高職院校檔案信息化建設(shè)探析

馮永光

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?高職院校檔案管理作為學校的基礎(chǔ)性工作，對學校發(fā)展具有重要的意義。近年來，高職院校檔案管理工作的質(zhì)量在不斷提升，但是在信息化時代下，高職院校檔案管理工作還存在諸多問題。針對高職院校檔案管理的現(xiàn)狀和檔案信息化建設(shè)，提出相應(yīng)的對策，對實現(xiàn)便捷、高效的檔案管理信息化建設(shè)具有一定的參考意義。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?高職院校檔案管理;信息化建設(shè);改進措施

[中圖分類號] ?G717 ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻標志碼] ?A ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號] ?2096-0603（2019）13-0164-02

信息化是指通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)、通信和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等手段針對研究處理的對象進行匯總和分析。隨著高職院校計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，高職院校信息化建設(shè)進入快車道，數(shù)字化校園建設(shè)也提到了議事日程。高職院校綜合檔案的管理和開發(fā)利用作為學校一項重要工作，如何在數(shù)字化校園建設(shè)中統(tǒng)籌考慮，一起規(guī)劃建設(shè)，突破傳統(tǒng)檔案管理模式，努力提高檔案管理的規(guī)范化、標準化和信息化水平，對高職院校的改革發(fā)展具有深遠的意義。

一、高職院校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理基礎(chǔ)薄弱

隨著中國進入教育大眾化時代，高職院校招生規(guī)模不斷擴大，學生數(shù)量與日俱增，教學科研、實踐實訓、管理服務(wù)等需要整理的檔案資料越來越多，檔案資源開發(fā)利用、信息共享越來越迫切，但高職院校大多是從中專學校基礎(chǔ)上升格、合并或由成人院校轉(zhuǎn)變而來，經(jīng)過多年的建設(shè)，雖然高職院校檔案管理工作有了很大提升，但檔案管理工作基礎(chǔ)還是相對薄弱，信息化技術(shù)手段相對落后，現(xiàn)代化管理水平參差不齊，管理工作依舊存在不足之處。

（二）高職院校檔案管理、信息化建設(shè)的意識不強

高職院校大都經(jīng)歷了生源不足和生源急劇增長帶來的不協(xié)調(diào)發(fā)展等問題，學校領(lǐng)導(dǎo)主要精力重點放在招生、師資隊伍建設(shè)、校企合作等方面，對學校內(nèi)涵建設(shè)有所側(cè)重，有的出現(xiàn)把檔案建設(shè)緩一緩的思想，有的認識不到檔案管理和信息化建設(shè)的重要性，沒有將其列入重要議事日程，把檔案工作當做一項很普通的工作來抓，甚至檔案工作被邊緣化。還有的部分高職院校檔案工作者由于水平有限，缺乏改革創(chuàng)新意識，檔案管理依靠傳統(tǒng)手段，用手工進行資料的收集、整理、歸檔，檔案資料高頻率的翻查不僅容易損壞，也造成了極大的人力資源浪費。

（三）高職院校檔案管理、信息化水平不高

部分高職院校對檔案管理的認識常常局限于傳統(tǒng)的實體管理模式，信息化建設(shè)步子太慢，經(jīng)費投入不足，缺乏必備的檔案基礎(chǔ)設(shè)施與技術(shù)手段，有的用于高校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的軟件和硬件難以進行及時更新和替換，有的高職院校信息化建設(shè)緩慢，檔案的信息化管理尚停留在單純的檔案資料的收集、檢索與查詢，甚至出現(xiàn)大量電子檔案被擱置，保存、檢索、查詢不規(guī)范的現(xiàn)象，而檔案數(shù)據(jù)分析和決策支持等領(lǐng)域更沒有很好地開發(fā)并加以利用，完全滯后于高職院校的快速發(fā)展。

（四）缺乏專業(yè)的管理人才

部分升格或轉(zhuǎn)職后的高職院校對熟悉檔案工作的專業(yè)人才的引進和原有人員的培養(yǎng)工作力度不大，缺乏檔案管理專業(yè)人才現(xiàn)象比較普遍，出現(xiàn)有的從事檔案工作而不精通檔案專業(yè)知識，有的缺乏計算機知識，不熟悉現(xiàn)代化管理技術(shù)手段[1]，結(jié)果嚴重阻礙了檔案信息化建設(shè)的開展。

二、加強高職院校檔案信息化建設(shè)的重要意義

高校檔案信息化建設(shè)是對檔案信息資源的建設(shè)，對數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，對檔案工作者素質(zhì)和能力的培養(yǎng)提升。檔案管理信息化建設(shè)使信息資源得到共享，檔案信息不再受時間和地域所限，信息共享便捷性大大提高了檔案管理的工作效率。計算機網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用帶來了信息資源的共享，節(jié)省了大量的人力，讓高校檔案管理工作不再像過去一樣需要很多人力才能完成。如打印檔案無需到庫房查找檔案，只需從網(wǎng)絡(luò)上調(diào)出檔案打印即可，省時省事省力，同時避免了調(diào)檔的遺失或損毀。檔案信息修改補充在網(wǎng)絡(luò)上方便易實現(xiàn)，不像紙質(zhì)檔案很難補充和修改，會極大提升高校檔案管理工作質(zhì)量和效率。

