衛生院檔案管理中電子檔案系統的應用

何偉 鄭星 胡建波

摘 要 許多年來，衛生院檔案管理都是一個比較繁瑣的工作。但是社會的發展，互聯網已經得到了普及，許多領域都在運用互聯網去解決問題。衛生院當然也沒落后，許多衛生院通過使用電子檔案來代替工作人員去完成檔案管理這項繁瑣的工作。運用電子檔案不僅減輕工作人員的負擔，而且能夠降低人力成本，提高工作效率。在這篇文章中我想就衛生院檔案管理中電子檔案系統的運用談談我的看法。

關鍵詞 電子檔案系統 衛生院 檔案管理

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

電子檔案，是指通過計算機運用云儲存的方法對檔案進行儲存的虛擬檔案。隨著互聯網的進一步發展，各個領域都逐漸引進電子檔案系統。大多數的衛生院為了促進自身的進一發展，引進了電子檔案系統。電子檔案系統的引進為醫院帶來了許多便利，促進衛生院向信息化、數字化的方向發展，將醫院的管理工作大大提高了一個檔次，推動醫學事業的進一步發展。

1電子檔案在城鄉運用的程度

（1）對于城市來說，由于城市經濟發展較快，社會資源豐富，城市成為電子檔案系統發展的先驅。城市的醫療水平基本代表了中國電子檔案系統發展的水平。但是由于電子檔案管理系統是一個比較新型的儲存信息的模式，由于技術的不成熟，電子檔案管理制度依然存在或多或少這樣那樣的問題等待我們去解決、去完善。

（2）對于許多經濟發展緩慢的農村地區來說，許多鄉鎮衛生院都未曾意識到檔案管理的重要性，正是因為他們這種“重利益，輕檔案”的思想，使衛生院繼續發展下去的可能性喪失，導致許多鄉村醫院不能夠長期的存在。另一方面由于醫院工作者的有限性，許多鄉村的小診所招到的工作人員都是一些專業素質不高、理論知識有待提高的工作人員。因為專業方面的能力欠缺，就會導致對檔案歸置的不合理和不準確。

2電子檔案系統較普通檔案系統的優勢及不足

2.1電子檔案系統的優勢

第一將電子檔案系統引進到檔案管理中，有利于節省衛生院的人力資源，提高工作效率，進一步促進衛生院信息化;第二電子檔案記錄的信息具有非人工識讀性的特征，可以有效的防止信息盜取事件的發生，降低醫院信息泄露的風險;第三電子檔案能夠容納很多信息，減少對紙張的浪費，保護樹木，節約資源;第四電子檔案中的信息密度較高共享性強，這也就決定了電子檔案系統的實施，可以減少房屋資源的浪費及信息的共享性。這樣的話可以為醫院減少一大筆支出，使醫院能有更多資金投入到醫學研究中去。

除此之外，采用電子檔案還具有全國信息的互通性、多種信息媒體的繼承性。

2.2電子檔案系統的不足之處

電子檔案對系統依賴性很強，不管是電子文件的編寫還是傳輸或者保存，都需要借助計算機來完成。而且他的整個編寫過程離不開電力、編碼、技術等相應的配套設施。因此要想保障電子檔案系統的正常運行，就必須要有一定的基礎設施，否則一切都是空談。另外就是由于電子檔案系統可能存在的漏洞，導致電子檔案的信息極易遺失及電子檔案上的信息很容易被修改和復制，電子檔案的完整性和真實性不能保障。

3如何進一步促進電子檔案發展

當今這個時代，紙質檔案逐漸向電子模式轉變是當今檔案管理的現狀。醫院檔案管理工作要進一步發展就需要建立電子檔案系統。隨著電子檔案系統的進一步發展，我們如果想要讓電子檔案系統更好的服務于我們，就必須要采取一些措施去引導。

（1）據調查，部分公司不把人事檔案管理工作列入工作人員考核標準中，甚至有些衛生院壓根就不會對檔案進行整理歸納。因此我們更要把優化人事檔案管理制度重視起來，對人事管理條例進行進一步修改，利用條例來制約工作人員的行為。

（2）各個鄉鎮衛生院要注重對電子檔案系統資金的投入要意識到對電子檔案系統進行投入是一個慢回報、高收益的事情。各個鄉鎮衛生院不能因為貪圖小的利益，而讓自身衛生院落后于社會潮流，不能得到進一步的發展。

（3）再信息化的大背景下，電子檔案已成為醫院檔案管理的必然趨勢。在這種情況下，各大衛生院首要的任務就是應召一批既有計算機技能，又對檔案信息管理比較了解的復合型人才。另一方面，各大衛生院要實行對醫院工作人員計算機技能的培訓，以提高衛生院工作人員的素質，加強衛生院整體的競爭力。

（4）當今社會由于網絡技術的不成熟，導致許多黑客和木馬病毒等威脅網絡安全的因素存在。檔案在衛生院屬于要保密的文件，但是儲存在電子檔案中的文件，或多或少會受到病毒和黑客的攻擊，因此我們要不斷加強防盜技術，必要的引進一些高性能的防火墻，進而不斷優化衛生院的電子檔案系統。

（5）引進新技術對電子檔案的信息進行限制或者加密。如設置電子檔案密碼、將電子檔案設置為只可讀、不可修改的形式……利用這些手段防止有心之人的惡意修改及銷毀，保障電子檔案的完整性和準確性。

（6）政府要積極號召醫院引進電子檔案系統，要從自己的醫院開始，起好帶頭作用，做出效績。讓私人小企業從中看到利益，爭相引用電子檔案。

4總結

綜上所述，在現代科學不斷發展的情況下，醫院檔案電子化已成為歷史發展的必然趨勢。因此我們要利用好電子檔案，以解決繁重檔案管理與稀少的檔案管理人員之間的矛盾。通過建立完善的人事管理制度進而優化檔案資源，才會推進衛生院各項工作的健康發展。

同時醫院檔案管理工作是一個十分重要的并且值得人們去深思的工作。衛生院檔案管理只有真正與當今社會發展趨勢相結合，才能順應當今醫院發展趨勢，才能真正促進當今醫學的發展。