基于科學構建規范化政府采購檔案管理工作分析

王蓓蓓

摘要：城市化進程的加快帶來了大量的項目工程，政府采購作為有效提高財政資金管理新的招標形式被市場所熱捧。政府檔案管理工作作為采購工作的全程記錄者，是保障采購合法合規的重要基礎，因此基于科學構建規范化政府采購檔案管理工作顯得十分必要。本文從政府采購檔案管理工作的定義出發，研究當前我國政府采購檔案管理工作的現狀，探討更加實際可行的政府采購檔案管理工作改革的措施，從而加快和優化政府采購規范化進程，打造更加現代化宜居的城市環境。

關鍵詞：政府采購 ? 科學 ? 檔案管理 ? 規范化

政府采購工作是一項復雜的系統工程涉及到制度、管理與規范的優化與創新，是財政支出管理的重要內容。近年來為了提高財政資金使用效益，政府頒布了一系列的政策法規，以期從源頭上遏制貪污腐敗現象，打造更加透明、公正的環境。但是在實際的調研中，制度與現實脫離的情況普遍存在，一些地區和部門在政府采購工作中依然存在體制不健全，采購管理人員不規范和采購程序不夠科學嚴謹的情況。政府采購檔案管理工作作為我國政府強化管理、提高采購管理規范化的重要工作內容，通過詳細的記錄、整理歸檔，可以為下一步統計分析向監管部門提供數據內容提供保障，同時進一步強化政府采購檔案管理工作還能夠推進陽光政府工程，樹立良好的政府形象。

一、政府采購檔案管理工作的內涵及意義

政府采購檔案，是指我國政府采購的采購人、采購監管部門、采購代理機構及相關工作人員在政府采購活動之中的記錄，可以說是體現采購程序、采購流程、維護采購權益的記錄材料，這份記錄材料包含了文字、圖片、圖表以及多媒體等不同載體的重要數據材料。同時在《中華人民共和國政府采購法》中也對采購檔案的管理工作提出了要求：“采購文件應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年[1]。”由此可見政策采購檔案管理工作是一項在特殊時間區間內收集、整理保管檢索和統計的活動。政府采購是一個龐大系統的工程需要調動各方面的力量，全方位多角度的完整的記載整個流程的活動有利于經驗的提取，為后續采購工作開展提供科學有效的參考依據，同時規范科學的政府采購檔案記錄工作還能夠為下一步分析和制定相關法律條例，進一步深入優化政府采購工作帶來重要意義。

二、我國政府采購檔案管理現狀

我國政府采購檔案管理工作雖然已經開展有一段時間，但由于人員、環境以及管理方法等方面的問題，從現階段的發展來看還存在人員素質不高、整體管理工作與現實脫節，采購制度不健全等現象，這些問題都給政府采購的規范性帶來了一定影響。

（一）領導對采購檔案管理工作重視程度不夠

在現實的調研中我們看到，政府采購檔案管理工作在一些單位并未得到應有的重視，特別是領導層只注重結果，輕管理，認為檔案管理工作可有可無，導致檔案管理工作人員的主動意識不強，缺乏創新性又沒有系統的學習規劃[1]。此外一些檔案管理人員工作不夠到位，有時會出現質疑材料和光盤等不在一起歸檔的問題，阻礙了下一步采購檔案監督和評價工作正常進行。

（二）政府采購檔案管理工作制度不完善

任何工作都需要一定的行為準則和制度規范，政府采購檔案管理工作制度的制定多數存在走形式的現象，照搬照抄的現象隨處可見，并且在采購檔案的記錄過程中，未建立應有的監督機制，經常存在不按標準記錄，為后續工作的開展帶來了混亂的情況缺乏指導實踐的現實意義。

（三）檔案管理工作的保密性差

政府采購檔案管理工作可以說具有一定的保密性，例如評標結束歸檔中的文件資料具有向監督管理部門提供依據的重要作用，一但泄密都會出現無法控制的后果。現實中從事檔案管理的工作人員大多數并未參加保密培訓，對應有的保密內容和規范行為不了解，造成了一些項目在開標、評標階段的事故和問題。

（四）檔案管理工作未能與時俱進缺乏信息化支撐

目前檔案管理工作中人工查詢以及收集占用了大量的時間，不但存在資料整理混亂，查詢效率低的現象，這都是信息化水平低的原因造成的。隨著互聯網時代的帶來，政府采購檔案也需采用電子化的檔案保存方式，可以引入數字信息系統及其他現代化電子設備，通過電子檔案的錄入讓系統發揮作用，建立檔案數據庫便于查詢和索引，共享資源降低人員成本，提高檔案管理工作效率[3]。

