淺析企業合同管理風險及其防

范袁華

摘 要：企業合同管理是現代企業管理的核心工作， 其業務流程主要涉及合同的訂立、履行和后評價三個方面，合同管理職能包括合同審查、爭議解決及合同監督，企業合同管理的目標就是要加強事前的風險防范， 發揮監測和管控作用， 提升企業經濟效益，助力企業實現發展戰略。本文在分析企業合同管理的重要性基礎上，深入探討了企業合同管理存在的關鍵風險點及其識別方法，并針對性地提出了企業合同管理風險防范措施。

關鍵詞：合同管理;風險防范;內部控制

一、引言

企業合同管理是企業在進行經營活動時利用規范來約束合同中所涉及的事項，從法律的角度對企業合同進行管理，起到領導與組織企業各項活動的作用。合同管理屬于企業內控管理環節之一，是企業經營管理的重要組成部分，也是企業實現戰略目標的保障之一。合同管理是企業管理的重要環節，在企業內控管理和外部交易中起到了銜接作用，在某種程度上，合同管理的成敗與企業的發展息息相關，而很多企業正是由于在法律風險防范方面缺乏制度約束和人員素質低， 最終導致企業面臨較大的風險。

企業合同管理體現企業對市場的承諾， 使企業在激烈的市場競爭中立于不敗之地， 通過持續經營，樹立企業核心品牌， 助力企業發展戰略的實施。企業合同管理是現代企業管理的核心，合同管理的職能包括合同審查、爭議解決和合同監督，企業合同管理的目標就是要事前加強風險防范，發揮風險監測和管控作用，減少因合同風險而造成的企業經濟損失。

二、企業合同管理風險的成因

（1）企業法律意識淡薄。企業負責人重視法律工作，可以提高公司各部門的法律意識和合法經營的工作態度，有些企業在不聘請外部法律顧問或設立相應的法務部門的情況下盲目追求經濟利益，企業管理者的法律意識薄弱， 當風險轉化為法律糾紛時，將導致企業經濟損失，嚴重的有可能使企業陷入生存危機。部分企業的合同管理制度不健全， 實施不到位，有的企業甚至簽訂“陰陽合同”，法務部門未能有效地監控合同執行情況， 導致合同風險防控存在漏洞，如合同糾紛處理不當，嚴重的將損害企業信譽和造成經濟利益受損。

（2）合同管理人員素質偏低。合同管理部門是公司與其他合同主體交易的紐帶， 此環節存在很多風險，法務人員隊伍建設直接影響合同管理的效果，部分企業合同管理人員素質參差不齊，例如合同蓋章隨意性大，合同管理流程執行不到位，安全保密意識不強，合同隨意存放，電子資料未加密保存，合同信息可能外泄，導致合同在訂立時就存在風險。

（3）合同主體資格審查不嚴格，合同條款缺失不完整。合同主體資質審查是合同訂立前的首要工作， 合同主體選擇不當會直接影響企業的經營效益。合同條款內容包括締約雙方的名稱住所、合同標的價款、結算方式、履約期限、履約地點、違約責任、爭議解決方式等方面。對于未訂立合同、未經授權對外訂立合同、合同主體資格未達要求、合同內容存在重大疏漏和欺詐、合同條款缺失不全，合同標的物品種、規格、工程項目交工條件等約定不明，都是產生合同爭議的法律風險點，合同履行期限是約束合同雙方的條款，如果合同未明確履約期限，則有可能造成合同無效或訴訟時效過期的風險;在簽訂合同時，合同條款應明確不可抗力的范圍，合同雙方應采取措施防止損失擴大，以降低相應的法律風險。如果涉及合同糾紛，合同當事人對合同糾紛處理不當，不僅造成嚴重的經濟損失，還會形成損害企業信譽和形象的風險。

（4）企業合同管理制度不健全。某些企業合同管理混亂，從合同審核、訂立、履約、后評價等具體業務無相關的規范流程約束，各企業應根據自身實際情況制訂業務流程，提高效率、優化管理效果是企業合同管理制度追求的目標。

三、企業合同管理風險防范對策措施

（1）加強企業的法律意識。企業在經營過程中對外發生經濟行為，根據合同管理制度規定的重要性原則和交易金額限額以上的經濟活動應當訂立書面協議，企業合同只有在符合法律規定的基礎之上才能夠維護合同雙方的利益，這點應當引起企業的高度重視。在簽訂合同的時候要本著守法的基本原則，對于“陰陽合同”等違法合同堅決杜絕，企業應當積極提高自身的法律意識， 對于合同的內容和條款從法律的角度進行審查， 形成依法維護自身利益的意識， 提高合同管理的認知。

