淺談業(yè)財融合在藥品行業(yè)中的實施

摘 要：伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和電子商務(wù)的蓬勃發(fā)展，藥品行業(yè)迎來了諸多的發(fā)展機(jī)遇，與此同時，也面臨著殘酷的市場競爭和巨大的行業(yè)革新挑戰(zhàn)。在確保藥品質(zhì)量安全的基礎(chǔ)上如何提高企業(yè)生產(chǎn)管理效率是每家藥品企業(yè)面對的共同難題。業(yè)財融合的企業(yè)管理思想正是解決這一難題的關(guān)鍵之處。而ERP系統(tǒng)的實施則為業(yè)財流程融合帶來了技術(shù)平臺的支撐。本文將主要介紹藥品行業(yè)的業(yè)財融合實施策略以及完善實施的建議。

關(guān)鍵詞：業(yè)財融合；ERP系統(tǒng)；藥品行業(yè)

一、研究背景以及意義

2016年10月26日，工業(yè)和信息化部印發(fā)了《醫(yī)藥工業(yè)發(fā)展規(guī)劃指南》。該指南提出了在產(chǎn)品質(zhì)量、智能制造、供應(yīng)保障、組織結(jié)構(gòu)等方面的主要目標(biāo)。其中，要努力做到醫(yī)藥生產(chǎn)過程自動化、信息化，提高藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)藥品質(zhì)量安全保障。去年，長春長生問題疫苗事件的曝光，讓我們了解到藥品行業(yè)的生產(chǎn)管理混亂，藥業(yè)公司之間的競爭壓力極大。

要想在激烈的市場環(huán)境中將企業(yè)做大做強(qiáng)，就要建立強(qiáng)大的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)的業(yè)財融合，優(yōu)化提高生產(chǎn)管理效率。ERP系統(tǒng)符合藥品行業(yè)的管理訴求，實現(xiàn)業(yè)財流程的無縫對接。業(yè)財融合的實施有助于企業(yè)進(jìn)行全程全方位實時監(jiān)管、提高藥品生產(chǎn)質(zhì)量和信息響應(yīng)速度以及信息準(zhǔn)確性、降低人力物力成本、提升企業(yè)核心競爭力。

二、相關(guān)概念

業(yè)財融合是通過業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門有效協(xié)作，實現(xiàn)資源與信息的融會貫通，確保企業(yè)經(jīng)營管理決策信息全面準(zhǔn)確，有效支撐經(jīng)營決策的合理性，共同為企業(yè)創(chuàng)造更優(yōu)的價值。業(yè)財一體化又稱業(yè)財融合，就是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、財務(wù)流程、管理流程有機(jī)的結(jié)合起來，其實現(xiàn)基礎(chǔ)就是ERP系統(tǒng)的應(yīng)用。

ERP（Enterprise Resource Planning）是實際上可以說是一種供應(yīng)鏈管理思想。它是利用軟件的技術(shù)使得某個企業(yè)的物流、信息流以及資金流產(chǎn)生緊密的結(jié)合狀態(tài)，實現(xiàn)這個企業(yè)的內(nèi)部和外部的各種相關(guān)的資源的整合甚至共享，改變在傳統(tǒng)企業(yè)管理模式下，常見的對企業(yè)產(chǎn)生不良影響的信息孤島狀態(tài)。然后將信息集成的成果范圍延伸至這個企業(yè)的上下游對象，有效利用整個供應(yīng)鏈的資源。

