關于人事檔案信息化網絡化管理的思考

齊昕

[摘 要] 信息時代的到來，為人事檔案管理的信息化、網絡化發展提供了良好基礎，同時也對全面改善人事檔案管理效果起到了積極的促進作用。在全新時代背景下，如何有效實現人事檔案的信息化和網絡化管理，已然成為政府部門、企業、組織等共同關注的問題。文章簡單介紹認識檔案管理及其情況，分析實現其信息化和網絡化管理的積極意義，并就相應實現策略進行探討。

[關鍵詞] 人事檔案管理 信息化 網絡化

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

在信息時代，人事檔案管理的信息化及網絡化發展已經是大勢所趨，政府部門、企業、組織等也在積極探索其實現路徑。因此，相關人員必須要思考人事檔案信息化網絡化管理的具體方法，實現管理效率的提升。

一、人事檔案管理概述

所謂人事檔案，就是指記錄個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考作用，并且與個人的工資待遇、社會勞動保障、組織關系等緊密掛鉤。不管是政府部門、企業，還是各種組織，都對人事檔案管理十分重視。只有在良好的管理下，人事檔案才能充分發揮其作用，對個人進行客觀評價與正確認識，從而為人事管理工作提供基礎依據[1]。長期以來，人事檔案都是以紙質文件的形式進行管理。這種管理形式不但需要占據較大空間，其存放、管理與整理所需要投入的人力與物力也十分巨大，并且存在管理困難、易出錯的問題。與此同時，紙質人事檔案還容易遭到損毀與破壞，對保管條件及技術有著較高要求。而且不管是在信息更新還是利用方面，紙質人事檔案管理都存在明顯滯后性，與當前高質高效的人事檔案管理要求存在矛盾。綜合來看，紙質人事檔案已經不再適用，需要盡快促進其信息化、網絡化發展。

二、人事檔案信息化和網絡化管理的積極意義

（一）解決紙質檔案管理問題

在實現信息化和網絡化管理后，紙質人事檔案管理中存在的問題將迎刃而解。首先，檔案信息化管理不需要占據大量空間，只需要計算機及服務器就能存儲大量檔案信息，能夠有效節省紙質檔案管理的庫房、閱檔室、整理操作間等，減少管理成本。其次，信息化管理對環境的敏感程度更低，不用擔心溫度、濕度、蟲害等對檔案造成的損害及破壞，檔案保護成本投入更低，相應管理條件及技術準備也更簡單[2]。另外，人事檔案信息化管理能夠節省大量人手，只需少量管理人員即能應對大量檔案管理需求，這是傳統紙質檔案不可比擬的優勢。最后，信息化管理意味著信息更新及利用速度更快，同時也能有效避免信息利用過程中人為因素造成的偏差，解決紙質檔案信息利用滯后嚴重的問題。

（二）全面提高管理服務水平

人事檔案管理是為人事管理、行政管理等而服務的，而信息化和網絡化能夠全面提高其管理服務水平。首先，檔案信息的輸入與更改更加便捷，管理人員只需要通過終端輸入信息即可，無需再通過手工方式進行緩慢記載，也能避免手工記載所導致的缺檔、斷檔的問題，更好地為人事管理服務。其次，人事檔案中包含大量信息，其處理一直都是檔案管理的難點所在。而在信息技術的支持下，檔案信息處理更加快速、準確，同時還具有極強的連續性，對管理質量及效率的提升作用都較為明顯。最后，信息技術背景下的人事檔案管理具有搜索查詢功能，只要輸入查詢信息，就能立刻在大量檔案信息中搜索出相關內容，大大提高了信息處理效率。尤其是在績效管理等方面，搜索查詢功能能夠為其提供全面而準確的依據支持。

（三）加強檔案保護，保證檔案真實性

一直以來，檔案保護都是人事檔案管理的重要目標和任務。在傳統紙質檔案管理模式下，檔案保護需要從紙質文件自身以及檔案內容的真實性、安全性等兩方面展開。而在實現信息化和網絡化管理后，人事檔案管理無須再考慮文件自身的安全性，更加注重于對檔案內容的保護。首先，通過信息技術能夠對電子檔案信息進行加密，從而在檔案傳遞的過程中有效保護個人隱私，同時防止不法人員盜取個人信息，能夠有效強化檔案保護。其次，電子檔案在保存、使用過程中不會出現紙質文件一樣的丟失、損壞、缺損問題，能夠充分確保檔案內容足夠完整，保障檔案真實性[3]。最后，信息化及網絡化的檔案管理模式，具有痕跡處理功能，即人事檔案處理痕跡都會被完整記錄，進而能夠為人事管理糾紛的解決提供基礎依據，更能有效強化對檔案管理的監督，保護檔案真實性。

