淺談中小博物館藏品數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)
——以惠州市“一普”藏品管理系統(tǒng)為例

周俊祺

博物館數(shù)字化建設(shè)不僅是博物館適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然需求，更是提高博物館管理水平、促進(jìn)其自身發(fā)展的必然選擇。而博物館數(shù)字化的首要任務(wù)是藏品的數(shù)字化。美國著名博物館學(xué)家喬治·埃里斯·博寇(G .Ellis. Burcaw)指出:“藏品是博物館的基礎(chǔ)，也是這個(gè)領(lǐng)域的基礎(chǔ)，沒有藏品,就沒有博物館的一切?！睌?shù)字化的藏品管理系統(tǒng)不但可為管理者、使用者提供準(zhǔn)確高效的查詢、修改、統(tǒng)計(jì)、復(fù)制、輸出等基礎(chǔ)功能性服務(wù)，還可以有效減少因提取數(shù)據(jù)而產(chǎn)生的文物本體的流轉(zhuǎn)次數(shù), 降低損壞的風(fēng)險(xiǎn),為文物安防、文物研究、文物展示等工作的升級(jí)完善提供堅(jiān)實(shí)的支撐。

對(duì)于中小博物館而言，館藏設(shè)施落后，藏品管理混亂是普遍面臨的問題。而藏品數(shù)字化管理系統(tǒng)可以用盡量少的資金與通用技術(shù)來解決藏品的保護(hù)和利用問題?；葜菔凶鳛橐粋€(gè)地級(jí)市，共有 17家文物收藏單位，擁有 9000多 套、實(shí)際數(shù)量近 14萬件的可移動(dòng)文物（據(jù)第一次全國可移動(dòng)文物普查數(shù)據(jù)）。藏品數(shù)量雖然比較豐富，但在藏品的管理工作方面，博物館等收藏單位一直采用人工登編藏品數(shù)據(jù)的管理模式。對(duì)應(yīng)每一件藏品，都要人工登編多張內(nèi)容相同的紙質(zhì)卡片，這樣的處理方式造成重復(fù)工作、統(tǒng)計(jì)繁瑣，歸檔難查等弊端。對(duì)文物展示、藏品交流、研究利用工作帶來了不便，因此利用信息技術(shù)對(duì)藏品進(jìn)行數(shù)字化管理是博物館文物管理人員的希望。

第一次全國可移動(dòng)文物普查統(tǒng)一了藏品著錄標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范了藏品登錄的要求，為中小博物館建立統(tǒng)一的藏品數(shù)字化管理系統(tǒng)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。借此契機(jī)，惠州市博物館立足普查藏品信息平臺(tái)，結(jié)合藏品管理工作實(shí)際，深入了解藏品管理工作需求，開發(fā)了惠州市第一次全國可移動(dòng)文物普查藏品管理系統(tǒng)。筆者作為惠州市博物館“藏品數(shù)字化管理系統(tǒng)”建設(shè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，以惠州市第一次全國可移動(dòng)文物普查管理系統(tǒng)的探索與實(shí)踐為例，談幾點(diǎn)自己的想法。

一、系統(tǒng)開發(fā)要求

根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和需求分析，一個(gè)較好的藏品數(shù)字化管理系統(tǒng)，應(yīng)該要滿足這些要求：

（一）系統(tǒng)具有實(shí)用性與藏品的安全性，集信息查詢、庫房管理、陳列展品及藏品征集、鑒定、照相、保養(yǎng)、復(fù)原、維修、裝裱等各種業(yè)務(wù)管理于本系統(tǒng)上統(tǒng)一管理。

（二）支持藏品圖片、文檔等資料的管理、同時(shí)對(duì)藏品的多媒體文件也有相應(yīng)的處理方式。

（三）當(dāng)藏品倉庫中的器物發(fā)生增減的時(shí)候，系統(tǒng)能夠及時(shí)反映器物的入庫、出庫及庫存信息，以便使管理人員能夠?qū)φ箷?huì)、展廳每次的效果進(jìn)行有效分析，從而實(shí)現(xiàn)有針對(duì)性地宣傳或展覽各類藏品。

（四）系統(tǒng)可以消除傳統(tǒng)的館與館之間以及館內(nèi)各個(gè)部門之間不可協(xié)同的障礙，使原本繁雜、枯燥的藏品管理工作，變得輕松、便捷，讓博大精深的藏品真正地顯示其自身的光芒與價(jià)值。

（五）藏品信息管理系統(tǒng)應(yīng)從博物館業(yè)務(wù)的基本功能出發(fā)，以藏品信息為主，圍繞著博物館的收藏、保管、安全、研究、利用五大基本功能，涵蓋藏品信息的接收、鑒選、分類、定級(jí)、登帳、編目、建檔、入庫、保管、提用、注銷、統(tǒng)計(jì)、保養(yǎng)、修復(fù)、復(fù)制等信息化管理。實(shí)現(xiàn)文物的出入庫管理、快速分類、日常庫存盤點(diǎn)、快速查找、信息預(yù)警、流程審批等業(yè)務(wù)的信息化和自動(dòng)化，提高管理水平。