三、業(yè)財融合在藥業(yè)公司的實施現(xiàn)狀

市場上存在著高端信息管理系統(tǒng)、醫(yī)藥購存銷信息管理系統(tǒng)、藥品GSP（good supply practice of drug，藥品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范）認(rèn)證信息管理系統(tǒng)等適用于醫(yī)藥行業(yè)的信息管理系統(tǒng)。在軟件的實際應(yīng)用中，藥業(yè)公司的基本業(yè)務(wù)活動可以通過這些企業(yè)信息系統(tǒng)實現(xiàn)。藥品行業(yè)系統(tǒng)軟件種類層出不窮，但是在醫(yī)藥的質(zhì)量安全管理方面還存在著缺陷。無法真正做到將藥品GSP質(zhì)量管理融入到ERP系統(tǒng)軟件中去，缺少對于各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的質(zhì)量把控，ERP系統(tǒng)對于質(zhì)量不合格的藥品無法下達(dá)對應(yīng)的系統(tǒng)指令，其使用權(quán)限設(shè)置上也存在不合理之處。

四、業(yè)財融合在藥品行業(yè)的實施策略

（1）采購模塊的實施

采購業(yè)務(wù)是藥業(yè)公司和其上游供貨商之間溝通的媒介。采購部門引進(jìn)的藥物質(zhì)量和價格是制約企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵因素，由此可見，采購模塊應(yīng)當(dāng)對供應(yīng)商的資質(zhì)和藥物質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把控，在供貨商的選擇上慎之又慎。供應(yīng)商管理中藥業(yè)公司應(yīng)當(dāng)進(jìn)行資質(zhì)審查，藥物信息管理等，加強(qiáng)醫(yī)藥質(zhì)量安全防范。設(shè)置供應(yīng)商檔案，便于二次交易和全程監(jiān)管。除了記錄基礎(chǔ)信息外，為了更加透徹的了解上游企業(yè)，應(yīng)當(dāng)通過歷史交易記錄和外界市場信息對所采購藥物和供貨方進(jìn)行客觀統(tǒng)計評價，包括質(zhì)量等級、破損率以及供應(yīng)商的信用狀況、履約情況等。企業(yè)還應(yīng)設(shè)置預(yù)警提示資質(zhì)證明即將過期的供貨方和自動標(biāo)記資質(zhì)過期的供應(yīng)商，對于未及時補(bǔ)辦資格證明的供貨方在系統(tǒng)內(nèi)部即刻剔除。在采購?fù)藫Q貨的管理中，應(yīng)于收到物資后，指定相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行產(chǎn)品質(zhì)量驗收。當(dāng)采購訂單和發(fā)票不一致時，系統(tǒng)自動報警不予接收，拒絕入庫，驗收人員應(yīng)當(dāng)將驗收情況和退貨原因記錄在系統(tǒng)中。當(dāng)采購產(chǎn)品發(fā)生質(zhì)量不合格或破損時，系統(tǒng)應(yīng)該通過對接端口向供貨方發(fā)生退貨請求。

（2）庫存模塊的實施

庫存?zhèn)}儲業(yè)務(wù)是藥品行業(yè)采購業(yè)務(wù)和銷售業(yè)務(wù)中必不可少的環(huán)節(jié)，倉儲系統(tǒng)擔(dān)負(fù)著藥品物資存儲質(zhì)量安全的重大職責(zé)。在一個企業(yè)進(jìn)行收貨的流程管理的時候，依照自身的采購系統(tǒng)導(dǎo)入的采購信息的準(zhǔn)確程度是關(guān)鍵的一環(huán)。庫存系統(tǒng)會參照在這種流程下產(chǎn)生的信息，對所有該環(huán)節(jié)送來的物資進(jìn)行質(zhì)量驗收。這個環(huán)節(jié)極為重要，企業(yè)應(yīng)在系統(tǒng)中設(shè)置控制點。而對于可以入庫的物資，庫存系統(tǒng)及時生成采購入庫單傳至財務(wù)系統(tǒng)。與此同時，通過上游企業(yè)的端口對接，將獲得的產(chǎn)品信息并載入系統(tǒng)中，利用電子條形碼技術(shù)，將存儲信息的標(biāo)簽貼在物資包裝上，便于隨時檢測物資質(zhì)量信息。對于不合格的物資應(yīng)當(dāng)生成拒收單據(jù)，注明理由。倉庫管理中，對存放的物資進(jìn)行貨位監(jiān)控、入出庫流程監(jiān)管和存儲條件監(jiān)督，并且定期對庫存商品進(jìn)行盤點，記錄相應(yīng)盤盈盤虧結(jié)果以及原因，并傳入財務(wù)系統(tǒng)。在發(fā)貨管理中，應(yīng)該根據(jù)藥品特性來選擇相應(yīng)的配送方式，以確保其質(zhì)量安全。科學(xué)妥當(dāng)處理有問題的藥品，不能以爛充好。所有的處理都應(yīng)做到在系統(tǒng)中有跡可循。

