機(jī)關(guān)檔案外包服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對策略探析

陳小婷

【摘要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，檔案管理外包服務(wù)已經(jīng)成為機(jī)關(guān)檔案管理工作的重中之重。本文針對機(jī)關(guān)檔案外包過程中容易發(fā)生的問題進(jìn)行分析，并給出相應(yīng)的策略，提高機(jī)關(guān)檔案管理的能力和及時(shí)解決問題的能力，為我國機(jī)關(guān)檔案的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)檔案;外包服務(wù);風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對

現(xiàn)階段，信息的傳播速度不斷加快，呈現(xiàn)轟炸式的發(fā)展趨勢，這就增加了工作人員對檔案及文件的管理難度，因此一些機(jī)關(guān)及企業(yè)開始選擇將檔案進(jìn)行外包，但外包的安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)較高，機(jī)關(guān)單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況及外包機(jī)構(gòu)的實(shí)際能力選擇最適合自身的外包服務(wù)商，降低外包服務(wù)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的概率。

一、現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案外包承載的風(fēng)險(xiǎn)

機(jī)關(guān)檔案在外包的過程中承載的風(fēng)險(xiǎn)主要有以下三點(diǎn)：

（一）外包機(jī)構(gòu)服務(wù)的規(guī)范性。研究表明，國內(nèi)并沒有一個(gè)獨(dú)立的部門對這些外包機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，不能夠規(guī)范外包機(jī)構(gòu)的日常工作，造成了我國外包機(jī)構(gòu)在同行業(yè)中各自為政，再加上現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制過于陳舊，不能夠滿足機(jī)關(guān)檔案管理的發(fā)展需求，致使外包機(jī)構(gòu)提供的服務(wù)缺少科學(xué)性。

（二）機(jī)關(guān)檔案外包管理的安全性無法保證。一方面，中間介質(zhì)的不確定性較高，這主要存在于檔案的整理分類階段。機(jī)關(guān)檔案外包的目的是既需要完整的檔案內(nèi)容，又要保證檔案的美觀度，然而外包機(jī)構(gòu)在承包后的分盒階段，經(jīng)常會(huì)把不同規(guī)格的檔案進(jìn)行混放，破壞了機(jī)關(guān)檔案介質(zhì)管理的整合性;另一方面，機(jī)關(guān)檔案內(nèi)容的保密問題，信息化時(shí)代賦予檔案管理新的生機(jī)，在外包機(jī)構(gòu)整理管理的過程中，外包機(jī)構(gòu)管理人員會(huì)在錄入階段詳細(xì)閱讀每一份檔案，檔案的私密性下降，一些管理人員的保密觀念較差，入職時(shí)接觸的專業(yè)培訓(xùn)較少，他們會(huì)在無意識的情況下向其他人透漏機(jī)關(guān)檔案的相關(guān)內(nèi)容，還有一些管理人員入職的目的不純，用偷盜的檔案獲取巨大的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）外包機(jī)構(gòu)管理人員的素質(zhì)參差不齊。由于外包機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)服務(wù)相對不夠成熟，雖然外包機(jī)構(gòu)的科學(xué)設(shè)備比較先進(jìn)，但工作人員的專業(yè)素養(yǎng)較差，致使出現(xiàn)各種各樣本不該發(fā)生的問題，降低了外包機(jī)構(gòu)整體的工作效率，無法為機(jī)關(guān)檔案的管理工作提供便利。

二、提高機(jī)關(guān)檔案外包服務(wù)應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)能力的策略

機(jī)關(guān)部門在選擇檔案外包機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)階段的發(fā)展情況、綜合業(yè)務(wù)能力、技術(shù)條件、管理水平及真實(shí)反饋信息進(jìn)行分析選擇。選擇適合的機(jī)關(guān)檔案外包管理機(jī)構(gòu)，不僅能夠節(jié)省機(jī)關(guān)單位的人力開支，防止出現(xiàn)管理技術(shù)遺漏更新的情況，保證機(jī)關(guān)檔案管理工作的先進(jìn)性，同時(shí)增加機(jī)關(guān)工作人員調(diào)取檔案的速度，方便對檔案及文件數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)用，給予機(jī)關(guān)單位日常工作科學(xué)化的支持，維持其在民眾心中的良好形象，所以，必須要采用相關(guān)措施來提高外包機(jī)構(gòu)提供服務(wù)的應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)能力。