三、推動人事檔案管理信息化和網絡化發展的策略

（一）加強信息基礎建設

人事檔案管理信息化和網絡化發展需要以良好的信息基礎為根基。對此，必須要加強信息基礎建設，著重從硬件層面及軟件層面兩方面打好信息化發展根基。首先，應當根據信息化發展基本需求，投入足夠資金配備信息基礎設備，包括計算機、打印機等等，從硬件層面做好信息化發展準備。其次，還需要構建人事檔案管理信息系統，該系統應當能夠充分實現人事檔案管理的基礎功能與深度功能。其中，檔案輸入與更改、內容檢索查詢、檔案數據處理等功能是該系統必須實現的重要功能。然后，應當構建人事檔案管理信息平臺，分別給予平臺管理員、檔案管理員及用戶不同的權限，讓平臺管理員能夠從平臺底層對整體個平臺運行狀況進行管理，檔案管理員則能夠對檔案內容進行增刪、修改和處理，用戶則能在自身全縣范圍內檢索、查詢和處理檔案。最后，還需要加強人事檔案資源共享，將管理平臺與局域網相連，確保檔案資源能夠被相應部門充分利用。

（二）健全人事檔案信息化及網絡化管理體系

在人事檔案信息化及網絡化管理模式下，需要有系統、健全、完善的管理體系做基礎，確保管理工作能夠在信息網絡環境下正常、有序、高效開展。首先，必須要對人事檔案管理機構進行改革與優化，結合實際情況，設置相應的檔案管理部門，并給予其信息化管理權限與檔案管理職責，確保檔案管理相關部門與崗位設置科學合理。其次，需要加強管理制度的改革完善。在信息化環境下，人事檔案管理與傳統管理模式相比有著翻天覆地的變化，傳統管理制度自然難以為檔案信息化管理提供合理標準與規范。對此，各政府部門、企業、組織應當根據自身實際情況，積極借鑒世界范圍內先進經驗，對現有管理制度進行創新改革。在這個過程中，一定要優先考慮信息化與網絡化管理的特性，強化制度與實際檔案管理工作之間的契合性。其中，人事檔案管理流程、標準、內容、職責等都需要在制度中得以充分體現，從各個層面保障信息化及網絡化管理工作的有序開展。

（三）培養高素質信息化管理團隊

人事檔案管理的信息化及網絡化發展，對管理人員的綜合素質提出了更高要求。首先，必須要提高檔案管理人員的信息素養。加強對檔案管理人員的信息技術培養，確保其掌握一定的計算機信息技術知識，不但要能夠通過信息化操作管理檔案，更需要具備一定的網絡安全防護知識。其次，應當進一步提升管理人員專業素養，提高其檔案管理水平，使其能夠在信息化環境下更加科學地開展工作。最后，應當以培養高素質信息化檔案管理團隊為目標，盡量提高管理團隊的計算機信息技術水平與管理專業水平。

（四）構建數據庫，強化動態化管理

數據庫能夠大幅提升人事檔案管理系統的信息處理能力，在信息存儲、檢索、查詢、統計、表格生成、分析等方面均有著巨大優勢。對此，各政府部門、企業、組織在應用信息化人事檔案管理模式時，應當盡量構建一個完善的全文數據庫。與此同時，還需要加強檔案信息的動態化管理，在檔案信息發生變動時，及時對其進行處理，確保檔案信息與實際情況始終一致。只有這樣，才能充分避免檔案信息出錯，進一步提升人事檔案可使用價值。

（五）強化安全保護，加大監管力度

人事檔案管理的信息化和網絡化發展，固然使得檔案管理避免了紙質文件保存、使用中的各種損害可能，但也帶來了巨大的網絡安全風險。通過構建人事檔案管理系統管理制度，要求管理人員依照規范進行操作，做好檔案信息數據的備份工作，能夠有效降低檔案信息受到損毀破壞的情況。

四、結語

人事檔案管理的信息化及網絡化發展是大勢所趨，各政府部門、企業、組織應當積極推動管理工作的信息化發展。在這個過程中，需要加強信息基礎建設，健全檔案管理體系，培養高素質信息化管理團隊，加強動態化管理，加強網絡安全防護，從各個層面保障人事檔案信息化管理的有效實現。

參考文獻：

[1]李曉玲.對人事檔案管理的信息化網絡化的相關思考[J].辦公室業務，2013（3）.

[2]李丹娜.淺談人事檔案信息化管理[ J ] .科技資訊， 2014（5）：211- 212.

[3]董傲楠.人事檔案信息化管理必然趨勢[J].卷宗，2017（16）.