（五）經費不足硬件設施落后

雖然國家對政府采購檔案管理工作資源建設提出了明確要求，但是具體到地方由于領導重視程度和經費未能獨立劃分等問題，導致采購檔案管理的硬件設施落后，存在大面積庫存空間嚴重不足，甚至沒有專門設置的檔案管理存放室，檔案保存存在很大隱患，影響了今后檔案管理工作的正常進行。

三、基于科學構建規范化政府采購檔案管理工作措施

基于以上的問題，為了讓政府采購檔案工作能夠完整記錄采購所需的過程，構建更加合理規范的政策體系，需要對現狀進行改革和優化，充分發揮科學性的積極作用，對制度、儲存方式以及人員管理方面等諸多不完善、不規范的地方進行整改，創新組織形式有效推進政府采購檔案管理工作的規范化。

（一）從頂層增強檔案管理工作的重視程度

在實際的工作中，要加強對檔案管理工作的宣傳作用，提高政府采購檔案管理工作的意識和觀念，按照理論和實際相結合的原則，從上到下加強重視程度讓檔案管理工作深入人心，并對相關的法律法規做好宣講和指導，讓大家不再浮于表面，有更加深層次的認識和理解，從而更好的與實際相結合指導實踐。

（二）建立健全相關制度，構建更加科學的管理體系

在全面學習《檔案法》、《政府采購法》等相關法律法規的基礎上，相關部門要盡快針對現實中的檔案管理工作的資料收集、分類、歸檔、保存等方面，根據《政府采購法》中的要求，制定包括歸檔范圍、收集管理等方面建立更加完善的管理制度，方便將工作細化后的工作內容納入到檔案工作的工作流程中，實行明確的崗位責任制，針對各個環節制定標準和所要求的工作內容，引入網格化管理內容，分格到人，運用信息化手段形成覆蓋全流程的網格化管理體系。

（三）加強專業人才隊伍，提升個人素質

加強構建更加規范化的政府采購檔案管理工作，還需要做好檔案管理人員的素質提升工作。如定期召開檔案管理人員的知識培訓，可以從內部培訓開始，中間穿插行業學者的現場或網絡授課，通過調研走訪、業務交流會的舉辦讓知識內化于心，提升檔案管理人員拓展眼界，從而加強檔案管理人員的綜合素質水平，為政府采購檔案管理人員提供專業化的人才保障，進一步提升檔案管理人員的工作積極性，確保采購檔案管理人員能夠熟知自己的工作內容，熟練操作發揮主觀能動性掌握更加高效快捷的技能[4]。

（四）增加資產投入，提高信息化水平

針對普遍政府采購檔案管理硬件設備落后的情況，按照要求配備相應的設備，并做好前期規劃將經費保障獨立出來。同時，面對突飛猛進的網絡時代，傳統的管理模式都需要優化升級逐步向數字化方向發展建立信息化管理平臺，對每筆支出規劃做好預算，并利用大數據、云計算等高新技術實現數據共享、調用和協作。

（五）強化監督實現績效考評體系

在保障政府采購檔案管理工作正常運行規范化的基礎上，還要根據檔案管理工作制定合理的考評體系，對工作內容以及工作量進行考核打分，定期開展內部評審加強檔案管理工作的監督體系，對暴露出來的違規問題要做到公示和處罰，讓更多的人引以為戒，促進檔案管理工作的嚴肅性。

四、結語

綜上所述，政府采購檔案管理工作是政府采購中不可或缺的一部分，應該高度重視此項工作。面對目前雜亂的采購市場環境，如何加強監管力度切實履行部門職責，強化政府采購全過程的監督管理工作，對一些違法違規行為說不是政府部門不斷研究的方向。只有加強檔案管理工作通過科學化的構建，完善政府采購檔案管理工作的相關制度，加強配備專業的人員，提升相關工作人員的個人素質和保密性，才能不斷提高檔案管理工作的安全性合理性，在創新工作思路和方法上提升檔案管理工作水平，打造公開透明的現代化工作體系。

參考文獻：

[1]曲剛.關于政府采購檔案管理若干問題的思考[J].辦公室業務，2014，（21）.

[2]顧惠岳.加強政府采購文件檔案的管理[J].中國政府采購，2003，（05）：75-76.

[3]張維敏.如何建設規范化的政府采購檔案管理工作[J].工程技術，2016，（12）.

[4]尹艷，淺析政府采購檔案管理工作中存在的問題及對策[J].科技信息，2014，（14）.

（作者單位：遼寧廣播電視大學）