（六）可根據(jù)國家博物館提供數(shù)據(jù)對(duì)接接口，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)藏品信息的批量導(dǎo)入。

二、系統(tǒng)具體功能

惠州市第一次全國可移動(dòng)文物普查藏品管理系統(tǒng)主要分為兩大模塊，一個(gè)模塊是藏品數(shù)據(jù)庫，一個(gè)模塊是工作流程管理。

藏品數(shù)據(jù)庫模塊是系統(tǒng)的核心層，存儲(chǔ)藏品數(shù)字信息，為保證與第一次全國可移動(dòng)文物普查平臺(tái)的無縫連接，保持地方平臺(tái)與國家平臺(tái)數(shù)據(jù)的一致性，達(dá)到互為備份的目的，藏品數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)內(nèi)容與字段設(shè)置與國家平臺(tái)一致，而為了方便文物收藏單位管理工作，增加了諸如藏品所在館舍、庫房、架號(hào)、倉格號(hào)等信息以及文本、圖片、影音等資料文件上傳、下載、數(shù)據(jù)打印等應(yīng)用元素。

工作流程管理系統(tǒng)模塊是整個(gè)系統(tǒng)的應(yīng)用層，包括收藏管理、保管管理、安全管理、研究利用、檢索統(tǒng)計(jì)、工作流管理、行政管理、系統(tǒng)設(shè)置共 8個(gè)功能模塊，另外還設(shè)計(jì)了“我的工作臺(tái)”模塊用以提醒工作人員代辦事項(xiàng)、展示統(tǒng)計(jì)信息和流程圖。

收藏管理下設(shè)鑒定機(jī)構(gòu)、接收登記、清理修復(fù)、藏品鑒選、藏品注銷、指標(biāo)分類管理、藏品檔案、不入藏藏品臺(tái)賬共 8個(gè)子功能模塊。通過這些功能模塊可以登記接收的物品信息，記錄清理修復(fù)、鑒定情況，制作入藏物品的藏品檔案，制作不入藏物品臺(tái)賬，對(duì)館藏進(jìn)行注銷管理。另外，可以通過鑒定機(jī)構(gòu)模塊記錄鑒定機(jī)構(gòu)的名稱、地址、聯(lián)系人及電話等信息，便于工作人員選擇、對(duì)比和聯(lián)系，可以通過指標(biāo)分類管理對(duì)藏品檔案數(shù)據(jù)的字段進(jìn)行新增、刪除、修改，例如可以新增一個(gè)“革命文物”的字段，便于統(tǒng)計(jì)、查找、布展等工作。藏品檔案菜單還設(shè)計(jì)了藏品數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出功能，方便數(shù)據(jù)備份，并可通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換接口與國家平臺(tái)保持?jǐn)?shù)據(jù)同步。值得注意的是，為了保證工作流程的靈活性，這里特別設(shè)置了手工錄入功能，以跳過部分或全部流程環(huán)節(jié)，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)甚至直接進(jìn)行登記入庫。

保管管理下設(shè)借出申請(qǐng)、借出確認(rèn)、歸還申請(qǐng)、歸還確認(rèn)、庫存盤點(diǎn)、倉位管理、到期警報(bào)共 7個(gè)子功能模塊。通過這些功能模塊可以對(duì)藏品進(jìn)行借出、歸還管理，進(jìn)行庫存盤點(diǎn)記錄，對(duì)收藏單位的藏品存放館舍（適用于有分館或多座藏品存放建筑的單位）、庫房、柜、格架、箱進(jìn)行定義、設(shè)定相應(yīng)管理員，便于快速定位藏品位置，到期警報(bào)功能可以對(duì)借出藏品的歸還期進(jìn)行預(yù)警，確保按時(shí)收回藏品，降低風(fēng)險(xiǎn)。

安全管理下設(shè)環(huán)境安全、事故意外、出入登記、提用安全共 4個(gè)子功能模塊。通過這些功能模塊可以對(duì)倉庫特定位置的防火，防盜，防潮，防震，防塵，防霉，防鼠的情況、意外事故情況和人員出入庫情況進(jìn)行記錄，可以對(duì)外借的藏品進(jìn)行跟蹤記錄。

研究利用模塊可對(duì)藏品的研究情況進(jìn)行記錄，并將有關(guān)資料以附件的方式上傳到系統(tǒng)，便于研究成果的整理、查詢、分享和利用。檢索統(tǒng)計(jì)下設(shè)快速查詢、分類統(tǒng)計(jì)、出入庫統(tǒng)計(jì)、藏品入藏統(tǒng)計(jì)、多媒體查詢共 5個(gè)子功能模塊。通過這些功能模塊可以對(duì)藏品的各種信息進(jìn)行查詢，按藏品類別、文物級(jí)別等口徑進(jìn)行統(tǒng)計(jì)生成圖表，統(tǒng)計(jì)一定時(shí)間內(nèi)出入庫的藏品件數(shù)，統(tǒng)計(jì)一定時(shí)間內(nèi)入藏的藏品件數(shù)，查詢管理藏品的多媒體資料。

