檔案利用服務工作的幾點思考

錢海峰 周淼

摘要：檔案信息資源利用是各級國家綜合檔案館為社會各方面更好地提供服務的一個重要途徑和形式。本文闡釋了檔案信息資源利用的現狀以及存在的三個方面的問題，并提出要加強對檔案開放工作的監督指導，完善檔案利用制度，創新檔案信息共享方式來促進檔案利用服務工作的開展。

關鍵詞：檔案利用檔案館檔案開放

習近平總書記在十九屆中央政治局第二次集體學習時強調，要推動實施國家大數據戰略、推進數據資源整合和開放共享、建設數字中國。將館藏檔案信息資源更好地為社會公眾提供利用服務是各級家綜合檔案館的根本職責。按照黨的十九屆三中全會決定，我國自上而下進行了黨和國家機構改革。改革后，各地檔案機構設置有了很大變化，多數地方由“局館合一”改為“局館分設”。[1]在此背景下，進一步做好檔案利用服務工作意義重大。國家檔案局局長李明華在2018年全國檔案局長館長會議上指出：要進一步做好檔案查閱利用服務，同時在確保安全的前提下不斷加大檔案開放力度，并通過檔案資源共建共享、互聯網在線服務等方式，使檔案利用服務更加方便快捷、優質高效。[2]筆者嘗試結合自身工作實際，談談對如何做好檔案信息資源利用服務工作的幾點思考。

一、檔案信息資源利用的現狀

檔案信息資源利用是各級國家綜合檔案館為社會各方面更好地提供服務的一個重要途徑和形式，是公民相關權利得以實現的必要保證，是國家政治民主化的重要標志。當前，我國各級國家綜合檔案館的檔案信息資源利用還存在著許多不適應時代發展步伐的現象，諸如檔案開放的進度、深度和廣度與社會期望還存在較大差距，造成檔案館應開放的檔案信息資源未能及時為社會公眾提供利用，檔案信息資源的利用手續還不統一、不規范，檔案信息資源的利用途徑還相對比較單一，這些問題所產生的負面輻射效應也正嚴重地阻礙著檔案事業緊跟時代發展的步伐。眾所周知，檔案開放是檔案信息資源提供利用的總閥門，同時規范、統一的利用制度也是社會各界更好地利用檔案信息資源的根本保障，拓展的利用途徑也深深影響著社會公眾對檔案信息資源的獲取，因此如何更好地做好檔案信息資源利用工作是各級國家綜合檔案館需要深刻思考的問題。

二、檔案信息資源利用工作存在的主要問題

（一）可供公眾利用的檔案信息資源有限

當前，部分檔案館檔案信息資源未能有力地給社會公眾提供利用，其根本原因是檔案開放工作不及時。《中華人民共和國檔案法》規定檔案館滿30年的檔案應及時向社會開放。檔案開放是檔案信息資源利用的前提，是館藏檔案信息資源從封閉到為社會利用的總閥門，檔案開放工作的進展直接決定了檔案信息資源共享的數量和質量。筆者認為，部分檔案館檔案開放不及時的一個重要原因是上級檔案行政管理部門對下級檔案館的檔案開放工作監督指導不力，不能嚴格要求檔案館依法及時開展檔案開放工作。筆者調研了北京、天津、上海、河北、江西、江蘇、山東、吉林、福建、黑龍江、浙江、山西、內蒙古、安徽、湖北、廣東、湖南、遼寧、寧夏、陜西、新疆等21個省級檔案行政管理部門對下級檔案館檔案開放工作監督指導和對下級檔案館擬延期開放檔案的行政審批情況，僅北京、天津、上海等8個省級檔案行政管理部門對下級檔案館檔案開放工作進行了監督指導，占比38%；僅北京等5個省級檔案行政管理部門對下級檔案館擬延期開放檔案進行了行政審批，占比23.8%。從上述數據可以看出，我國大部分省級檔案行政部門都沒有很好地開展對下級檔案館檔案開放工作的監督指導和對下級檔案館擬延期開放檔案的行政審批工作。絕大部分檔案館的檔案開放工作處于自我摸索、自我管理狀態，出現開放工作不及時、不規范的現象，造成檔案館應及時提供利用的檔案信息資源依然處于封閉狀態，不能最大量地給社會公眾提供利用。