（3）銷售模塊的實施

眾所周知，間接渠道是藥品分銷的主要類型。因此，延長了藥品流通的時間，也使得藥業(yè)公司難以直接面對接觸消費者，無法及時提供周到全面的售后服務(wù)。這就需要企業(yè)在系統(tǒng)中建立完備的客戶檔案，儲存下游客戶的基本信息、信用狀況、折扣等級、售后服務(wù)并且定期進(jìn)行藥品銷售情況的反饋溝通。除此之外，還要實時自動更新下游企業(yè)的信用評級和交易情況，便于企業(yè)方規(guī)范化的統(tǒng)計管理。在銷售環(huán)節(jié)，如果存在退換貨的行為，也應(yīng)及時編制退貨申請，注明緣由，按照流程移交藥品。

（4）財務(wù)模塊的實施

在業(yè)財融合的背景下，業(yè)務(wù)事件驅(qū)動財務(wù)。財務(wù)模塊用會計語言記錄了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營的全過程，和上述介紹的采購模塊、庫存模塊、銷售模塊有著密不可分的聯(lián)系。在財務(wù)系統(tǒng)中，人為更改會計科目的有關(guān)數(shù)據(jù)難度加大，因為此時是無法直接簡單用手工來編制一些會計科目的記賬憑證。這就一定程度上可以保障數(shù)據(jù)的及時性以及準(zhǔn)確性。藥物采購入庫時產(chǎn)生物料憑證，顯示其庫存狀態(tài)。在庫存模塊中，存貨定期盤點結(jié)束之后的盤盈盤虧差異也會觸發(fā)系統(tǒng)自動產(chǎn)生相應(yīng)的記賬憑證。

五、完善實施的建議

（1）成立ERP實施項目組，積極配合實施工作

為了確保企業(yè)順利高效的成功運(yùn)行ERP系統(tǒng)，藥業(yè)公司應(yīng)當(dāng)從企業(yè)內(nèi)部科學(xué)抽調(diào)管理人員和技術(shù)人員等職工，構(gòu)成企業(yè)內(nèi)部項目組人員。企業(yè)人員應(yīng)該具有配合實施的主動性和積極性。項目組人員應(yīng)及時響應(yīng)實施顧問的號召，對于任何有疑惑的地方都要大膽詢問，不能糊弄過關(guān)。企業(yè)方各成員思考問題要根植于公司，不能拘泥于自己的一方天地。通過項目的實施，企業(yè)方將藥業(yè)公司的醫(yī)藥業(yè)務(wù)流程、藥品信息、質(zhì)量檢測、倉儲信息等等告知實施方，共同完成個性化的ERP系統(tǒng)。

（2）組織企業(yè)員工培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)財融合管理思想

應(yīng)用ERP軟件，要求企業(yè)整體貫徹業(yè)財一體化的生產(chǎn)管理思想，而不僅僅是管理人員和財務(wù)人員。為此，藥業(yè)公司應(yīng)組織培訓(xùn)員工，講解業(yè)財融合思想的相關(guān)知識以及ERP系統(tǒng)的處理流程，使得企業(yè)上下充分意識到業(yè)務(wù)財務(wù)一體化的必要性，形成一致的企業(yè)目標(biāo)。除去培訓(xùn)這種宣傳形式，企業(yè)還可以安排參加過ERP項目實施的人員在各自部門講述業(yè)務(wù)財務(wù)一體化的相關(guān)信息以及該部門在企業(yè)管理平臺中的存在價值，讓大家深入感受到業(yè)財融合的價值。然而，不同分工的人員也應(yīng)熟悉了解彼此的業(yè)務(wù)活動，譬如，財務(wù)人員的工作內(nèi)容不再局限于會計信息之上，而是要充分了解藥品采購、倉儲等供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)的流程和藥品特性以及質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)信息，而業(yè)務(wù)部人員則應(yīng)了解業(yè)務(wù)事件驅(qū)動財務(wù)系統(tǒng)的關(guān)鍵。

