A高校物資采購信息化審計研究

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一、A高校物資采購審計信息化現狀

由于缺少審計信息化管理系統，A高校物資采購審計存在以下問題。

一是事前審計中的采購計劃的審計實質性不強。由于采購的內容具有較強的專業性，并且缺乏有效的信息化手段，審計人員往往只能對項目預算表和項目申報書進行形式上的檢查，不能判斷項目是否符合高校的發展目標和客觀實際，是否具有合理性，導致事前審計多流于形式。

二是事中審計中對招標流程審計不能做到有效監督。首先缺少供應商和評審專家信息庫，對供應商和專家的資質的審查不能細化；其次，缺少招標流程管理信息庫，只能人工審查紙質招標流程文檔，不僅效率低下，而且容易造成漏判和錯判；再次，缺少合同管理信息庫，對合同審改、簽訂等流程無法及時監督到位。

三是事后審計中對驗收和結算環節無法有效把握。在驗收審計環節，審計部門只能對驗收程序進行審查，無法確認實際收貨情況和合同約定的條款是否匹配。在結算審計環節，無法對合同執行程度、結算進度進行實時監控。

四是不能通過大數據分析挖掘方法檢查物資采購過程中存在的浪費、濫用和欺詐等舞弊現象。

以化學學院采購一批專用設備為例，在事前審計中，應該對采購這批專用設備的合理性進行審計，審計部門沒有掌握目前該學院現有多少學生、有多少相關設備機在用、使用該設備相關的課程數、化學學院的發展規劃等信息，造成審計部門不能對采購的合規性和合理性進行有效把關。在事中審計中，審計部門應該掌握相應供應商的資質等詳細信息、評標專家的詳細信息、招投標流程信息和合同信息，以審查流程是否合規合理。在事后審計中，審計部門應該能夠獲得項目驗收的細節，以及實時掌握結算的進度。

二、物資采購審計信息化建設措施的幾點建議

一是根據物資采購審計的工作流程，制定相關數據接口規范，合理規范的數據接口對于信息化審計系統的部署、推廣、使用和未來系統擴展有著至關重要的作用。數據接口的設計應該以提高審計效率和準確性為目標、以相關法律法規為依據、以審計的具體流程為設計框架。主要分為事前審計相關接口、事中審計相關接口和事后審計相關接口。事前審計主要對項目的合理性進行審查，需要規范使用部門和資產管理部門的相關數據接口，如教職工人數、學生人數、開設課程、科研教學情況、發展規劃和已有設備等數據，只有掌握了這些數據，審計部門才能對項目的合理性進行有效判斷，從而防止一些與實際需求不相符、與學校發展規劃不一致和重復采購的物質采購項目的實施。事中審計主要對招標流程進行監督，需要規范供應商信息接口、評審專家信息接口、招標流程信息接口和合同管理信息接口等，只有獲得這些數據，才能有效審查供應商的資質是否符合要求、評審專家的研究方向是否與采購項目一致、招標的形式是否符合相關規范、招標流程是否存在漏洞、簽訂的合同是否符合規定等；在事后審計中主要對物質驗收和結算進行審查，需要規范驗收流程信息和財務數據信息等。物質采購相關信息及其接口如圖1所示。

二是建立一套完善的，可以覆蓋物資采購審計全過程的審計信息管理系統。

信息管理系統可以分為數據庫模塊、邏輯模塊、異常分析模塊和人機接口模塊。其中，數據庫模塊以一定格式存儲使用單位信息、資產管理信息、供應商和專家信息、合同信息、驗收信息和財務信息等；邏輯模塊首先對登錄人員的權限進行管理，對管理員、學校領導、審計部門工作人員、各相關部門管理人員賦予不同權限。然后對事前、事中、事后和總的審計流程進行管理，對相關數據進行合成，最后生成項目審計報告；異常分析模塊在獲得審計大數據后，通過數據清洗、機器學習和數據挖掘等技術分析采購過程中存在的不合理和不合法現象，并出具異常報告。人機接口模塊分為移動端、PC端和微信小程序端，以方便系統使用人員在不同場合使用。在設計信息管理系統時，還應考慮審計系統與其他部門的信息互通和信息安全等問題。圖2為審計信息管理系統結構。

圖1 信息接口示意圖

圖2 審計信息管理系統結構

三是提高審計人員對信息化審計重要性的認識，提升審計人員信息化操作能力。

首先要使學校領導，審計工作人員和相關部門工作人員認識到信息化審計工作的重要性。一方面，要使學校領導認識到信息化審計工作的重要性和推廣信息化審計工作任務的艱巨性。因為信息化審計工作的推廣和應用涉及到學校的若干部門，其推廣和使用是一項艱巨的系統工程，只有在學校領導高度重視的情況下落實所有細節才能有效地推進信息化審計工作的開展。另一方面，要提高審計工作人員和相關部門工作人員的對信息化審計工作重要性的認識。在信息化審計系統的推廣過程中，往往會遇到很多阻力，比如一些工作人員已經習慣了處理紙質處理文稿，對信息化系統的使用會產生抵觸心理，影響信息化審計系統的使用效果。

其次是全面提高審計工作人員和相關部門工作人員的信息化處理能力和工作能力。首先，對審計工作人員和相關部門工作人員計算機應用能力、信息化處理能力和數字處理能力進行定期培訓。其次，實現崗位交流培訓制度，派遣審計工作人員參與各相關部門的具體工作，以拓展審計人員的知識結構。最后，在制度上保證審計工作人員的留人機制、晉升機制和獎勵機制，激發審計人員的工作熱情。

最后是保證審計工作的職業道德操守和提高審計工作的安全保密意識。一方面，要讓審計工作人員意識到，不僅紙質審計材料需要保密，電子審計材料也同樣需要保密，不能為了私利而透露涉密信息；另一方面，還要有意識防范無意識泄密，在審計信息化系統中，審計人員可以獲得比以前大的多的信息量，這無疑給審計人員的安全保密意識提出了更高的要求。

三、結語

本文針對A高校在物資采購全過程審計過程中存在的問題進行分析，指出采用審計信息化管理系統可以有效解決存在的問題。在信息系統數據接口設計、信息管理系統的構建和對工作人員信息化思想和技能提升上進行了一些探討，雖然本文以A高校為研究對象，但其研究的問題是國內高校大量存在的共性問題。此外，本文還存在一些不足，比如對信息化系統的構建的研究還不夠深入，對如何提高審計人員信息化處理水平的描述還不夠細化，這些問題將在以后的工作、實踐和學習中繼續研究。