（一）完善相關(guān)的法律法規(guī)，開設(shè)管理外包機(jī)構(gòu)的政府部門。政府部門應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)階段機(jī)關(guān)及企業(yè)的需求制定相應(yīng)的法律法規(guī)文件及條例，使外包機(jī)構(gòu)在進(jìn)行服務(wù)時(shí)有可依據(jù)的規(guī)章制度，維持外包市場的可持續(xù)發(fā)展，還要開設(shè)專職管理外包機(jī)構(gòu)的部門，對外包機(jī)構(gòu)的日常工作進(jìn)行監(jiān)督，維護(hù)外包市場的正常秩序。

（二）選擇資質(zhì)齊全的外包機(jī)構(gòu)。一些機(jī)關(guān)在選擇檔案管理部門時(shí)，優(yōu)先關(guān)注收取費(fèi)用問題，沒有根據(jù)外包機(jī)構(gòu)能夠提供的服務(wù)和機(jī)構(gòu)資質(zhì)進(jìn)行選擇，這就增加了檔案管理出現(xiàn)疏漏和安全問題的概率。因此在選擇的過程中，機(jī)關(guān)單位先要對外包機(jī)構(gòu)的社會(huì)滿意度進(jìn)行調(diào)研，擇優(yōu)選取符合自身業(yè)務(wù)需求、專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的外包機(jī)構(gòu)，另外這些外包機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)情況和營業(yè)狀況也需要考察，防止外包過程中出現(xiàn)倒閉的情況。需要注意的是，機(jī)關(guān)單位必須要指定一個(gè)人或部門與外包機(jī)構(gòu)進(jìn)行聯(lián)系，監(jiān)督外包機(jī)構(gòu)的日常工作，及時(shí)發(fā)生問題并向機(jī)關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)及外包機(jī)構(gòu)上報(bào)，掌握自身托付業(yè)務(wù)的大方向，并根據(jù)機(jī)關(guān)單位實(shí)際的發(fā)展情況制定適合的調(diào)整方案。

（三）保障外包合同的科學(xué)性。想要外包機(jī)構(gòu)按照自身的需求合理開展業(yè)務(wù)，就必須要保障外包合同的科學(xué)性。在制定合同的過程中，業(yè)務(wù)覆蓋的臨界值必須清晰、合理，合同內(nèi)容要具有一定的彈性空間，這種彈性只可以讓外包機(jī)構(gòu)應(yīng)用在業(yè)務(wù)技能選擇上，方便外包機(jī)構(gòu)根據(jù)機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況創(chuàng)新管理辦法，增加管理的契合度，但外包內(nèi)容、業(yè)務(wù)、要求必須詳細(xì)，讓外包機(jī)構(gòu)明確知道自身在合同中的責(zé)任。合同中最關(guān)鍵的項(xiàng)目就是發(fā)生不良事件的賠償及解決辦法，針對信息、檔案、文件、軟件等進(jìn)行特別的安全保密說明，保障雙方在突發(fā)事件中的經(jīng)濟(jì)效益。

（四）提高外包機(jī)構(gòu)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。外包公司想要提升自身的行業(yè)競爭力，就必須要重視管理人才的引進(jìn)及培養(yǎng)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷普及應(yīng)用，越來越多的外包機(jī)構(gòu)引入信息化管理設(shè)備及管理技術(shù)，這就要求管理人員的工作能力，對于新員工，在招聘階段要選取專業(yè)性較強(qiáng)的綜合型人才;對于老員工，外包機(jī)構(gòu)要積極舉辦相關(guān)培訓(xùn)，增加內(nèi)部員工對企業(yè)業(yè)務(wù)的熟悉度，力爭為機(jī)關(guān)單位提供更好的檔案管理服務(wù)。

三、結(jié)論

綜上所述，要想提高機(jī)關(guān)對檔案的管理能力，選擇適合的外包服務(wù)商是關(guān)鍵，管理人員要積極與外包服務(wù)商進(jìn)行溝通，樹立正確的管理觀念，運(yùn)用先進(jìn)的管理方法，通過高效率的合作，增加機(jī)關(guān)檔案外包服務(wù)的科學(xué)性、合理性、高效性，讓機(jī)關(guān)的檔案管理事業(yè)錦上添花。

【參考文獻(xiàn)】

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