（3）健全企業(yè)內(nèi)部藥品質(zhì)量安全管理制度

為了更好地實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展，藥品企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立有效的質(zhì)量安全管理機(jī)制。這么看來，企業(yè)對于藥品的保管效果優(yōu)秀與否主要體現(xiàn)在企業(yè)自身的庫存管理上。企業(yè)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循藥品GSP管理規(guī)范，根據(jù)自家企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營范圍，建立全面的庫存管理體系，并在ERP系統(tǒng)中設(shè)置控制點，健全企業(yè)的藥品質(zhì)量安全管理制度。企業(yè)要從入庫、入庫后的保管、出庫三個方面嚴(yán)格把控，保證藥品質(zhì)量安全。為了從源頭控制藥物質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格篩選供貨商，在采購模塊的供應(yīng)商檔案中層層核對選擇。入庫環(huán)節(jié)的驗收應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照驗收制度進(jìn)行并做好驗收記錄，詳細(xì)記錄藥物信息和運(yùn)輸方式，并上傳至系統(tǒng)中。對于不合格的藥物應(yīng)做到及時退貨。在倉庫的保管環(huán)節(jié)中，倉庫人員應(yīng)當(dāng)按照藥物特性分類存放，按照《中華人民共和國藥典》的儲藏要求在倉儲系統(tǒng)中設(shè)置適合的濕度、溫度，進(jìn)行避光、通風(fēng)處理，使得倉庫控制系統(tǒng)的指標(biāo)符合要求，降低因倉儲問題導(dǎo)致藥品變質(zhì)的幾率。在出庫環(huán)節(jié)，也要對出庫品進(jìn)行質(zhì)量檢測，不合格品要集中放置在有待處理區(qū)域，集中處理。倉庫人員也要將這些情況詳細(xì)錄入系統(tǒng)，便于事后分析管理。

（4）完善企業(yè)內(nèi)控制度，建立部門溝通機(jī)制

為了使ERP系統(tǒng)在企業(yè)順利的實施運(yùn)行，帶來最大化的經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)應(yīng)完善內(nèi)部控制制度并在系統(tǒng)中建立信息化內(nèi)控管理平臺，在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和子系統(tǒng)中設(shè)置數(shù)據(jù)使用權(quán)限和人員使用權(quán)限。這有助于提高風(fēng)險防控能力和企業(yè)的管理能力。為了打破信息孤島的狀態(tài)，根據(jù)成本效益原則，企業(yè)還要建立及時有效的反饋溝通平臺，便于企業(yè)內(nèi)不同崗位的職員之間進(jìn)行業(yè)務(wù)交流和答疑解惑。

六、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)、云計算的信息化時代和激烈殘酷的市場環(huán)境下，藥品行業(yè)的企業(yè)應(yīng)該把握住機(jī)遇，加快經(jīng)營管理轉(zhuǎn)型升級，努力提升企業(yè)效益，提高企業(yè)核心競爭力。為此，藥品企業(yè)應(yīng)當(dāng)盡快實現(xiàn)企業(yè)整體的業(yè)財融合，利用ERP軟件來落實供應(yīng)鏈管理思想，提高職工對此的積極性和主動性，全面實現(xiàn)信息化管理。

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作者簡介：吳姿嫻，1995年9月，女，漢族，天津市武清區(qū)人，碩士研究生在讀，現(xiàn)就讀于天津財經(jīng)大學(xué)商學(xué)院，會計專業(yè)。