電子數據交換技術在圖書采購業務中的運用

周崢

摘要：通過電子數據交換技術在圖書發行業務中的運用，可帶動圖書產業信息數據系統建設，實現書業出版與發行環節的數據交換，促進傳統出版行業的數字化轉型升級。促進EDI技術在圖書采購中的運用，及在圖書采購業務中所遇到的問題的解決。

關鍵詞：電子數據;交換技術;圖書發行

中圖分類號：TP39 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2019）04-0036-03

電子數據交換技術在圖書發行中的應用，間接推動了出版行業元數據應用及出版發行數據的共享與使用，對加快出版發行數據共享體系的建設起到了重大作用。實際應用就是將EDI系統引入到出版社、圖書經銷商、圖書館，乃至他們的自動化信息管理系統中，將圖書信息依照圖書行業的標準格式，通過格式轉換軟件轉換成一種標準的中間文件，生成EDI電子數據，利用通信軟件、FTP或電子數據交換平臺，以電子信息的傳輸方式，進行數據的交換工作。數據接收方在接到數據后，再通過翻譯軟件將數據翻譯為自己內部自動化信息管理系統可識別格式的文件，在內部系統中直接處理，這樣就避免信息重復輸入、減少數據差異及降低信息傳送延誤等問題，提高了作業效率，并對圖書出版行業的數據標準化進展起到有力的推動作用。

1 圖書傳統采購方式存在的問題

傳統的圖書采購業務處理中，出版社、圖書館和經銷商之間通常使用電話、傳真或郵件等方式進行采購訂單的傳遞。各種形式的采購訂單傳到出版社或圖書經銷商處后，還需要人工將采購訂單信息錄入到本單位的應用系統后方可進行訂單的后續處理工作。具體流程如圖1。

從圖1可看出，在整個圖書采購過程中，主要是人工錄入或者是通過電子單據導入的模式進行信息交換。沒有雙方系統線上的信息交換的過程，出現過多的重復勞動，造成訂單傳遞速度的降低，從而使時效性受到影響。由此，還會出現查詢庫存時是滿足的，但是制單時出現不滿足的現象。出版社為提高滿足率，將會采取多備貨的手段，這樣一來又加大了出版社的庫存壓力。

綜上所述，傳統采購方式存在的問題有以下幾方面：

對于出版社內部來說主要有（1）采購單據格式不統一。（2）采購單處理效率低。（3）人工重復勞動制單。以上三點造成訂單易出差錯，滿足率降低，庫存壓力大。不便于銷售數據統計工作，對本社圖書銷售整體情況不易掌握。

從整個出版行業來看，這樣的信息交換方法也存在一些弊端：（1）是數據標準不統一。對圖書產品信息描述與記錄，各家出版社有各家的描述格式，各家信息管理系統與技術水平不一致，執行行業數據標準的工作不到位，客觀造成實踐中的數據標準不統一。（2）是數據流通不順暢，行業內上下游之間由于缺少健全合理的數據交換共享機制，造成數據流通不暢，行業內與行業外的數據交換模式尚未建立。（3）是數據應用不充分，行業內數據資產管理意識普遍較低，對數據的價值認識不到位，不想用、不會用、不敢用的現象比較普遍。（4）數據體系不健全，行業內數據缺乏銜接，數據孤島現象嚴重，與行業外數據難以有效關聯。

2 電子數據交換系統在圖書采購中的體系結構

（1）發起端與接收端包含一個應用系統和它的基礎數據庫，用來處理日常的商業事務，它有自己內部的專用格式。系統可以生成專用格式的文檔和接收貿易伙伴的回復文檔。由于系統僅能識別自己的專用格式，因而需要引入翻譯器進行文檔的轉換。（2）EDI翻譯器。因為公司需要和多個貿易伙伴進行文檔交換，而這些貿易伙伴可能要求不同的標準。EDI翻譯器主要負責將專用數據格式轉換成各種標準以及將各種標準或格式的輸入文檔翻譯成專用數據格式。（3）XML翻譯器的任務是將經過EDI翻譯器翻譯生成的標準的EDI報文轉換成XML描述的EDI文檔（EDI/XML）。在進行標準的EDI報文的XML轉換時，應該保持現有EDI文檔的商業規則和結構，同時又要維護行業界已經廣泛達成一致的EDI標準的語義。（4）Web服務器提供用戶在線圖書瀏覽和檢索功能。客戶可以按圖書題名、ISBN、作者、出版社、圖書專業類別等條件進行單條件檢索，也可以用多個條件實現聯合檢索。供應商在登錄進入系統時，必須輸入有效的用戶ID和口令，從而實現對用戶的認證。在登錄進入系統后，供應商僅能訪問自己的相應目錄，且對自己的文檔有閱讀權限或下載權。為保證XMLEDI文檔數據傳輸的保密性，Web服務器可提供加密功能。

