檔案認識的好時機。檔案部門需要做的是提前并主動介入提供檔案的服務(wù)中，也要在此期間讓企業(yè)的管理者認識到檔案管理的重要性。企業(yè)的檔案信息資源對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動有著深刻的影響作用，為此要讓企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營者認識到檔案管理的重要作用，進而讓企業(yè)上下都重視檔案管理工作。在收集檔案資料時，要注意立足于企業(yè)的實際情況，不管是在選題方面，還是材料的內(nèi)容上，都應(yīng)該做到有一定的預(yù)見性，要將企業(yè)未來的發(fā)展需求考慮在內(nèi)。作為檔案管理人員，要對企業(yè)的館藏情況有全面的了解，此外還要把握企業(yè)當前的發(fā)展重點和發(fā)展難點，同時也要掌握企業(yè)的發(fā)展熱點，在收集資料的過程中，要確保資料的準確性，為此應(yīng)該積極與企業(yè)的各個部門詳細溝通。在核實檔案文件真實性的流程中，不僅要保證文件及時流轉(zhuǎn)發(fā)布，還要保證文件順序準確，避免漏轉(zhuǎn)和錯轉(zhuǎn)。在沒有不可抗因素的影響作用下，要保證今日事今日畢，這樣才能保證公司事務(wù)不受影響，正常運轉(zhuǎn)。另外，還要積極拓寬資料的宣傳渠道，有很多的企業(yè)資料十分契合時代發(fā)展的主旋律，而且這些資料對于社會來說也有著現(xiàn)實性的實用意義，與媒體聯(lián)系合作，發(fā)揮檔案的巨大價值，創(chuàng)造檔案對外展覽的機會，利用網(wǎng)絡(luò)視頻節(jié)目生動直觀的優(yōu)勢，讓社會上的其他企業(yè)借鑒成功經(jīng)驗，有效提升企業(yè)知名度。

（三）做好檔案資料收集工作，保證檔案移交在規(guī)定時間內(nèi)完成。檔案移交是一項比較復(fù)雜的工作，在進行的過程中容易出現(xiàn)各種各樣的問題，把握好移交的時間節(jié)點有一定難度。規(guī)定上一年度的全部資料文件要在次年的第一個季度就完成移交工作。但是在實際的工作中，常常會受到多種原因的影響，導(dǎo)致移交工作延誤，而且延誤的時間往往比較長，可能會達到一個月左右。針對這一問題，需要有所改進，在收集資料的工作中就應(yīng)該加強溝通，把握好資料歸檔的節(jié)奏，把握好資料歸檔的密度。這樣整個公司檔案移交工作才能在規(guī)定的時間內(nèi)完成。在日常的工作中，各個部門的指定人員會隨時把各類重要的文件移交給相關(guān)資料辦公室的工作人員，這些文件包括總公司和各個子公司的三會類文件，另外還有上級批復(fù)文件、通知類文件。以2018年為年度單位，截止到2018年11月15日，某公司資料辦公室共收到各類文件306份，這些文件來自于全公司的各個部門。辦公室人員對于這些文件登記了明細臺賬，并且將掃描件保存下來，方便在有需要的時候調(diào)閱查詢。對于紙質(zhì)版的文件，在日常收集的過程中，做好了預(yù)歸檔的分類工作。這樣做的目的是為明年的歸檔工作打好基礎(chǔ)。在合同協(xié)議類文件的管理上，工作人員作了一些調(diào)整。合同協(xié)議類的文件必須要全部完成繳稅，為此在日常的收集工作中不能接受零散移交的合同協(xié)議類文件。公司的各個部門要以每季度為單位，向財務(wù)管理部門有順序地報稅，而且要在明年的第一季度以前將合同協(xié)議類文件統(tǒng)一移交至檔案室，其中要附帶完稅證明文件。

（四）增強檔案編研網(wǎng)絡(luò)服務(wù)性能，建造良好的信息傳遞通道。作為檔案管理人員，在開展檔案管理工作的同時，應(yīng)該全面掌握企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，也要了解企業(yè)的重點工作內(nèi)容。在實際的工作中以企業(yè)的實際情況為指導(dǎo)方向，確定檔案的編研方向和課題。收集的資料應(yīng)該覆蓋企業(yè)發(fā)展的方方面面，而且要精心挑選收集到的檔案資料。要深入研究分析檔案資料，運用匯編手冊的形式編制資料。將其中沒有價值的文件資料剔除。將新的文檔資料補充進去。在編制的過程中，要以新的政策為依據(jù)，要在政府的指導(dǎo)下進行檔案資料的編研工作。檔案資料需要涵蓋的內(nèi)容有企業(yè)的文化活動、企業(yè)的新建項目、企業(yè)的科研管理項目，另外還包括企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。準備的資料必須要做到翔實可靠，有效指導(dǎo)企業(yè)工作人員的各項工作，為管理人員制定決策提供可靠的參考意見。從目前的形式來看，檔案編研信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)是一種新型的編研服務(wù)方式，這種方式的優(yōu)點是不會限制信息傳遞的時間，能夠?qū)崿F(xiàn)24小時為公司服務(wù)。另外檔案編研信息查詢服務(wù)也是一種新的服務(wù)方式。這兩種服務(wù)方式之間有著密不可分的聯(lián)系。要不斷完善這兩種形式。要為企業(yè)檔案編研信息建造良好的信息傳遞通道，讓企業(yè)檔案信息為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟價值。

四、總結(jié)

綜上所述，本文以檔案編研的實踐工作為基礎(chǔ)，總結(jié)現(xiàn)實經(jīng)驗，認為相關(guān)人員仍然需要加強對檔案編研工作的研究，企業(yè)的檔案資料有著巨大的現(xiàn)實價值，能夠幫助企業(yè)管理者總結(jié)經(jīng)營經(jīng)驗，也能在企業(yè)工作人員遇到工作難題時，為員工提供有效的指導(dǎo)意見。所以企業(yè)的檔案編研工作需要不斷創(chuàng)新管理方法，讓編研成果最大程度滿足企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需求。

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