國有企業人事檔案管理工作的要求分析

韓良麗

摘 要 國有企業作為具有人事檔案接收權的單位，保管著記錄了內部員工的全部教育經歷、從事各種工作以及參與活動的不同形式的歷史記錄。檔案不僅是個人一生的重要憑證，還是企業處理問題、維護權益的重要依據。對于具有人事檔案接收權的國有企業，檔案的管理工作是重中之重。國有企業如何做好人事檔案的管理工作，值得我們深入思考。

關鍵詞 國有企業 人事檔案 管理工作

國有企業作為國家出資、隸屬中央管理的獨立企業，具有很大的獨立性和自主權，對于人事檔案的管理有內部規定及制度。檔案管理工作作為企業管理基礎工作的重要組成部分，是維護企業自身的經濟利益、合法權益以及歷史真實面貌的重要工作。在檔案管理工作中要注意以下幾點：

一、提高檔案管理人員的專業能力

國有企業由于員工眾多，檔案管理的任務也十分艱巨。為了提高檔案管理工作的效率，就要提高檔案管理人員的專業能力，在檔案管理人員的選拔上要把好關。由于檔案使用率不高，檔案管理崗位配備的人員也較少，這些人員的基本工作就是要做好檔案信息的分類整理、檔案信息的反饋、檔案鑒定以及保管工作。雖然檔案管理工作比較簡單，但是細節煩瑣，因此對檔案管理人員要做好培訓工作。檔案工作人員需要明確檔案歸檔的范圍，例如：國有企業人事檔案的歸檔范圍主要包括職工個人管理形成的文件材料，以及這些材料的電子文件、聲像檔案、照片文件等。管理人員要根據檔案資料的不同介質將其分類歸檔。其次，檔案管理人員要學習檔案分類整理方法。近年來，國家對檔案管理工作進行了一些調整。例如：第一，取消原有案卷，用“件”代替“卷”，裝訂過程中以“件”為單位，使用統一的規定。第二，裝訂的順序有3種，包括結合具體的時間排列、按照共同屬性排列、按照保管的時間排列。第三就是用案盒代替以前的案卷，這樣方便人事檔案的查找和保密。最后的環節就是要注意填寫檔案案盒的事項。檔案案盒主要包括歸檔文件目錄、備考表、案盒封面以及盒脊。諸如此類的專業知識都需要檔案管理人員學習、掌握。不僅如此，檔案管理人員還需要認真學習《國有企業文件材料歸檔辦法》，在具備一般企業的檔案管理知識之外，還要按照國有企業特有的要求開展檔案管理工作。例如：在《國有企業文件材料歸檔辦法》的總則中就明確提出了對檔案管理人員的要求，即管理人員要保證文件材料的齊全、完整、準確和系統;管理人員要按照要求及時處理檔案;管理人員如果不按照企業規定的辦法開展檔案管理工作，應該追究當事人和相關部門的責任。只有掌握專業的檔案管理知識的檔案管理人員才能做好檔案管理工作，做到科學歸檔。