工作流管理下設(shè)流程模板、待辦信息、已辦信息 3個(gè)子功能模塊。通過這些功能模塊可以對(duì)工作流程進(jìn)行設(shè)計(jì)定義，處理待辦工作流程，查詢已辦事項(xiàng)。值得指出的是，工作流程不是固定而生硬的，本系統(tǒng)進(jìn)行了靈活設(shè)計(jì)，不同的收藏單位可以根據(jù)自身實(shí)際，自定義工作流程，如定義工作流程的發(fā)起人、審批人，審批程序等。

行政管理下設(shè)部門管理、崗位管理、員工管理 3個(gè)子功能模塊。通過這些功能模塊可以對(duì)當(dāng)前登錄賬戶所在的收藏單位進(jìn)行部門管理，并針對(duì)部門指定相應(yīng)的主管人員，用于審批流程；可以對(duì)崗位進(jìn)行新增、修改、刪除、啟用、停用等操作；可以對(duì)員工進(jìn)行新增，修改，刪除，任職（可選）和轉(zhuǎn)正（可選）、離職、賬號(hào)申請(qǐng)等信息的維護(hù)（可作為一個(gè)簡單的人事管理系統(tǒng)使用，進(jìn)行任職和轉(zhuǎn)正信息的維護(hù)）。

系統(tǒng)設(shè)置下設(shè)收藏單位管理、菜單管理、頁面元素管理、角色管理、用戶管理、數(shù)據(jù)字典共 6個(gè)子功能模塊。通過這些功能模塊不但可以對(duì)收藏單位、用戶賬號(hào)、角色權(quán)限等應(yīng)用層進(jìn)行管理設(shè)置，還可以對(duì)菜單控件、頁面元素、數(shù)據(jù)字段等系統(tǒng)基礎(chǔ)層面元素進(jìn)行管理設(shè)置。

三、系統(tǒng)發(fā)展展望

惠州市第一次全國可移動(dòng)文物普查藏品管理系統(tǒng)以藏品管理為中心，覆蓋主要的業(yè)務(wù)部門和業(yè)務(wù)流程，既可自定義藏品指標(biāo)功能，亦能隨時(shí)與國家文物行政部門頒布的新藏品指標(biāo)規(guī)范保持同步更新；可調(diào)整藏品分類，解決文物收藏單位不同分類的要求，多層次、多方向、立體交叉的藏品管理權(quán)限控制，對(duì)軟件模塊、藏品指標(biāo)、藏品級(jí)別類別、藏品庫房、審核范圍均可授權(quán)；自動(dòng)記錄操作日志，確?？晒芾?、可追溯的安全性。實(shí)現(xiàn)以藏品為中心，以業(yè)務(wù)流程為主線，以業(yè)務(wù)資料采集、積累、整合、統(tǒng)計(jì)、查詢?yōu)槭侄危瑵M足文物收藏、保管、安全、研究、利用、展覽、宣傳教育等業(yè)務(wù)的需要，提高文物收藏的工作效率和管理水平。

有了數(shù)字化的藏品管理系統(tǒng)作為基礎(chǔ)，中小博物館可以有效地完善數(shù)字化博物館建設(shè)，只要將本系統(tǒng)與博物館的數(shù)字化展廳系統(tǒng)連接，就可以讓觀眾欣賞到更多的藏品、查詢到更豐富的文物資料、分享文物研究的成果。

接下來，中小博物館可以應(yīng)用二維碼技術(shù)，對(duì)藏品管理和展覽展示進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。利用二維碼編碼軟件將藏品的總登記或其他識(shí)別號(hào)進(jìn)行編碼生產(chǎn)二維碼，將二維碼（尺寸盡可能?。┱迟N在藏品格位、錦盒或是藏品本體不影響安全和觀賞的地方，配合與本系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)的掃碼設(shè)備，一掃即生成所需表格，實(shí)現(xiàn)“超市收款式”便捷出入庫管理，極大地提高工作效率。講解系統(tǒng)中加入藏品二維碼識(shí)別功能，觀眾可以通過掃描展品標(biāo)簽上的二維碼，獲取詳細(xì)介紹、語音講解、多角度圖片等更多的展品信息。

四、結(jié)語

中小博物館藏品數(shù)字化的建設(shè)之路尚在探索和實(shí)踐中。在工作實(shí)踐中筆者體會(huì)到，博物館業(yè)務(wù)工作的數(shù)字化不是一蹴而就的事情，需要自上而下統(tǒng)籌，多部門通力協(xié)作。我們相信，隨著技術(shù)的進(jìn)步、投入的增加和標(biāo)準(zhǔn)的健全，藏品數(shù)字資源建設(shè)將應(yīng)用范圍更廣，在保護(hù)文化遺產(chǎn)、提升大眾文化素質(zhì)甚至創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益等方面發(fā)揮更大作用。