（二）檔案利用制度不統一、不規范，影響檔案信息資源利用質量

各級國家綜合檔案館的檔案利用制度是各館依法向社會各界提供利用服務的依據性文件，每一條款的制定直接關系到對社會各界提供檔案利用服務的質量、標準和效果。筆者調研發現，某些檔案館檔案利用制度存在諸多問題，比如：檔案行政管理部門沒有制發同級檔案館的檔案利用制度；檔案利用制度修訂不及時；檔案利用制度沒有公示；檔案利用制度條款不規范，法律依據性不強，尤其是涉及群眾自身利益控制使用的檔案利用手續缺乏必要的法律依據。這些問題的存在，嚴重影響檔案信息資源利用的質量。

（三）檔案利用途徑單一，影響檔案信息資源利用效果

檔案館已開放的檔案如不能夠及時地被社會公眾所知曉，將直接影響檔案的利用率。近年來，各級國家綜合檔案館在檔案利用服務工作方面的確下了不少功夫，不斷創新利用服務手段和服務形式來增加檔案利用服務效果，如舉辦檔案專題展覽、匯編各種檔案史料、在檔案網站上公布開放檔案等，但是這些提供利用的方式方法與社會各界的需求還是有很大的差距，社會公眾利用檔案最主要的途徑還是到檔案館的利用部門進行查詢，檔案信息資源利用的途徑相對單一，客觀上影響了檔案信息資源利用的效果。

三、做好檔案信息資源利用的建議

（一）加大監督指導力度，確保檔案信息資源能夠及時提供利用

上級檔案行政管理部門應切實履行監督指導職能，通過日常指導、檔案執法檢查等多種形式嚴格監督指導下級檔案館做好檔案開放工作，同時認真做好下級檔案館擬延期開放檔案行政審批，確保檔案館能夠依法做好開放工作，促使館藏檔案信息資源能夠及時提供利用。例如，筆者所在的檔案局不斷加強所轄各區檔案館檔案開放工作的監督指導，嚴格規范各館擬延期開放檔案的審批，從2014年起要求各館報送延期開放檔案目錄由案卷級改為文件級，為落實新要求，堅持對各館進行一對一工作指導，對于文件題名不符合國家標準的，一律要求修改重報；對延期開放原因標注不清的，依據國家和市檔案局相關要求進行具體指導，確保館藏到期檔案依法應開盡開且開放檔案標準得以嚴格執行，大大提高了檔案開放工作的力度和質量，為館藏到期檔案能夠及時最大量為社會公眾利用提供有力保障。

（二）完善檔案利用制度

檔案利用制度的規范和統一，也是直接影響檔案信息資源利用的關鍵所在。筆者認為各級檔案行政管理部門應認真研究制定同級檔案館的檔案利用制度，尤其是未開放專門檔案（如婚姻、招工、知青等檔案）的利用手續應該成為制度的重點內容，因為這部分檔案與社會公眾的生活息息相關，其內容制定得是否合法、科學和合理，直接關系到社會公眾的知情權利是否能真正得到保障。此外，制度和標準的制定，一定要經過充分調研，結合實際，依法合理，并以行政性文件及時通過網站、新媒體等途徑向社會公布。在此筆者介紹一下所在檔案局的做法。北京市檔案局針對本市各區檔案館同類檔案的利用手續不統一問題，于2017年研究制發了《北京市區檔案館檔案利用工作管理辦法》（以下簡稱《辦法》），對包括婚姻、招工、知青等相關種類檔案的利用手續進行了統一和規范，并要求各區檔案局據此《辦法》制定本區檔案館的利用制度，報市檔案局備案。這項工作的開展為2018年北京市推進市、區兩級民生檔案共享掃清了障礙，為民生檔案服務社會公眾跨館利用提供了很好的制度保障。

