高校固定資產信息化管理的探討與分析

楊新利

引言

固定資產作為高校開展教學、科研活動的物質保障，在資產總額中所占比例較大，其數量與質量是衡量高校辦學規模的重要指標之一，在教育部最新教學水平評估的指標體系中，已將其列為一項重要指標[1]。

為了提高固定資產管理效率、規范固定資產使用情況，進一步提升保值增值效應，高校必須定期進行固定資產進行清查，摸清“家底”、掌握使用現狀，調查固定資產管理情況、處置更換制度、保管與盤點制度等等，為領導決策提供數據信息。分析固定資產管理和使用過程中存在的缺陷與不足，能夠促進提高固定資產使用效率、保護財產安全，因此，本文研究有現實意義。

一、高校固定資產管理與使用現狀分析

目前，我國高校固定資產管理與使用過程中存在以下不足與缺陷：

（一）固定資產管理意識欠缺

高校固定資產的管理“重用輕管”的意識較重，資產管理制度不健全[2]；另外，學校更重視教科研的發展，一定程度上忽視了固定資產的監管工作，然而，儀器設備等固定資產的管理最終也是為了更好服務于教科研工作。

（二）固定資產內部控制制度不完善

首先，大部分高校固定資產內部控制制度按購建、使用、保管、報廢環節建立，但每個環節沒有具體操作指導性標準和意見，在制度執行過程中依靠主觀判斷、個人經驗。其次，高校固定資產管理制度不健全，沒有制訂定期審查制度，缺乏有效的審計監督；制度的執行落實效果效率低下，形同虛設。例如，管理機構及其職責劃分不清、固定資產的毀損問責沒有落后到個人、閑置資產沒有高效利用、傳統的固定資產清查手段效率低下。

（三）固定資產管理系統落后

隨著學院規模擴大，其資產規模也急劇膨脹，資產構成也日趨復雜，管理難度也越來越大。尤其是近幾年，學院推行的后勤、人事、財務等各項制度改革，前兩個階段的固定資產管理模式已不能滿足數字化校園整體建設規劃。例如，信息需求被動，由于權限限制，該系統只能由財務資產處固定資產管理員操作，歸口管理單位資產管理員只能查詢，不能操作；缺乏全生命周期的管理理念，沒有一套完整的資產管理平臺進行資產請購、審批、招標、采購、入庫、領用、調劑、清查、清理及財務管理的資產全生命周期的管理系統相對應，大大降低了工作效率與及時追溯的可能性；固定資產系統與其它系統之間存在“信息孤島”問題，高校使用的學生管理系統、人力資源系統、財務核算系統以及固定資產管理系統等均為單獨研發，這些單個系統之間不能實現信息讀取、信息傳遞；沒有固定資產跟蹤管理模塊，固定資產自購建后很少使用、閑置、出現故障未及時維護，放置幾年后作報廢處理，沒有達到高效使用。

二、高校固定資產管信息化管理設計

（一）固定資產信息化管理制度的設計

堅持科學化、信息化、規范化、標準化的理論原則，完善固定資產信息化管理制度設計，從以下幾個方面考慮：

第一，建立健全《高校固定資產信息化管理辦法》。制度的設計便于執行和考核固定資產的管理責任制和監督機制，重點解決因職責不清造成管理混亂現象，以制度引導管理隊伍和人員素質，確保固定資產信息化管理有法可依、有章可循。第二，引入固定資產全生命周期管理理念。借鑒固定資產全生命周期的管理理念，從資產的“出生”到“死亡”，將管理辦法按照采購環節、使用環節、保管及管理環節、報廢環節設計信息化管理具體規范。每個環節制定可操作的指導性意見與管理標準，例如，資產保管過程中的跟蹤管理標準、資產定期清辦法、毀損問責制度、資產管理人員的個人負責制等。第三，劃分管理機構及其職責。首先，組建資產管理領導小組，統一領導高校所有資產管理工作，對學校固定資產管理進行研究、監督，同時對學校資產管理的重大問題做出決策。其次，在領導小組下設立二級資產管理機構，由各個資產使用部門負責人、管理員組成；實行“統一領導、分級負責、責任到人”的管理體制。第四，建立固定資產考核制度，保證制度執行。在固定資產信息化管理制度設計中，應考慮資產使用者和管理者的定性與定量考核，例如，在信息化管理系統的跟蹤管理模塊中，將責任人的固定資產信息上報、更新、維護及使用狀態更新等記錄共享到資產管理處、教務處、人事處，分別對資產管理人員、教職工、資產負責人等考核。考核制度的建立會有效促使制度的落實執行，也能避免同一項固定資產涉及多個部門或多個人員時，出現使用、保存保管、財務等職責劃分不清的現象。

（二）固定資產信息化管理平臺的功能設計

第一，分類管理，提高信息化管理效率。如圖1所示，2013年財政部《事業單位國有資產管理暫行辦法》中《第七章資產管理》規定，將原有11類資產重新分類為6類，又對資產管理平臺做了較大的系統升級，推出了《資產管理平臺（2014版）》[3]。結合我國固定資產管理辦法的規定，設計13類固定資產管理模塊。第二，固定資產信息化管理平臺的功能性模塊設計（如圖2表3所示）。

圖1 13類固定資產管理模塊

圖2 固定資產管理的生命周期流轉過程

（三）引入“互聯網+固定資產管理”理念，集成與固定資產管理相關的系統

集成與固定資產管理相關的各個系統，使相互獨立的系統之間實現數據交換與數據共享，提高了管理效率、有效地解決了“信息孤島”的問題。學校各類管理系統集成到統一平臺，能夠最大限度地達成“統一管理、數據共享、高效辦公”的管理目標。

（四）引入“互聯網+固定資產管理”理念，將“管理模式”轉變為“服務模式”

讓互聯網與傳統的管理系統深度融合，充分發揮互聯網在資源配置中的優化和集成作用，改變傳統的資產管理模式。傳統的固定資產模式是教職工使用資產、管理資產，資產使用人員與管理人員頻繁跑到財務資產處去“辦理”資產業務的“管理模式”。然而，引入“互聯網+固定資產管理”理念，將轉變為“服務模式”，在線輕輕一點，就能處理有關固定資產的業務。

表3 固定資產信息化管理平臺的功能性模塊設計

（五）應用固定資產移動終端版，全面支持條碼及二維碼管理

隨著4G、WLAN等速率較高的移動網絡接入互聯網、校園網，智能移動終端也逐步進入校園的工作生活中。基于校園移動無線網絡，開發并且應用固定資產信息化管理平臺的手機、Pad等移動終端版，充分發揮“移動終端”的各種優勢，使每一位教職工參與資產管理，及時為學校決策管理提供動態、詳細、準確的數據資料。全面支持固定資產的條碼及二維碼管理，經移動終端的掃描設備將數據讀取到系統中，固定資產可以自動進入在賬管理、資產清查、與財務系統盤點對賬等等業務處理環節，改善固定資產信息化管理平臺的易用性。

三、結束語

教育部最新教學水平評估的指標體系中，固定資產的數量與質量已列為一項重要指標；然而，傳統的固定資產管理模式已不能滿足高校固定資產管理的要求，對固定資產管理與使用現狀進行分析，探討互聯網時代高校固定資產信息化管理對策，能夠為創新高校資產管理模式提供決策支持。