二、建立計算機輔助管理系統

信息和電子行業的發展，使電子檔案為檔案管理工作人員減輕了很多壓力。檔案的數字化以及電子化是檔案管理工作的重要助力，國有企業的人事檔案管理工作也應該引入電子檔案服務板塊，充分發揮電子檔案的優勢，使檔案工作更好地為國有企業的發展服務。將企業內部員工的信息文件、照片制成電子文件包進行歸檔，歸檔的方式也與紙質檔案歸有所不同。例如：電子文件歸檔可以采用邏輯歸檔的方式，國有企業檔案部門在網絡上接收、控制、管理電子檔案文件，通過邏輯歸檔的方式，保持存儲格式與物理存儲位置不變。在利用電子檔案文件時，注意不要修改和刪除。除此之外，還可以采用物理歸檔的方式。所謂物理歸檔就是將電腦上的電子檔案文件統一傳輸到獨立的或者可以脫離計算機保存的云網絡載體上，統一保管在國有企業的檔案部門。此方法的好處在于可以實現檔案集中統一的管理，保證檔案不會殘缺。為了防止電子檔案文件因為系統或者網絡的原因丟失，還可以采用“雙套制”的歸檔方式，既要做到物理歸檔，也要具有紙質檔案的備份。在這里要注意并非是將所有的人事檔案都備份，只針對人事檔案中具有法律憑證的部分，并且需要確保其安全、秘密和真實性，進行雙重備份。還需要注意歸檔時間，并不是所有的檔案都是可以慢慢整理的。從檔案的收集、檔案的分類、檔案的鑒定以及到檔案放入案盒，整體流程下來不能超過3個月。特別是電子檔案文件歸檔，分為實時歸檔和定期歸檔兩個時間節點。實時歸檔就是將完成好的電子檔案文件及時歸檔，不要有太長的時間間隔，以免發生數據丟失等意外。定期歸檔就是要按照日期歸檔。例如：國有企業對文件的歸檔工作提出了內部要求，要求指出，人事文件材料需要在新員工辦理入職事項完畢后及時歸檔，企業內部員工外出參加上級安排的公務活動產生的文件材料應該在公務活動結束后及時歸檔。電子文件按照邏輯歸檔方式進行歸檔工作，物理歸檔與紙質歸檔的時間應該保持一致。不僅如此，還規定了企業內部機構變動、職工的工作崗位調動、離職之前留在相關部門或者個人手中的文件材料，都應該隨時完成歸檔工作。在完成電子檔案文件以及紙質文件的歸檔工作后，交接的雙方必須認真核對移交的清冊，并按照規定簽字，移交的清冊保證雙方各留一份，以備日后查看。

三、保證人事檔案內容真實有效，及時更新

建立人事檔案制度的目的就是方便人才的管理和開發。要利用這些檔案分配、調整、提升員工的工作崗位，就必須保證這些檔案內容的真實有效，保證檔案管理的動態化發展。檔案是職員職業生涯的晴雨表。尤其是在國企單位，國企是國家經濟發展的命脈，人事調動和人員調整升遷等問題關乎企業效益前途的發展，需要引起十足的重視。每個員工在就職期間的成就、工作內容、所做貢獻、所犯錯誤都要如實地記錄下來，及時錄入更新，在原始電子文檔中注明修改信息。這樣做，一來有利于更好地配置人力資源，合理分配工作;二來如實記錄員工信息，便于在員工升遷轉崗時做好交接工作，保證員工的個人發展。

檔案是記錄一個人發展經歷、工作績效、是否有違法亂紀行為的重要文件，對于一個人的發展來說至關重要，這其中不可避免地就會出現檔案造假、故意美化信息等問題。針對這些弄虛作假的情況，企業要采取一定的懲罰措施，以儆效尤。例如：人事檔案在定期添加信息時，員工呈報上來的信息必須經過審查組的嚴格審查，尤其嚴篩獎項、證書等信息，保證這些信息的內容符合國家要求，可以記入個人檔案。如若發現資歷造假、謊報信息等情況，應依據情節嚴重程度給予其處分，并記入檔案，這也會對其日后的升遷和工作產生一定影響。

檔案管理人員要對檔案信息做到保密管理，不能隨意允許他人借閱查看。在錄入信息時，務必仔細檢查，督察組定期抽查審核，避免錄入錯誤信息和泄露信息。檔案管理越來越多地依靠信息技術和計算機數據庫來保存整理，這就要求企業引進一批計算機維護管理人員，定期升級數據庫的防火墻，提升保密性能，防止人員檔案泄露、被不法分子利用。

創新檔案管理模式。國有企業歷史悠久，各個部門的工作方式承襲傳統，在檔案管理模式上有待創新。填寫檔案內容時，流于形式、內容甄別不嚴謹等現象時有發生。所以檔案管理模式需要改革，將分散式管理模式改為板塊式管理。不同小組人員負責不同工種、不同科室人員的檔案，不同人員審核不同內容的檔案，審核、批閱提交檔案的格式、側重內容，保證檔案格式、內容無誤;定期收集檔案材料，專人負責不同科室;設立督察組，審核檔案管理工作，定期抽檢提交上來的檔案質量;部門內也需要有競爭、有壓力，這樣才能促進檔案管理科室更好地發展。

