與時俱進(jìn)，提高中職學(xué)校項(xiàng)目檔案管理效率

陳娟

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?檔案管理是對某一單位的實(shí)際建設(shè)與發(fā)展工作進(jìn)行記錄的相關(guān)材料，不僅可以客觀呈現(xiàn)單位各項(xiàng)事業(yè)進(jìn)展的過程，同時還能夠展現(xiàn)工作當(dāng)中的漏洞與不足，通過研究檔案可以更好地總結(jié)教訓(xùn)、認(rèn)識不足，進(jìn)而探究改進(jìn)的策略，保證檔案管理工作的有效推進(jìn)。對一所中等職業(yè)學(xué)校來說，在當(dāng)前現(xiàn)代化管理趨勢日漸興起的形勢下，作為一名檔案管理人員，需要用發(fā)展的眼光對待檔案管理工作，與時俱進(jìn)，大力提高中職學(xué)校項(xiàng)目檔案管理的效率。在此對如何與時俱進(jìn)，如何提高中職學(xué)校項(xiàng)目檔案管理效率進(jìn)行簡要探究。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?中等職業(yè)學(xué)校;檔案管理效率;提高策略

[中圖分類號] ?G717 ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2019）13-0286-02

在當(dāng)前我國現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)蓬勃推進(jìn)的形勢下，如何提高教育教學(xué)效率，如何為國家輸送更多的專業(yè)化建設(shè)人才成為全社會廣泛關(guān)注的焦點(diǎn)。為了保證我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)可持續(xù)發(fā)展，我國大力興辦了職業(yè)教育，集中優(yōu)勢力量發(fā)展中等職業(yè)教育和高等職業(yè)教育，同時一大批中等、高等職業(yè)院校被不斷興建起來。筆者就是在一所中等職業(yè)學(xué)校項(xiàng)目辦工作，主管檔案的整理工作。學(xué)校每年項(xiàng)目資金上千萬，學(xué)校項(xiàng)目建設(shè)轟轟烈烈，檔案材料成海量增加，因此我們在工作中不斷尋找不足，積極探究工作新方法和新思路，依照上級要求制定標(biāo)準(zhǔn)、收集檔案、整理規(guī)范、歸檔存檔，保證了檔案建設(shè)的有序、清晰。同時，我們積極學(xué)習(xí)、不斷“充電”，不斷提高工作能力，提高了我校項(xiàng)目檔案工作的時效性。

一、中職學(xué)校項(xiàng)目檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理工作協(xié)調(diào)性差

對一所中等職業(yè)學(xué)校來說，需要進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)的部門較多，每一個部門都是一個獨(dú)立的體系，所以在項(xiàng)目建設(shè)的過程中各自為戰(zhàn)的現(xiàn)象極為普遍，而項(xiàng)目檔案也是各個部門單獨(dú)整理的，彼此之間不存在溝通和協(xié)調(diào)的可能，透明度幾乎為零。在這種情況下，項(xiàng)目辦不能介入其中，對過程性材料檔案整理不及時，在最后再想進(jìn)行監(jiān)管，其難度也就可想而知了。這種情況造成檔案實(shí)際管理部門的工作積極性和工作的實(shí)效性大大降低，嚴(yán)重制約了項(xiàng)目檔案的組建、歸檔、整理、分析，制約了檔案信息化的進(jìn)程，降低了項(xiàng)目檔案管理的效率。

（二）檔案形式過于傳統(tǒng)、單一

當(dāng)前中職學(xué)校項(xiàng)目檔案的采集形式大多還留存于手工操作的模式，對檔案進(jìn)行整理的過程也大多通過手工進(jìn)行，如果項(xiàng)目較少、項(xiàng)目檔案數(shù)量不多的情況下還能從容應(yīng)對，但是一旦學(xué)校中的項(xiàng)目數(shù)量較多、檔案呈幾何倍數(shù)增長的時候，那種傳統(tǒng)的手工模式的弊端就顯現(xiàn)出來，不僅檔案處理的速度極慢，還極有可能出現(xiàn)錯誤，大大占用了項(xiàng)目辦項(xiàng)目檔案管理人員的時間和精力，給檔案的整理、歸檔、后期的查閱帶來了更大的難度，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理工作提升緩慢。

