電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用研究

周璇 魏婷婷

摘 要 由于近代社會電子信息技術(shù)的發(fā)展，信息管理技術(shù)也得到了大規(guī)模的應(yīng)用，企事業(yè)單位檔案庫的歸納與整理是信息管理技術(shù)最為常見的應(yīng)用。本文將關(guān)注點(diǎn)放在了信息管理技術(shù)在企事業(yè)單位的應(yīng)用及在應(yīng)用的過程中可能存在的問題，通過對電子信息技術(shù)在企事業(yè)單位應(yīng)用過程中存在的問題進(jìn)行探討研究并提出對策。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 信息技術(shù) 應(yīng)用

因?yàn)榭茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展和社會的進(jìn)步，企事業(yè)單位管理檔案的方式也隨之發(fā)生改變，從以前依靠人工整理到現(xiàn)在依靠信息技術(shù)來進(jìn)行管理，機(jī)器淘汰人工，傳統(tǒng)的管理機(jī)制發(fā)生了改變。對比傳統(tǒng)的管理模式，電子信息檔案無疑占據(jù)了較大的優(yōu)勢，憑借其優(yōu)越性，電子信息檔案得到了推廣和認(rèn)可。但電子信息管理也存在一定的缺陷，在使用的過程中不可避免的帶來了一定的問題。為了獲得更好的使用效果，我們應(yīng)當(dāng)在使用之前進(jìn)行檢查力求將風(fēng)險(xiǎn)降到最低，而本文的重點(diǎn)就是在企事業(yè)單位進(jìn)行電子信息管理的過程中，針對可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行探討，降低企事業(yè)單位在進(jìn)行信息管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)。

一、電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

電子信息技術(shù)比較傳統(tǒng)的信息管理技術(shù)具有地域及時(shí)間上面的優(yōu)勢，突破了傳統(tǒng)信息管理技術(shù)時(shí)間、空間上的限制，與傳統(tǒng)信息管理技術(shù)相比，電子信息技術(shù)所用時(shí)間短，工作效率高。電子信息技術(shù)在企事業(yè)單位信息管理方面的應(yīng)用有以下幾個(gè)方面：一是內(nèi)容管理，是對檔案內(nèi)容依據(jù)要求進(jìn)行歸納整理，讓內(nèi)容更為簡潔而清晰，提高了工作效率。二是管理系統(tǒng)。運(yùn)用電子信息管理技術(shù)來創(chuàng)建管理程序，減少人們在查詢這一方面所花的時(shí)間。三是檔案資料的存儲保護(hù)，節(jié)省了傳統(tǒng)信息管理技術(shù)所需要的空間，提高了信息管理技術(shù)的科學(xué)性和效率。

二、加強(qiáng)檔案管理中電子信息應(yīng)用的策略

（一）提高規(guī)范化水平

俗話說：“無規(guī)矩不成方圓。”作為信息管理人員應(yīng)當(dāng)提高自己的思想覺悟，自覺遵守工作守則，做到愛崗敬業(yè)。要對于文檔整理報(bào)以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，做好文件格式，對于語焉不詳?shù)奈臋n資料要進(jìn)行審核并依據(jù)真實(shí)情況進(jìn)行修改，即使是電子文檔也要做好工作，防止出現(xiàn)檔案丟失的情況。工作人員也要提高自身的知識儲量，自覺吸收先進(jìn)的信息管理技術(shù)，培養(yǎng)良好的專業(yè)素質(zhì)，提高自己的實(shí)踐應(yīng)用能力和管理技術(shù)，保證電子檔案的質(zhì)量。

（二）提高電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用水平

電子信息管理技術(shù)因?yàn)榫哂锌旖莺头奖愕奶攸c(diǎn)，在檔案管理工作方面具有一定的優(yōu)勢，推動了檔案管理工作朝現(xiàn)代化、智能化發(fā)展的步伐，企事業(yè)單位要抓住機(jī)會，根據(jù)現(xiàn)代社會的發(fā)展促進(jìn)電子信息技術(shù)與檔案信息管理進(jìn)行結(jié)合，更好地掌握電子信息管理技術(shù)的應(yīng)用方法，檔案管理的工作團(tuán)隊(duì)更應(yīng)當(dāng)憑借這個(gè)便利，提高團(tuán)隊(duì)的工作效率，減少不必要的時(shí)間損耗。