3 電子數據交換技術在圖書采購中的具體應用

基于傳統采購信息交換方式存在的問題，采用電子信息交換技術，對圖書采購訂單的信息交換方式進行了改進，新的信息交換流程如圖2所示。

從圖2中可以看出，出版社與客戶之間信息交換的新方式為，利用線上計算機系統自動對接的傳遞方式，取代傳統的手工錄入模式;利用系統實時信息交換，解決傳統電話、傳真、郵件等模式的信息傳送延時問題;利用計算機系統自動處理訂單信息，取代傳統人工處理訂單易產生差異的問題。

下面我用一個新模式的圖書采購信息交換為例，具體介紹電子數據交換技術在實際工作中的應用。

（1）為解決采購訂單格式不統一的問題，首先要統一數據標準，規范圖書的商品信息。由出版社根據行業內圖書信息交換協議，制作統一規范的書目數據，發行單位不再各自編制，保證上下游數據統一。下面為標準對接協議下的“圖書商品信息”交換文件的部分內容節選。

從采購回告節選內容可以看出，對于商品的滿足狀態是可及時判斷的，并詳細回告。供貨狀態分為：“可供”、“不可供”、“部分滿足，其余轉預定”、“產品生產中”等狀態。這樣采購客戶可明確了解到訂單滿足情況，對于不滿足的訂單，也可及時作出判斷，是取消訂單，還是轉預定。避免了之前訂單信息交換延時，圖書實際使用數量已發生變化的情況。

（3）系統根據采購信息自動制作發貨單。采購訂單信息對接到系統后，自動比對庫存數量，滿足的品種可以直接生成發貨單。對于不滿足或部分滿足的訂單，可以轉到未滿足訂單處理環節，業務員根據實際情況再作出是否發貨的判斷。下面節選發貨單信息的部分內容：

從上面的圖書商品信息、訂單回告文件、發貨單文件的內容可以看出，這些文件都是按照圖書信息交換規則系統自動生成，自動交換信息并處理。無論是出版社還是客戶都可以在一定的標準模式和統一結構中對圖書采購數據進行更為快速、高效的收集作業，有效降低了圖書采購業務中的延遲，提高了圖書采購作業效率，進而使后續的圖書采購步驟得以便捷完成。標準的書目、銷售、庫存數據的共享，可加速產品信息的流動，促進圖書產品的流通效率，又可通過產品信息的一次制作、多方應用，降低元數據信息的制作成本，提高出版社與經銷商的信息系統應用質量和效率。

（4）電子信息交換技術為圖書采購業務帶來的改變。首先我們來看兩個示意圖。圖3過去4年出版社全年的出書印次數。

從上面兩張圖表可以看出，全年出版印次數從4萬5千多印次增長到了5萬7千印次，（其中2017年最高峰達到了6萬9千印次），出版印次增長了24%。全年發貨碼洋從19億元增長到了近29億元，發貨碼洋增長了52%。巨大的發貨單據數量，如果依靠以前人工處理，是肯定不能實現的。但是通過利用電子數據交換技術，用計算機系統取代人工處理訂單，可以實現及時、準確、安全的處理全部訂單。減少了人工成本，差錯率大大降低，訂單滿足提升，減輕了庫存壓力，提升了出版社利潤空間。

4 結語

將電子數據交換技術應用在圖書采購業務中，很好地解決了傳統的信息交換中存在的人工重復錄入、訂單延時、差錯率高、庫存壓力大等問題。縮短圖書訂購周期，減輕重復浪費，使出版社面對當今迅猛增加的圖書貿易量，能夠高效的處理圖書采購業務。此外，電子數據交換技術作為一種國際化的，先進的貿易手段，同樣適用于其他行業的貿易活動中。它不僅可以加快貿易物品的流通速度，也可以減少貿易伙伴間由于語言不同、體制不同而給貿易帶來的種種不便。在時間、成本、利潤等方面給用戶帶來了實質性的益處。隨著Internet的迅速發展，電子信息交換技術必將在各行各業得到廣泛的應用。

參考文獻

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