四、建立系統的人事檔案歸類體系，完備檔案內容

人事檔案在格式上大同小異，但是由于企業內不同的人事部門負責的職責不同，在檔案內容管理上的側重點也需要有所不同。不同工作類別的職員在工作性質、職業素養要求、工作規章制度、獎懲體制上都有不同，那么在記錄人事檔案時，由于字數和文件大小限制，記錄重點應該根據工作特點做出調整。

例如：技術人員的人事檔案內容應該側重于記錄其在技術創新上的發展和工作中應用技術作出的重大突破貢獻;文職人員在檔案內容中應該側重于其辦事能力和社會誠信度的記錄;官員的人事檔案內容中應該側重記錄其在崗期間企業效益的變化和其下發政策對企業的影響，綜合衡量。此外，人事檔案信息內容需要有明確的分類，比如獎項分類、績效分類、創新技術分類，在人事調動時便于查閱檢索信息。個性化、動態化的檔案內容有利于增進對員工的了解，履歷一目了然，能夠幫助快速找出最適合崗位的人才。同時，信息內容分類也便于錄入信息。

個人信息也是需要分類保存的，其中包括可查閱信息和保密信息。員工的個人履歷和檔案內容必須保密，但是其基本信息例如姓名、電話、工作崗位，這些內容可以放入可允許查看的范圍。人事檔案歸類體系在現階段的企業檔案管理工作中并不完善，有待企業改進。

隨著社會經濟的發展，人才不斷增加，國企內人員流動性也不斷增強，人才引入和調動已成為企業常態。因此，人事檔案管理部門的工作量急劇增加，既要保證客觀公正地記錄檔案內容，也要保證材料交接和對接不出問題。因此檔案的分類、歸類工作必須做好，保證檔案內容的完整和信息種類齊全。在人員流動性不斷增強的情況下，有條理的分類更有助于檔案的保存管理。

五、增強檔案管理的服務意識，積極提供各項服務

檔案管理在企業中是輔助性工作，人事檔案管理部門要幫助企業發現人才、選用人才、留下人才、培育人才。人事檔案管理部門要樹立為企業服務的意識，日常中要加強檔案工作的管理，在企業需要進行人事調整和改革時及時提供相關資料，給出建設性意見，而不是等其他部門來主動詢問索要資料。

近年來國企頻繁做出改革調整，合并或者拆解部門，需要人才的同時也要裁撤冗員。這時，人事檔案在企業結構調整中的作用就會凸顯出來，幫助企業根據每個崗位的工作需求和特點分配專業人員，充分發揮職員的特長，保證各部門各方面工作的有序進行，更好地配合協調發展，這就是人事檔案管理部門存在的意義。

同時，檔案管理部門對人才的培養和發展也有激勵促進作用。檔案管理部門為職員的調整晉升提供幫助，在企業人事調動中發揮了巨大的作用，使職員在工作中更加努力，爭取在人事檔案中留下濃墨重彩的一筆。人事檔案管理服務于人力資源。無論在何種企業，人力資源的良好利用都是企業發展進步的長足動力。在其位謀其職，檔案管理部門在人才至上的今天將發揮更加重要的作用。由于檔案管理在企業中占據了重要地位，檔案管理人員必須改正以往“掛閑職、不重要”的態度，致力于服務企業人力資源配置調整。

檔案管理部門要有擔當意識，鞏固人事檔案分配調整人才的工作成果。人事檔案記錄了國企內所有職員的各項基本信息，是選拔任用和管理監督職員的重要依據，是企業后續發展進步的重要支撐。檔案管理人員應全面總結人事檔案管理中的優秀做法、工作經驗，系統梳理形成檔案管理的新制度、硬規范，建立健全檔案管理工作的長效機制，認真落實檔案管理的責任。

國有企業在長期發展過程中對人事檔案的接收管理已經形成自己的運作模式，并且做出了一定的成績。雖然目前的人事檔案管理還存在一些問題，但是隨著日后的發展，人事檔案的管理工作一定會做得更加到位。檔案的管理不僅僅只是一個部門的工作，要想做好檔案工作就需要全體部門的全力配合。人事檔案作為員工日后的人才培養、職務晉升、干部選聘以及退休后的養老保障等方面的重要依據，更需要企業內部做好檔案管理工作。

（作者單位為中電建成都建設投資有限公司）

參考文獻

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