（三）減少或避免出現(xiàn)安全隱患

檔案信息合理的保存是電子信息檔案管理工作較為重要的一部分，只有妥善地對電子檔案進(jìn)行存檔才能表示檔案管理工作的告一段落。為了減少安全隱患，應(yīng)該對檔案管理方面進(jìn)行要求，即規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并提高檔案管理的安全性，如設(shè)置安全秘鑰，對于網(wǎng)絡(luò)安全性進(jìn)行評估等，都能在一定程度上提高檔案工作的安全性。

三、電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制的措施

電子檔案雖然比傳統(tǒng)檔案在空間和時(shí)間上占據(jù)優(yōu)勢，但這并不能表明電子信息檔案就是無懈可擊的。現(xiàn)在是信息時(shí)代，在網(wǎng)絡(luò)上尋找一個(gè)人的資料是輕而易舉的，這也代表人們的隱私安全得不到保證，同樣作為電子檔案的安全問題也是不容忽略的。雖然電子檔案在發(fā)展過程中起到非常重要的作用，但并不是說就是萬無一失的。在互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的電子檔案管理中想要真正實(shí)現(xiàn)電子檔案的保密工作是當(dāng)下發(fā)展不得不面對的一個(gè)問題。在信息技術(shù)時(shí)代，最新的電子檔案管理方式也有弊端，但根據(jù)實(shí)際狀況來看，電子信息檔案并沒有得到完全的優(yōu)化，所以相關(guān)事業(yè)單位在使用電子檔案管理時(shí)也應(yīng)該注意信息的安全性，積極采用一些防范措施，使信息管理更加安全。

（一）積極引進(jìn)最新技術(shù)

由于時(shí)代的進(jìn)步和信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)正悄無聲息地滲透人們的生活，而計(jì)算機(jī)的發(fā)展速度也已經(jīng)超乎了人們的預(yù)期，在檔案管理引進(jìn)電子信息管理技術(shù)不僅能提高檔案管理的安全性和隱秘性，更重要的是提高了檔案管理的穩(wěn)定性。電子檔案管理更多的是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在計(jì)算機(jī)技術(shù)使用的過程中要采取多種工作方法相結(jié)合的方式，提高工作效率。為了提高工作的安全程度，需要對工作進(jìn)行加密，良好的密碼機(jī)制是提高工作安全性的一個(gè)途徑，而在現(xiàn)代信息易于搜索的今天，對信息進(jìn)行加密也是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代工作者需要做到的工作。

（二）制訂相應(yīng)的規(guī)章制度

建立健全相應(yīng)的制度可以保證管理的時(shí)效性，推進(jìn)員工參與制度建設(shè)，為企事業(yè)單位的發(fā)展提出更多的建議。企事業(yè)單位加強(qiáng)制度建設(shè)不僅僅是節(jié)約成本更重要的是提高制度運(yùn)行的規(guī)范化、制度化程度，為電子檔案存儲的完善性貢獻(xiàn)力量，也指明了今后的發(fā)展方向，提供了發(fā)展思路。

四、結(jié)語

企事業(yè)單位中的檔案管理屬于管理工作的一部分，所以對于工作人員的要求極高，需要其綜合性較強(qiáng)，能夠熟練運(yùn)用電子信息技術(shù)對檔案歸納整理。在運(yùn)用電子信息技術(shù)管理檔案的同時(shí)對于其中的問題應(yīng)積極改善，有效地保證檔案管理的質(zhì)量和安全。

（作者單位為內(nèi)蒙古自治區(qū)巴彥淖爾市杭錦后旗房屋產(chǎn)權(quán)交易登記中心）

[作者簡介：周璇（1990—），女，內(nèi)蒙古呼和浩特人，本科，助理館員，從事檔案管理工作，研究方向：檔案管理。魏婷婷（1985—），女，山西太原人，本科，助理館員，從事檔案管理工作，研究方向：檔案管理。]

參考文獻(xiàn)

[1] 于麗.電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].民營科技，2017（01）.