（三）項(xiàng)目檔案管理制度不完善

因?yàn)閭鹘y(tǒng)的工作理念中，人們更加注重工作的實(shí)效性，對檔案的留存與管理相對弱視，根本沒有制定相對完善的項(xiàng)目檔案管理制度，沒有形成強(qiáng)烈的項(xiàng)目檔案管理理念，工作中存在較多的漏洞，經(jīng)常會出現(xiàn)需要進(jìn)行歸檔的資料被遺失或者沒有進(jìn)行有效整理的局面，嚴(yán)重束縛了項(xiàng)目檔案的管理工作發(fā)展。

（四）項(xiàng)目檔案管理人員素質(zhì)有待提高

我國中等職業(yè)學(xué)校對教學(xué)工作、教研工作、學(xué)校項(xiàng)目建設(shè)工作更加重視，但是總認(rèn)為項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)可有可無的工作，對學(xué)校的發(fā)展意義不大，且對此項(xiàng)工作不聞不問，更不會定期或不定期地組織檔案管理專業(yè)知識與技能的培訓(xùn)，因此項(xiàng)目檔案管理人員整體素質(zhì)水平較低，需要進(jìn)一步提升。

二、提高中職學(xué)校項(xiàng)目檔案管理工作的有效措施

（一）建立管理部門，強(qiáng)化管理意識

在學(xué)校沒有組建項(xiàng)目辦之前，學(xué)校各個部門的項(xiàng)目建設(shè)均處于無政府狀態(tài)之下，各個部門各自為政、互不溝通，致使整個學(xué)校的項(xiàng)目檔案管理工作幾乎處于癱瘓之中。為了切實(shí)改變這一不利局面，大力提高學(xué)校項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)效，學(xué)校首先組建了項(xiàng)目管理辦公室，負(fù)責(zé)對學(xué)校各個建設(shè)項(xiàng)目的過程性檔案進(jìn)行及時的總結(jié)、收集、整理、歸檔，并按照上級相關(guān)要求按時封存、分析、統(tǒng)計(jì)、總結(jié)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校各個項(xiàng)目建設(shè)材料的完整、規(guī)范。畢竟當(dāng)前社會各個行業(yè)都在不斷的發(fā)展與進(jìn)步之中，項(xiàng)目檔案管理也是在不斷前行的，管理人員的思想意識也必須保證與時俱進(jìn)，保證和時代發(fā)展與工作的需求相同步，集中做好檔案建設(shè)工作。中職學(xué)校項(xiàng)目檔案管理人員需要及時轉(zhuǎn)變工作觀念，不斷提高項(xiàng)目檔案管理意識，把科學(xué)發(fā)展觀作為學(xué)校項(xiàng)目檔案建設(shè)的指導(dǎo)綱領(lǐng);要增強(qiáng)項(xiàng)目管理人員的服務(wù)意識，不端架子、不高高在上，主動降低身段、不等不靠，深入項(xiàng)目建設(shè)實(shí)地進(jìn)行考察，進(jìn)行項(xiàng)目檔案的收集整理工作，保證檔案的完全、規(guī)范。要嚴(yán)格按照國家對項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)法律發(fā)揮和上級領(lǐng)導(dǎo)部門的要求切實(shí)開展檔案管理工作，把項(xiàng)目檔案管理工作納入學(xué)校的工作計(jì)劃中，制定學(xué)校管理規(guī)章制度時一定要把項(xiàng)目檔案的建設(shè)單獨(dú)列出，并作為最后進(jìn)行考核的指標(biāo)之一，借此強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理人員的思想意識，提高中職學(xué)校項(xiàng)目檔案管理效能。