（三）創新檔案信息利用方式

各級國家綜合檔案館應把開放檔案信息的利用作為檔案工作改善民生、服務社會的最終目標。各級檔案館如何有效地提高開放檔案信息的利用效率，更好地為社會公眾提供服務？筆者認為，可以通過“互聯網+檔案”的模式。據中國互聯網絡信息中心（CNNIC）發布的第42次全國互聯網發展統計報告顯示，截至2018年6月我國網民規模達8.02億、手機網民規模達7.88億。我國在線政務服務用戶規模達到4.70億，占總體網民的58.6%。其中，通過支付寶或微信城市服務平臺獲得政務服務的使用率為42.1%，為網民使用最多的在線政務服務方式；其次為政府微信公眾號，使用率為23.6%，政府網站、政府手機端應用及政府微博的使用率分別為19.0%、11.6%及9.4%。[3]筆者建議，一是各館可以通過在支付寶或微信城市服務平臺建立開放檔案查詢入口，實現數據共享，方便公眾查詢，開通檔案館微信公眾號和微博，公布查詢辦法和開放信息，利用網站、手機端應用，自主開發開放檔案信息查詢平臺，及時、準確發布權威信息，保障社會公眾的知情權。二是各館可以加大數字檔案館建設力度，借助數字檔案館大容量的存儲空間和強大的信息發布與利用服務功能，將館藏開放檔案的信息及時向社會公眾公布，從而更好地實現信息的共享與利用。三是深入打造全國開放檔案信息資源共享平臺，借助大數據和云技術，推動和解決開放檔案的發布和共享利用問題。國家檔案局局長李明華2017年在全國檔案局長館長會議上指出：要更加重視檔案公共服務機制建設，打造檔案信息資源共享平臺，整合民生檔案信息資源，方便人民群眾集約利用，使檔案事業發展的成果更多更公平地惠及全體人民。[4]國家檔案局建設的全國開放檔案信息資源共享平臺向社會開通運行以來，40多家檔案館上傳數據102萬條，制作發布專題170多個。深入打造全國開放檔案信息資源共享平臺，為全國各級綜合檔案館開放檔案信息提供加載、發布、查閱、檢索、管理功能，能夠有效降低開放檔案信息管理成本，切實提高開放檔案利用率，真正做到集約利用、充分利用、一網共享、全面共享。

檔案在社會各行各業中發揮的重要作用已經越來越得到公認。隨著社會不斷發展，社會公眾對檔案信息資源的利用提出越來越高的要求。各級國家綜合檔案館在全國檔案機構改革的大背景下，應轉變服務理念，提升服務意識，不斷提升檔案信息資源在不同層次、不同規模上的開發力度和對于不同利用人群的服務廣度，將服務領域由單純地提供檔案查閱擴展到提供綜合性的、一站式的民生服務上來，使開放的檔案資源為經濟社會發展做出更大更多的貢獻，從而增強社會各界對檔案事業的認可度和支持度，進一步促進檔案事業的繁榮和發展。

參考文獻：

[1][2]李明華.在全國檔案局長館長會議上的工作報告[EB/OL].http：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/201904/ 2d342fff80f845709782fd023b925536.shtml#！/xh.

[3]中國互聯網絡信息中心.第42次中國互聯網絡發展狀況統計報告[EB/OL].http：//www.cac.gov.cn/2018-08/20/c_1123296882.htm.

[4]李明華.在全國檔案局長館長會議上的工作報告[EB/OL].http：//www.sxmu.edu.cn/dag/info/1984/4504.htm.

作者單位：1.北京市檔案局2.昌平區檔案館