對高職院校畢業生檔案管理的思考

王冬至

[摘 要] 隨著社會的不斷發展與進步，高職院校作為人才培養的重點機構，對于畢業生的檔案管理也是非常重要的，畢業生檔案當中記錄了學生的政治思想、道德品質等等信息，對于大學生的就業來說有著很大的影響。因此，高職院校在畢業生檔案管理的方法上必須進行改革，然而，從目前的形式來看，實際管理過程還存在著一定的問題與不足，為了促進畢業生的發展，必須加強對于檔案的管理力度。文章就高職院校畢業生檔案管理的現狀進行分析，以供參考。

[關鍵詞] 高職院校 畢業生 檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

隨著我國高等院校事業的快速發展，大學生就業成為了迫在眉睫的問題，大學的錄取分數線也在漸漸上升，而也正是因為種種原因使得大學生檔案管理工作迎來了全新的環境，而管理工作也隨之迎來了自己的挑戰。在目前新形勢之下，高職院校畢業生檔案管理工作當中還面臨著一些不好的現狀，這些都是制約其發展的主要因素，如果再得不到解決，不僅會影響到高職院校在社會中的發展，也會對學生的就業發展造成阻礙。

一、高職院校畢業生檔案管理存在的問題

（一）重視度不高

在高職院校當中，在整個檔案管理工作進行的過程當中，有一個非常普遍的現象就是院校根本就不重視該工作。一般院校都將重心放在了對教學檔案的管理上，他們認為是教學是核心重點，從而忽視了畢業生的檔案管理工作。一些高職院校在檔案管理工作上因為缺乏了必要的業務監督、指導以及評估手段，使得管理效率不理想。而有的高職院校在畢業生的檔案管理這一塊，還沒有引入專門的管理人員，很多管理人員都是從其他科學調過來的，院校認為對于畢業生的檔案管理就是對一堆資料實施管理，并沒有任何的難度可言，只要保證檔案的完整性和安全性就可以了[1]。

（二）管理工作技術落后

雖然如今高職院校已經引入了科學技術，然而從整體上來看，大部分的科技都是使用在了教學這一塊，在畢業生檔案管理這一方面，并沒有應用現代化管理技術，依舊使用傳統的人工管理。久而久之，就造成了檔案丟失、磨損等現象，而有的院校還是使用的紙質化管理，就算是使用到了計算機管理，也只是用來操作最為簡單的畢業生檔案號輸入、資料輸入等，沒有實現完全的無紙化管理。

（三）“死檔”“斷檔”現象較為嚴重

如今高職院校畢業生的檔案一般都是由人才市場或者是畢業院校所代管的，等到畢業生找到工作之后就會將檔案移交到工作單位之中，但是，因為高職院校畢業生的檔案移交以及管理等工作還不夠完善，有的畢業生對于人事檔案的內容和功能都不清楚，而院校的相關部門也沒有對畢業生檔案保管的責任，就使得畢業生的檔案管理效率不佳，最終導致了檔案欠缺資料或丟失的現象，給畢業生未來的就業導向，入戶等帶來了不良的影響[2]。

二、高職院校畢業生檔案管理問題的原因分析

（一）缺乏對檔案管理的深刻認識

在目前很多高職院校當中，他們都還沒有意識到對于畢業生檔案管理工作的重要性，而在企業當中，他們在選擇聘用員工的時候一般都不會查看歷史描述，比較關注學生的實際工作能力。而越來越多的高職院校就覺得學生的個人檔案信息不會對其就業造成太大的影響，因而忽視了對于檔案的管理。有的學生為了自謀職業，會把檔案留在院校之中，讓院校代替保管，也沒有辦理任何的檔案轉出手續，等學生們找到工作之后，就會回到學校查詢檔案。但是，由于學校的意識不足，學生不一定會查詢到，這就會對就業造成負面影響。

（二）對檔案管理相關規定不了解

目前很多高職院校畢業生都不能了解檔案管理的有關規定，而有的用人企業也不會太去關注應屆畢業生的個人檔案，慢慢的檔案管理也就沒有了多大的地位，而有的畢業生不知道檔案到底是應該交給院校管理，還是保留在自己手上，他們認為檔案沒有任何的管理價值，于是，就漸漸忽視了檔案管理的重要性。對于檔案的管理是要承擔一定的管理費用的，很多畢業生認為反正在就業的時候企業也不重視檔案信息，沒必要花費費用去對其實施保管，于是就造成檔案丟失等情況的出現。