（二）廣泛收集檔案，注重科學(xué)管理

中職學(xué)校項(xiàng)目建設(shè)檔案是學(xué)校對項(xiàng)目確立的科學(xué)性、項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)展、項(xiàng)目建設(shè)的意義及制定后期相關(guān)完善措施的重要依據(jù)，因此必須保證項(xiàng)目建設(shè)材料的完全、完整與完善，才能為日后的相關(guān)工作形成重要的依據(jù)。首先，項(xiàng)目檔案管理人員需要把項(xiàng)目建設(shè)過程中的檔案材料目錄、種類及時通報(bào)給項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)施人員，讓項(xiàng)目建設(shè)人員明確哪些屬于檔案材料，是應(yīng)當(dāng)進(jìn)行留存和整理的，便于在實(shí)施中進(jìn)行有效的整理;其次，項(xiàng)目檔案管理人員需要把項(xiàng)目建設(shè)的各項(xiàng)指標(biāo)文件進(jìn)行及時歸檔，并定期檢查整理各項(xiàng)檔案資料，把能夠搜集到的各項(xiàng)資料及時歸檔，確保檔案的齊備、完整;最后，對項(xiàng)目實(shí)施過程中的各項(xiàng)書面資料進(jìn)行及時搜集，需要格外注意那些已經(jīng)向領(lǐng)導(dǎo)請示但是沒有得到批復(fù)，或者有批復(fù)意見但是不清楚是否請示的文件，項(xiàng)目檔案管理人員都需要進(jìn)行查詢，做到項(xiàng)項(xiàng)落實(shí)，并及時歸檔。檔案中有許多是經(jīng)由上級領(lǐng)導(dǎo)部門下發(fā)，需要分發(fā)到各個項(xiàng)目實(shí)施現(xiàn)場材料，檔案管理人員需要把原件進(jìn)行留存歸檔，只把復(fù)印件進(jìn)行分發(fā)即可。

（三）建立管理制度，規(guī)范工作進(jìn)程

規(guī)章制度是保證工作穩(wěn)定、高效、深入、扎實(shí)開展的重要因素。為了確保中職學(xué)校項(xiàng)目檔案管理工作的良好進(jìn)行，首先，需要制定并完善項(xiàng)目檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，制定檔案從收集整理到類別劃分，到歸檔處理，到數(shù)據(jù)采集，到統(tǒng)計(jì)分析，到進(jìn)行評價(jià)等各個環(huán)節(jié)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目檔案管理人員依照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理工作，可以有效杜絕漏洞的產(chǎn)生。其次，需要建立項(xiàng)目檔案管理工作規(guī)章制度，以國家及上級領(lǐng)導(dǎo)部門制定的各項(xiàng)法規(guī)為根本，以本校的實(shí)際情況為依據(jù)，確保制定的管理制度的科學(xué)性、嚴(yán)密性、規(guī)范性，并在不斷的工作中及時針對管理制度中的不完善之處進(jìn)行改進(jìn)，確保項(xiàng)目檔案管理的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中管理人員要認(rèn)真履行職責(zé)，以高度的責(zé)任感和使命感投入項(xiàng)目檔案的管理工作中，杜絕任何工作疏漏的出現(xiàn)。同時還要加大問題追責(zé)制度建設(shè)力度，對那些在工作中出現(xiàn)失誤及疏漏的現(xiàn)象和個人，需要進(jìn)行追責(zé)，找到問題出現(xiàn)的根源，將問題落實(shí)到人，并給予相應(yīng)的處理，以懲前毖后，保證類似問題不再出現(xiàn)。

