高職院校人事檔案信息化管理研究

黃昆

摘要：近些年來，國家越來越重視檔案工作，各地主管檔案的部門也開始對高校的檔案工作進(jìn)行檢查，評星級。高職院校人事檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作的一次變革。本文從介紹高職院校人事檔案信息化現(xiàn)狀著手，分析出其在人事檔案信息化工作開展中存在的不足，由此提出了幾點建議。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案信息化;管理

中圖分類號：G270.7;G717.24 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）012-0079-01

一、高職院校人事檔案信息化現(xiàn)狀

人事檔案管理工作，是黨和國家干部工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。它為國家選舉賢能，知人善任提供了重要依據(jù)，也是為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的。隨著我國信息化進(jìn)程的加快推進(jìn)和高校不斷的發(fā)展，我國高校的人事檔案管理將面臨管理體制、管理方法、管理技術(shù)、管理理念的全面挑戰(zhàn)，必須要重視加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)，才能應(yīng)對經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和社會進(jìn)步，這也是全球科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的時代要求。但是隨著改革開放和經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，一些新的問題挑戰(zhàn)著傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理工作，伴隨著淮安市高校的蓬勃發(fā)展，教職工不斷增加，導(dǎo)致傳統(tǒng)的人工管理人事檔案工作已經(jīng)適應(yīng)不了學(xué)校的飛速前進(jìn)，建立一套適合自己本單位運(yùn)行的人事檔案管理信息系統(tǒng)，使人事檔案信息實現(xiàn)信息化、數(shù)字化管理，提高工作效率，保證工作質(zhì)量己勢在必行。許多高校的人力資源管理工作基本還依靠手工操作，EXCEL輔助系統(tǒng)，工作人員主要集中于處理日常的事務(wù)性、操作性工作，很大程度上影響了人力資源管理各專業(yè)只能的發(fā)揮，這種人力資源管理模式和手段對學(xué)員的業(yè)務(wù)發(fā)展也無法起到積極的支持和推動作用。為了降低工作失誤、提高工作效率、優(yōu)化人力資源管理和不斷滿足高校辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大的需求，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校人事檔案信息管理中應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以便捷生成各種類型的統(tǒng)計報表進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，從而確保為高層管理決策提高準(zhǔn)確、及時的數(shù)據(jù)信息。

二、高職院校人事檔案信息化管理存在的問題

1.檔案管理機(jī)制陳舊，檔案觀念淡薄

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化辦公條件越發(fā)成熟。目前高職院校比較重視宣傳，招生，教學(xué)這塊，對檔案工作重視不夠。高職院校人事檔案部門，有的是設(shè)立在人事處，有的是和組織部合并辦公。專門從事檔案工作的人員較少，大多數(shù)是兼職。這些人人力資源專業(yè)畢業(yè)的少，學(xué)歷層次不高，年齡相對偏大。開展檔案信息化工作接受能力低，使用設(shè)備利用率偏低。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視度不夠，全校師生檔案觀念薄弱。

2.各高職院校合作程度不高，管理方式陳舊

目前各大院校對于檔案管理工作各自為政，缺乏合作。不利于資源共享，對一些公共的信息不公開，沒有統(tǒng)一的協(xié)調(diào)。對于檔案工作，各大院校之間缺乏交流，不互相學(xué)習(xí)，閉門造車的多。系統(tǒng)兼容性低，或者不兼容。沒有統(tǒng)一的文件或者規(guī)則，不利于資源共享。

3.人事檔案保存形式單一，歸檔要求低

標(biāo)準(zhǔn)化的檔案保管場地，應(yīng)該有專門的庫房，標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜。對于一些紙質(zhì)材料容易破損，字跡消退等問題，溫度，濕度都應(yīng)該控制好。目前大多數(shù)高職院校檔案的庫房不標(biāo)準(zhǔn)，或者檔案就堆放在辦公室里。對于檔案保存也應(yīng)該采取多種形式，可以借助高科技，進(jìn)行掃描保存，采用電子化的存儲方式。

4.服務(wù)意識不友善，軟件開發(fā)不積極

不少院校檔案管理人員把檔案室當(dāng)做清閑的部門，平時工作中只做領(lǐng)導(dǎo)交待事情，整理檔案，收集資料等等。不積極主動思考如何更好的做好檔案服務(wù)工作。師生查檔時間長，手續(xù)多，或者一星期只規(guī)定某一天才能查檔，不能滿足師生對檔案的需求，給師生查檔帶來很大的不便。同時，院校缺乏開發(fā)檔案軟件的人才，使用的軟件和其他學(xué)校一樣，不會根據(jù)自己學(xué)校的需求去開發(fā)軟件，使得教職員工檔案信息化功能得不到很好的利用。

5.人事檔案信息系統(tǒng)功能性差，無法滿足查閱需求

目前多數(shù)人事檔案系統(tǒng)只是檔案管理人員進(jìn)行信息錄入，查閱的功能，沒有對外開放，沒有完善的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。高職院校有很多原始的材料，但是這些材料只是紙質(zhì)的存在，沒有及時的進(jìn)行電子化處理進(jìn)入數(shù)據(jù)庫中，無法滿足查閱需求。

三、改進(jìn)高職院校人事檔案信息化管理的建議

1.加強(qiáng)檔案管理員的管理意識，提高工作積極性

在檔案信息化管理工作中，需要注重以人為本的理念。首先要加強(qiáng)檔案管理員的工作培訓(xùn)，對其信息化技能進(jìn)行培訓(xùn)。要讓檔案管理員從思想上意識到檔案工作的重要性，和推進(jìn)檔案信息化管理的迫切性。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在經(jīng)費方面也要給予一定的支持，可以設(shè)立專項的培訓(xùn)基金。檔案管理員在日常工作中，需要建立明確的規(guī)章制度，熱愛自己的工作，把工作細(xì)分化，具體化，使得部門檔案管理工作規(guī)范化。

2.建設(shè)好檔案庫房，重視檔案保管工作

對檔案的保管工作需要加以重視，爭取學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的支持，進(jìn)一步完善檔案庫房等配套設(shè)施的建設(shè)。需要有單獨的檔案存儲室和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案庫，檔案盒。還需要花資金去購買空調(diào)設(shè)備，溫度控制設(shè)備，掃描儀，照相機(jī)等等。目前大多數(shù)高職院校基礎(chǔ)的檔案設(shè)施是有的，但是投入還不夠，硬件設(shè)施還不夠完善，或者使用率不夠，買來的設(shè)備只是擺設(shè)，還是采取原始手工的保存方法。

3.開展人事檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)，共享資源成果

各學(xué)院要重視檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)，需要投入人力和資金進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫的整理和建設(shè)。在信息的采集上要安排專人進(jìn)行，需要保證數(shù)據(jù)的完整性，真實性。可以建設(shè)相關(guān)檔案網(wǎng)站，和數(shù)據(jù)庫連接起來，保證全校教職工查閱相關(guān)檔案的需求。也要注意網(wǎng)絡(luò)安全問題，進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，使用防火墻等等，資源共享的基礎(chǔ)上也要保證檔案的安全性。