電子信息檔案管理在事業單位中的應用研究

周璇 魏婷婷

摘 要 由于近代社會電子信息技術的發展，信息管理技術也得到了大規模的應用，企事業單位檔案庫的歸納與整理是信息管理技術最為常見的應用。本文將關注點放在了信息管理技術在企事業單位的應用及在應用的過程中可能存在的問題，通過對電子信息技術在企事業單位應用過程中存在的問題進行探討研究并提出對策。

關鍵詞 事業單位 檔案管理 信息技術 應用

因為科學技術的發展和社會的進步，企事業單位管理檔案的方式也隨之發生改變，從以前依靠人工整理到現在依靠信息技術來進行管理，機器淘汰人工，傳統的管理機制發生了改變。對比傳統的管理模式，電子信息檔案無疑占據了較大的優勢，憑借其優越性，電子信息檔案得到了推廣和認可。但電子信息管理也存在一定的缺陷，在使用的過程中不可避免的帶來了一定的問題。為了獲得更好的使用效果，我們應當在使用之前進行檢查力求將風險降到最低，而本文的重點就是在企事業單位進行電子信息管理的過程中，針對可能出現的問題進行探討，降低企事業單位在進行信息管理過程中的風險。

一、電子信息技術在事業單位檔案管理中的應用

電子信息技術比較傳統的信息管理技術具有地域及時間上面的優勢，突破了傳統信息管理技術時間、空間上的限制，與傳統信息管理技術相比，電子信息技術所用時間短，工作效率高。電子信息技術在企事業單位信息管理方面的應用有以下幾個方面：一是內容管理，是對檔案內容依據要求進行歸納整理，讓內容更為簡潔而清晰，提高了工作效率。二是管理系統。運用電子信息管理技術來創建管理程序，減少人們在查詢這一方面所花的時間。三是檔案資料的存儲保護，節省了傳統信息管理技術所需要的空間，提高了信息管理技術的科學性和效率。

二、加強檔案管理中電子信息應用的策略

（一）提高規范化水平

俗話說：“無規矩不成方圓。”作為信息管理人員應當提高自己的思想覺悟，自覺遵守工作守則，做到愛崗敬業。要對于文檔整理報以嚴謹的態度，做好文件格式，對于語焉不詳的文檔資料要進行審核并依據真實情況進行修改，即使是電子文檔也要做好工作，防止出現檔案丟失的情況。工作人員也要提高自身的知識儲量，自覺吸收先進的信息管理技術，培養良好的專業素質，提高自己的實踐應用能力和管理技術，保證電子檔案的質量。

（二）提高電子信息技術在檔案管理中的應用水平

電子信息管理技術因為具有快捷和方便的特點，在檔案管理工作方面具有一定的優勢，推動了檔案管理工作朝現代化、智能化發展的步伐，企事業單位要抓住機會，根據現代社會的發展促進電子信息技術與檔案信息管理進行結合，更好地掌握電子信息管理技術的應用方法，檔案管理的工作團隊更應當憑借這個便利，提高團隊的工作效率，減少不必要的時間損耗。

（三）減少或避免出現安全隱患

檔案信息合理的保存是電子信息檔案管理工作較為重要的一部分，只有妥善地對電子檔案進行存檔才能表示檔案管理工作的告一段落。為了減少安全隱患，應該對檔案管理方面進行要求，即規范化、標準化，并提高檔案管理的安全性，如設置安全秘鑰，對于網絡安全性進行評估等，都能在一定程度上提高檔案工作的安全性。

三、電子信息檔案管理風險控制的措施

電子檔案雖然比傳統檔案在空間和時間上占據優勢，但這并不能表明電子信息檔案就是無懈可擊的。現在是信息時代，在網絡上尋找一個人的資料是輕而易舉的，這也代表人們的隱私安全得不到保證，同樣作為電子檔案的安全問題也是不容忽略的。雖然電子檔案在發展過程中起到非常重要的作用，但并不是說就是萬無一失的。在互聯網為基礎的電子檔案管理中想要真正實現電子檔案的保密工作是當下發展不得不面對的一個問題。在信息技術時代，最新的電子檔案管理方式也有弊端，但根據實際狀況來看，電子信息檔案并沒有得到完全的優化，所以相關事業單位在使用電子檔案管理時也應該注意信息的安全性，積極采用一些防范措施，使信息管理更加安全。

（一）積極引進最新技術

由于時代的進步和信息技術的發展，計算機技術正悄無聲息地滲透人們的生活，而計算機的發展速度也已經超乎了人們的預期，在檔案管理引進電子信息管理技術不僅能提高檔案管理的安全性和隱秘性，更重要的是提高了檔案管理的穩定性。電子檔案管理更多的是利用計算機技術，在計算機技術使用的過程中要采取多種工作方法相結合的方式，提高工作效率。為了提高工作的安全程度，需要對工作進行加密，良好的密碼機制是提高工作安全性的一個途徑，而在現代信息易于搜索的今天，對信息進行加密也是網絡時代工作者需要做到的工作。

（二）制訂相應的規章制度

建立健全相應的制度可以保證管理的時效性，推進員工參與制度建設，為企事業單位的發展提出更多的建議。企事業單位加強制度建設不僅僅是節約成本更重要的是提高制度運行的規范化、制度化程度，為電子檔案存儲的完善性貢獻力量，也指明了今后的發展方向，提供了發展思路。

四、結語

企事業單位中的檔案管理屬于管理工作的一部分，所以對于工作人員的要求極高，需要其綜合性較強，能夠熟練運用電子信息技術對檔案歸納整理。在運用電子信息技術管理檔案的同時對于其中的問題應積極改善，有效地保證檔案管理的質量和安全。

（作者單位為內蒙古自治區巴彥淖爾市杭錦后旗房屋產權交易登記中心）

[作者簡介：周璇（1990—），女，內蒙古呼和浩特人，本科，助理館員，從事檔案管理工作，研究方向：檔案管理。魏婷婷（1985—），女，山西太原人，本科，助理館員，從事檔案管理工作，研究方向：檔案管理。]

參考文獻

[1] 于麗.電子信息技術在事業單位檔案管理中的應用[J].民營科技，2017（01）.