（四）強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力，提高工作水平

隨著社會的發(fā)展，中等職業(yè)學(xué)校項(xiàng)目檔案管理工作的要求也在不斷發(fā)展，這就需要檔案管理人員同樣需要不斷發(fā)展、不斷提高，與時俱進(jìn)，適應(yīng)工作的實(shí)際需求。所以作為一名中職學(xué)校項(xiàng)目檔案管理人員，必須要做到精通業(yè)務(wù)、熱愛本職工作，不斷強(qiáng)化自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)。首先，中職學(xué)校項(xiàng)目檔案管理人員需要積極參加各級領(lǐng)導(dǎo)部門組織的檔案管理業(yè)務(wù)能力提高培訓(xùn)活動，掌握更多的現(xiàn)代化的檔案管理技能，掌握更多的現(xiàn)代化檔案管理手段，能夠操作更為先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。項(xiàng)目檔案管理人員需要明確的一點(diǎn)，就是檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化必將成為今后檔案管理發(fā)展的必然趨勢。另外，學(xué)校需要積極選拔那些能夠熟練使用電腦、具備一定的網(wǎng)絡(luò)知識與能力、具有高度的責(zé)任心和使命感、具有強(qiáng)烈的奉獻(xiàn)精神、熱愛檔案管理事業(yè)的優(yōu)秀教師投入項(xiàng)目檔案管理人員隊(duì)伍中，不斷加大項(xiàng)目檔案管理工作的資金投入力度，采購更多的、更先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，提高中等職業(yè)學(xué)校項(xiàng)目檔案管理工作的效能。

（五）采用現(xiàn)代技術(shù)，提高工作效率

傳統(tǒng)的中等職業(yè)學(xué)校項(xiàng)目檔案管理工作中，一般是采用人工方式進(jìn)行檔案的歸類、整理的，管理人員按照自己的標(biāo)準(zhǔn)、依照自己的理解進(jìn)行檔案材料的分類，盡管檔案目錄是統(tǒng)一的，檔案的標(biāo)準(zhǔn)也是統(tǒng)一的，但是因?yàn)槿伺c人之間的差異，導(dǎo)致文件的分類出現(xiàn)較大分歧，同時也給項(xiàng)目檔案的歸檔、整理、統(tǒng)計(jì)、分析、查閱等后續(xù)工作帶來了較大影響。因此可以采用現(xiàn)代化的分類、統(tǒng)計(jì)、整理技術(shù)，用計(jì)算機(jī)技術(shù)來模擬傳統(tǒng)的人工立卷的方式，把各個類別中各種條目的檔案進(jìn)行相應(yīng)的歸類，然后按照歸類后的目錄進(jìn)行檔案的整理即可。也可以把各種檔案材料的名稱錄入電腦，按照歸檔時間先后順序或者音序進(jìn)行排列，然后再按照相應(yīng)順序進(jìn)行實(shí)際材料的歸檔整理。這樣一來不僅歸檔的順序得到進(jìn)一步明確，歸檔的難度大大降低，同時在查閱檔案的時候其難度也大大降低，提高了檔案管理的效能。現(xiàn)形勢下，廣西檔案局提出了檔案綜合管理系統(tǒng)，目前是GD2016版本，它的主要特點(diǎn)是檔案專業(yè)性強(qiáng)，體現(xiàn)新的檔案管理規(guī)則;可接受GD2000 3.0、5.0等軟件目錄數(shù)據(jù);使用專業(yè)數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)安全且穩(wěn)定。

總而言之，在當(dāng)前社會科學(xué)技術(shù)快速進(jìn)步的大趨勢下，作為一名中等職業(yè)學(xué)校項(xiàng)目辦的工作人員，需要用發(fā)展的眼光對待工作，用規(guī)范化、制度化、信息化手段開展檔案的組建與管理工作，不斷提高中職學(xué)校項(xiàng)目檔案管理工作的實(shí)效性，保證中等職業(yè)學(xué)校項(xiàng)目檔案管理工作與學(xué)校建設(shè)、發(fā)展工作的扎實(shí)推進(jìn)。

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編輯 陳鮮艷