（2）提高合同管理人員素質。企業應安排專業法律人員、業務人員組成合同管理部門，定期組織部門人員進行外部、內部的業務培訓學習，經常進行風險防范教育和培訓，提高專業素質;嚴格執行合同管理制度中的關于合同專用章的保管及用章規定，合同專用章由專人保管，嚴禁個人或部門私刻公章或合同章，由用章人、用章部門負責人、專用章保管理部門負責人、分管經理、企業總經理簽字同意后方可蓋章，避免用章隨意性給企業帶來風險和造成經濟損失。加強合同信息安全保密工作，特別是招投標合同的標的金額是相當敏感的，無論企業是甲方或乙方，合同信息一旦泄露，都會給企業造成影響和損失，這就要求業務部門、法務部門、合同管理部門的相關工作人員嚴守職業操守，遵守公司合同管理制度，對于違規員工要按制度做出相應處罰，違反法律的要移送司法機關。

（3）加強合同主體資格及各條款審查。企業應建立合格供應商名錄，對合同主體的信用評價、履約能力、資信狀況、營運狀況等資格審查嚴格把關，對主體資格不符，提供虛假資料，有合同欺詐行為的供應商堅決摒棄，對于合作良好的誠信企業納入合格供應商名錄，并定期對名錄內的合同主體進行再評估。并且，集團企業，集團內分、子公司可以共享合格供應商名錄，從而在源頭上可杜絕部分風險。對合同條款進行嚴格審核，企業的業務部門應會同法務部門根據企業的主要業務類型，在法律框架內擬定規范合同范本，但由于范本合同并不能涵蓋所有業務類型，所以還需根據協商、談判等的結果，修訂規范合同范本的部分細則。

合同初稿確定后，要按合同管理制度走審批流程，業務部門、法務部門、管理層，最后到總經理簽批，都要簽署意見，如有不同意見應書面記錄，并返回修正或做出合理解釋，同時審批流程單的簽字也為日后合同出現糾紛時分清責任提供依據，使企業的每一份合同都有法可依，有據可查。對合同的履行情況進行監督管理，如發現合同有不公平、條款有誤或有欺詐行為等情況，應按制度辦理合同變更或解除，涉及嚴重違法事件的人和企業應移送司法機關處理。

加強合同糾紛管理，業務部門和法務部門針對合同糾紛有相應的應急機制，及時處理小的糾紛，避免形成更大的糾紛，給企業造成更大的損失，特別是某些合同主體由于資金或其他問題無法繼續履行合同，那么業務部門和法務部門就應該啟動應急機制進行合同評估，并將分析結果和建議及時匯報管理層，以便管理層研究決定是否需要中止合同，并給對方出具相關函件，以便日后索賠，避免企業遭受更大的經濟損失、損害企業信譽和形象。

加強合同資金結算管理，企業的經濟活動涉及合同的部分，最終會落地到財務部門進行資金結算，從而財務部門必不可少地成為合同管理環節上重要的一環，財務部門審核合同條款及財務所需附件資料后，才能辦理結算業務，對合同條款未履行或者無書面合同的，財務部門有權拒絕支付并及時向上級部門匯報，這同時也是對資金風險控制的重要環節，也是合同管理的重要組成部分。

加強合同管理信息化和標準化建設，將現代信息技術應用到合同管理中，更好地防控合同風險。不斷規范合同管理流程，盡量降低企業合同風險，企業合同信息化管理一是可以在企業內各部門之間或集團企業系統內可共享信息資源，對于不誠信供應商及合作單位建立黑名單;二是可以規避因人工管理出現的各方面的疏漏，對合同進行有序高效的管理，從而有效降低合同管理的風險。

（4）建立合同管理制度。企業在經營管理過程中，應該做好合同管理的法律風險防控工作，這就要求企業對于合同管理要制定相關的管理制度，并以此作為合同管理的工作流程指引。根據企業實際情況，由法律人員、業務人員組成法務部，或在相關業務部門或管理部門中引進專業法律人員，對企業的法律事務進行協調與指導，對企業有可能發生的法律風險進行識別和判斷，在業務的前端規避風險，對于企業已發生的合同糾紛，對個案進行評估與記錄，為以后的風險防控工作積累經驗。

制度執行過程中應注意以下兩點：一是按制度規范完成合同準備環節、合同簽訂環節及合同履行環節的各項流程;二是重視合同履行情況評價制度的執行情況，合同后評價環節是合同管理的總結，一般不被企業重視，企業應至少在每年年底分析和評估重大合同履行的總體情況，特別是重大合同履行的具體情況，及時改進現有的不足之處。其實合同后評價管理是一項很重要的工作，對已經完成的合同進行履約、管理的得失評價，為下一個合同提供可借鑒的經驗教訓，對好的經驗加以推廣總結， 對不符合現行法律法規， 以及不嚴謹、容易被對方索賠的條款要加以修正;對不可預見、不確定因素在合同中加以明示或制定相應的預防措施以防范和降低風險。

總之，只有嚴格遵守法律法規，嚴格加強合同管理，注意識別法律風險并采取有效地解決措施，才能有效地防控和規范合同管理中出現的各種問題，從而達到合同管理信息化、標準化，提升企業的管理水平，減少合同的法律糾紛，保障企業的合法權益，規避企業不必要的損失，促進現代企業的發展和進步。

參考文獻

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