（三）檔案移交不規范

在對畢業生檔案移交上有兩種形式，一種是畢業生自己通過院校的機構部門投遞，而對于投遞部門的要求是，其必須是縣團級以上的黨政機關，或者是事業單位。但是，因為我國現在大部分企業都已經更改成為了責任有限公司，在投遞檔案的時候就可能出現地址不詳而投遞失敗等現象，要么就是在投遞之后沒有成功被退換回來的情況。第二種形式就是高職院校將檔案直接移交到畢業生本人那里，大多采用郵寄的方式，而這樣的方法也存在很多不可測風險。往往簽收地址不正確，導致檔案沒有到達畢業生手上，在畢業檔案的管理上，最好是不讓本人經手，更不能夠進行私自拆封，一旦出現了任何的問題都可能造成四檔或者是廢檔[3]。

三、高職院校畢業生檔案管理的實施對策

（一）樹立正確的檔案管理觀念

在對高職院校畢業生檔案管理這一塊，院校必須要加強對于檔案的重視，將原本傳統且老化的思想進行更新，從而樹立起正確的檔案管理觀念，將傳統管理思想徹底更新換代，所謂思想意識決定了行動。只有將觀念進行深化，才能夠帶動整個檔案管理行為。并且，高職院校也要將畢業生自己對于檔案的重視度提起來，往往很多時候，就是因為畢業生自己對于檔案不重視，才使得檔案丟失了。如果畢業生本身都不關注，那么勢必會對其將來就業趨勢造成影響。高職院校可以開展一些和檔案有關的知識講座，讓學生可以認識到檔案的重要性，以及檔案管理的意義何在，時刻關注檔案的去向，盡可能的避免“斷檔”或者“死檔”情況的出現。

（二）規范畢業生檔案管理工作體系

高職院校在對畢業生檔案進行管理的時候，可以從多個方面入手來建立完善的管理工作體系。比如，高職院校可以建立學生的檔案管理制度，將院校的管理職責進行詳細的說明，讓管理人員可以做到盡心盡職，發揮出自己的管理作用。每一項管理工作都要落實到要點，在將制度制作完成之后，院校必須制定出對應的監督機制，對有關管理人員的行為進行約束和監督，并且加強對于管理人員的專業化培訓。高職院校可以選擇對在職員工進行培訓，也可以在招聘的時候就選擇專業對口的員工，要求其每一項管理工作都做到認真、細致，在機制上對其起到制約效果，從而來提升畢業生檔案管理的質量與效率[4]。

（三）加快畢業生檔案管理的信息化建設

在我國高職院校當中，對于畢業生檔案管理工作還沒有引入全方位的信息化技術，而引入信息化技術是促進其管理效率的有效途徑之一，而信息化的建設也是實現高職院校檔案管理無紙化的有效方法。高職院校可以對信息化技術進行借鑒，對國內或國外一些優秀的管理方法進行借鑒，并結合進實際情況，引入畢業生檔案管理過程當中來。高職院校可以使用進Visual Ba-sic來構建一個檔案管理系統，在系統當中，不僅僅可以實現對檔案號的檢索，還可以實現對檔案的自動歸類、處理以及儲存，在減輕管理人員工作量的同時，還大大提升了管理的質量。

（四）加強對于檔案移交的監管

必須要規范檔案移交過程及其規范，預防檔案在移交的時候丟失或損壞，針對畢業生檔案的去向，一是可以將其轉交給當地的人事局，二是可以將其存放在工作單位所屬地，進行人事檔案托管，這些方法都可以有效的對畢業生檔案進行保管[5]。

四、結語

在高職院校畢業生檔案管理上，針對重視度不高、管理工作技術落后、“死檔”“斷檔”現象較為嚴重等問題，必須先分析其原因，再制定出對應的解決措施，比如，樹立正確的檔案管理觀念、規范畢業生檔案管理工作體系、加快畢業生檔案管理的信息化建設等，從而有效提升檔案管理時效。

參考文獻：

[1]劉珊.淺談高職院校畢業生檔案管理轉遞及查詢工作[J].信息化建設，2016（3）：227- 228.

[2]劉萍.高職院校畢業生預備黨員檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案，2014（1）：37- 38.

[3]王輝.如何加強醫學類高職院校畢業生就業檔案管理[J].蘭臺世界，2013（S6）：115- 116.

[4]王麗華.服務于大學畢業生就業—高職院校學生檔案管理實踐審視[J].佳木斯教育學院學報，2013（11）：196- 197.

[5]朱湘暉.以市場需求為導向的高職院校學生檔案管理探析[J].保險職業學院學報，2009，23（6）：89- 91.