高校人事管理信息化問題及對策淺析

王珊珊

摘要：高校人事管理信息化工作對提高工作效率、提升服務水平、優(yōu)化人力資源配置、促進科學決策具有重要意義。近些年已有高校對此進行了探索，但在實際開展過程中難免會遇到問題。就這些問題進行剖析，提出相關對策，并就人事數(shù)據(jù)開發(fā)利用以及建設網(wǎng)上辦事大廳提出一些思考。

關鍵詞：高校人事管理；信息化；人事管理信息系統(tǒng)

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2019）30-0010-03

高校人事管理工作涵蓋了教職工從入校、晉升、調(diào)動、離退休乃至去世的整個過程，是學校建設和發(fā)展的關鍵工作之一，在此過程中產(chǎn)生的人事數(shù)據(jù)也被視為其他各項工作的基礎數(shù)據(jù)。人事管理信息化是依托先進的信息技術(shù)和現(xiàn)代化的管理理念，對傳統(tǒng)人事管理工作模式加以改進，實現(xiàn)人事管理工作網(wǎng)絡化、無紙化、規(guī)范化運行，提高人事工作效率，提升人事服務水平，促進人力資源優(yōu)化配置，并為科學決策提供支持。在過去的二十多年里，許多高校陸續(xù)開展了人事管理信息化工作，也建立了自己的人事管理信息系統(tǒng)，但開展信息化的過程往往很難一帆風順，難免遇到各種各樣的問題。

一、高校人事管理信息化目前存在的問題

一項工作的成功開展，離不開各相關方面的支持，人事管理信息化工作亦是如此，對這項工作，可從信息系統(tǒng)外部支持和信息系統(tǒng)本身兩個方面進行討論。從信息系統(tǒng)外部來看，常遇到的困難來自人員、經(jīng)費和制度；從信息系統(tǒng)自身角度來看，在規(guī)范性、共享性、準確性、信息開發(fā)利用、服務水平等方面仍有不足。

1.信息系統(tǒng)外部支持不夠。信息系統(tǒng)外部支持不夠主要體現(xiàn)在人員、經(jīng)費和制度三個方面：

第一，在信息化團隊中，人事專員和技術(shù)人員是各自領域的專家，但是在共事過程中，由于彼此缺乏對方領域的專業(yè)知識，易出現(xiàn)“溝通障礙”，人事專員難理解技術(shù)名詞和技術(shù)細節(jié)，對技術(shù)實現(xiàn)難度把握不準，而技術(shù)人員則是對人事工作內(nèi)容、政策、流程不熟悉，可能導致技術(shù)實現(xiàn)后的目標與人事專員的理解存在偏差，從而造成多次返工，延緩系統(tǒng)建設進程，提高系統(tǒng)建設成本。

第二，人事管理信息化工作是一個長期、持續(xù)的工作，這也意味著需要有長期、穩(wěn)定、足額的經(jīng)費支持，而在實際工作中，常遇到的情況是校方對此項工作重要性認識不夠?qū)е鲁跏冀?jīng)費投入不夠，難以建成一套完整的人事信息系統(tǒng)，抑或是在學校發(fā)展過程中將其經(jīng)費改投到其他項目上，導致中途資金鏈斷裂，信息系統(tǒng)后續(xù)維護困難。

第三，任何一項管理工作都需要有規(guī)范的制度做保障，信息化工作也不例外，常見問題是信息系統(tǒng)建成了，但是缺乏針對此系統(tǒng)的相關管理制度，導致信息系統(tǒng)在管理、維護等方面十分混亂，從而影響信息系統(tǒng)正常運行。

2.信息系統(tǒng)設計、管理、維護方面的問題。（1）系統(tǒng)設計規(guī)范性不夠。這一點體現(xiàn)在字段設計上，易出現(xiàn)以下三個問題：分別是字段名稱不夠規(guī)范，同一字段在不同功能頁面顯示名稱不同，字段取值范圍與國標不一致，這些情況一方面易引起歧義，另一方面也難以與其他部門進行數(shù)據(jù)交換。（2）信息共享意愿不強。除了因為設計不夠規(guī)范所帶來的共享困難外，還存在各部門對數(shù)據(jù)共享的意愿不強，造成了很多基礎數(shù)據(jù)各自維護各自的，也很容易導致數(shù)據(jù)的不一致，進而影響工作效率。（3）數(shù)據(jù)準確性不夠。通常情況下，每位教職工的人事信息字段少則幾十，多則上百，所以人事數(shù)據(jù)庫是非常龐大的，同時人事信息經(jīng)常出于各種原因發(fā)生變動，而人事部門人手有限，更新維護可能存在一定的滯后性，導致數(shù)據(jù)準確性不夠。除此之外，因手工輸入所造成的誤差也會導致數(shù)據(jù)的不準確。（4）數(shù)據(jù)開發(fā)利用率低。人事系統(tǒng)統(tǒng)計分析功能設計較為簡單，無法對人事數(shù)據(jù)進行深入分析，導致大量數(shù)據(jù)其實并未發(fā)揮真正作用，也難以為科學決策提供有力支持。（5）服務水平較差。人事部門常見的問題在于注重管理而忽視服務，在設計人事信息系統(tǒng)時更關注管理層而忽略了廣大教職工的使用需求，導致很多教職工對人事部門“望而生畏”，對人事工作的滿意度也較低。