高校檔案管理信息化建設(shè)極大方便檔案信息查詢。傳統(tǒng)的檔案信息查找，要經(jīng)過幾個繁瑣環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都需要較長的時間，有的因目錄編寫查找更費時，效率非常低，而信息化建設(shè)則解決了高校檔案管理工作中的這一問題。傳統(tǒng)的高校檔案管理工作由于是靠人工實現(xiàn)的，很容易出現(xiàn)差錯，工作效率低下和工作質(zhì)量難以保證，影響檔案的管理和利用。高校檔案管理信息化建設(shè)使檔案信息的查詢更加方便，通過搜索查詢，很快便查到，速度快、準確率高，是傳統(tǒng)查找檔案信息無法比擬的，從檔案的收集立卷到檔案的利用每個環(huán)節(jié)，信息化檔案極大提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，更好地保障了檔案的安全，特別是相對于紙質(zhì)檔案安全性較低的特點，電子檔案更能永久保存，可有效避免檔案丟失或損壞造成的信息遺失。

三、高職院校檔案信息化建設(shè)改進措施

信息化時代高職院校檔案建設(shè)要注重檔案的信息化與安全性、檔案信息的管理與共享。為此，要加強檔案信息化軟件硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大檔案的信息資源建設(shè)，建立專業(yè)檔案管理隊伍，全面提升高校檔案管理水平[2]。

（一）提高對檔案信息化建設(shè)的認識

檔案是學校不斷向前發(fā)展的重要見證，是學校的綜合管理水平和工作效率不斷提升的重要條件[3]，高校檔案管理信息化建設(shè)讓高校檔案管理工作高效運行。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出，到2020年，初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。檔案信息化建設(shè)初具規(guī)模，以檔案信息管理系統(tǒng)為支撐，以檔案目錄中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、檔案利用平臺、檔案網(wǎng)站信息發(fā)布為基礎(chǔ)的檔案信息化體系，這對高職院校檔案信息化建設(shè)具有指導(dǎo)意義。為保證高職院校檔案信息化建設(shè)，要強化領(lǐng)導(dǎo)和員工的信息化意識，提高其對檔案信息化建設(shè)的重視程度。

（二）檔案信息化與數(shù)字化校園同步建設(shè)

數(shù)字化校園建設(shè)是一項基礎(chǔ)性的、長期性和經(jīng)常性的工作，同時也是高校人才培養(yǎng)與學校建設(shè)的重要組成部分，各高校相當重視，數(shù)字化校園建設(shè)的主流技術(shù)主要是“3+N+1”的解決方案，來進行數(shù)字化校園建設(shè)，整合業(yè)務(wù)系統(tǒng)、統(tǒng)一校園門戶，這為檔案信息化建設(shè)提供了很好的機會，檔案部門要抓住機遇，設(shè)計規(guī)劃好信息化建設(shè)方案，為領(lǐng)導(dǎo)決策當好參謀，建成包括檔案信息化的真正意義上的數(shù)字化校園。

（三）加大經(jīng)費的投入力度

檔案信息化建設(shè)需經(jīng)費投入作保障，要配備必要的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、硬件、軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及相應(yīng)的輔助設(shè)備，應(yīng)當滿足檔案信息化的管理需要，服務(wù)器和存儲設(shè)備也應(yīng)當滿足當前和未來發(fā)展的需求。

（四）建設(shè)高素質(zhì)人才隊伍

加強高職院校檔案信息化建設(shè)，重點是檔案工作人才隊伍建設(shè)，要做到引培并舉，重視引進懂檔案又熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的專業(yè)人員，同時要重視檔案人員繼續(xù)教育和職業(yè)發(fā)展，鼓勵職業(yè)院校和檔案部門密切合作，加強原有檔案人員教育培訓，加大檔案教育培訓經(jīng)費投入，注重加強對在崗檔案管理人員的知識培訓，使其熟練掌握計算機、信息管理、網(wǎng)絡(luò)等知識和技術(shù)，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)，提升他們現(xiàn)代化的檔案管理水平。同時，需對檔案管理工作人員加強思想政治教育，提升職業(yè)道德素養(yǎng)。

四、結(jié)語

綜上所述，高職院校的檔案管理信息化是檔案工作發(fā)展的必由之路，對于學校建設(shè)具有重要的意義。為實現(xiàn)檔案利用便捷化、檔案管理現(xiàn)代化，應(yīng)當將這一工作作為學校建設(shè)的重要工作之一，與數(shù)字化校園建設(shè)緊密結(jié)合起來，加強檔案信息化建設(shè)隊伍，給予充足的經(jīng)費支持，以實現(xiàn)檔案信息共享程度的提升和利用體系的完善，保障高職院校檔案信息化建設(shè)順利進行。

參考文獻：

[1]宮毅敏，大檔案視角下的高校檔案信息化建設(shè)[J].山西檔案，2017（5）：79-81.

[2]楊旭中，信息化視域下的高校檔案管理創(chuàng)新[J].山西檔案，2018，242（6）：49-51.

[3]傅永珍.高校檔案數(shù)字化管理之優(yōu)勢與弊端[J].檔案學研究，2017（S2）：126-128.

編輯 武生智