二、高校人事管理信息化對策分析

人事管理信息化的實施可歸納為宏觀上設定清晰具體可操作的目標，例如建設一個高效率、智能化、服務型、共享型的人事管理信息系統(tǒng)，在微觀上可據(jù)此設計詳細需求，并根據(jù)實際情況隨時修改需求，維護更新信息系統(tǒng)。對于信息化工作而言，信息系統(tǒng)之外的支持非常重要，主要包括三方面，分別是人員、經(jīng)費、制度。在人員方面，要讓人事專員和技術(shù)人員“說上話”，可以對人事專員和技術(shù)團隊分別就信息技術(shù)和人事工作進行必要的培訓，或考慮讓具有信息技術(shù)背景的人事專員參與到信息化項目中。在經(jīng)費上，人事管理信息化的發(fā)展離不開必要的經(jīng)費投入，人事部門要努力爭取足夠的經(jīng)費以支持該項目的建設，尤其對于信息系統(tǒng)而言，不是一錘子買賣，后續(xù)還需要實時維護更新系統(tǒng)，并及時根據(jù)政策、業(yè)務變化調(diào)整信息系統(tǒng)。在制度建設上，需要結(jié)合當前人事部門工作的規(guī)章制度、業(yè)務流程以及信息系統(tǒng)的特點，制定具有針對性的信息化管理制度，可以從信息系統(tǒng)的使用規(guī)范、操作程序、權(quán)限分配、共享辦法、保密須知等方面做出規(guī)定，從而在制度上約束個體行為，最大限度保障信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。

1.信息系統(tǒng)建設要以安全性為基礎。人事信息對安全性和保密性要求極高，在實現(xiàn)人事管理信息化的過程中也要特別注意人事信息管理系統(tǒng)的安全性，例如可以在權(quán)限設置時設置不同角色，對不同角色的權(quán)限分別處理，使用者按需申請角色權(quán)限，經(jīng)批準后方可使用，同時，系統(tǒng)使用人員還應注意保管好自己的賬號密碼，盡可能使用動態(tài)口令的方式登錄系統(tǒng)，并需對系統(tǒng)中查詢到的信息保密。除此以外，安裝殺毒軟件、不點擊非法鏈接等方式也是保障信息系統(tǒng)安全的有效辦法。

2.字段設計需規(guī)范化。字段設計上，要考慮字段名稱的規(guī)范和一致，同時在取值范圍上有現(xiàn)行國家通用標準的，例如學歷、學位、職稱等，也應以國標為準，以便于未來與其他部門（如教務部門、科研部門）交換數(shù)據(jù)。

3.信息應主動共享。大數(shù)據(jù)時代充分體現(xiàn)了數(shù)據(jù)的價值，數(shù)據(jù)價值的發(fā)揮需要數(shù)據(jù)集合大而全，這就需要各部門以全局為重，主動共享基礎數(shù)據(jù)，例如教務、科研、工會、房產(chǎn)等部門經(jīng)常需要教職工的人事信息，因此可以將人事管理信息系統(tǒng)中的人員信息實時推送到其他信息系統(tǒng)中，讓其他部門也能及時掌握教職工信息的變化，這樣既減少了工作量，也可以降低因各部門掌握人員信息的不一致所存在的潛在風險。

4.多方參與促進信息準確。人事信息準確性非常重要，需要多方參與共同確保信息準確。首先對人事部門而言，需要以人員檔案為參照，核對、錄入初始信息；其次，在后續(xù)維護上，也應在人員信息發(fā)生變動時及時將變化體現(xiàn)在系統(tǒng)中，例如人員內(nèi)部調(diào)動、職稱職務晉升、學歷學位更新等等，同時，由于需要變動的信息數(shù)量非常龐大，而人事部門人手卻有限，可以考慮將部分權(quán)限開放給相關職能部門或二級院系，例如可請組織部維護黨員信息，統(tǒng)戰(zhàn)部維護非黨員信息，二級單位維護考勤信息等；同時，對于個人而言，還有一些可能隨時發(fā)生變化但是人事部門并不掌握也無須審核的信息，這部分信息則可以請教職工本人自行維護，例如郵箱、通訊地址、聯(lián)系方式、研究領域等。

5.挖掘數(shù)據(jù)的潛在價值。很多高校的人事管理信息系統(tǒng)還處于最基礎的數(shù)據(jù)收集和查詢階段，大量有價值的信息還未能充分挖掘利用，這就要求管理者對數(shù)據(jù)分析有一定的經(jīng)驗，一方面清楚哪些數(shù)據(jù)可以分析，另一方面也要明白需要從這些信息中分析出哪些結(jié)果。對于高校而言，人才是核心和關鍵所在，而如何建設一支優(yōu)秀的人才隊伍也是各高校人事部門的重點工作。

6.建設教職工網(wǎng)上辦事大廳。高校人事部門具備管理和服務雙重職能，而只有服務好每一位教職工，解決他們的實際需求，才能稱得上是好的管理。好的服務不僅僅是態(tài)度上的親切，更應該讓教職工感受到辦事效率提高，辦事更加容易，為此，可以建設網(wǎng)上辦事大廳，實現(xiàn)線上操作或自助打印，例如現(xiàn)在也有很多高校開發(fā)了校內(nèi)門戶，教職工用自己的賬戶登錄校內(nèi)門戶，就可以辦理多種人事業(yè)務，如開具在職證明、申報職稱等等，既方便了教職工辦事，也提高了人事工作的效率。

參考文獻：

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