淺析高校檔案管理中信息資源共享模式的構建

王瑩姝

摘 要：新時期，高校檔案的管理工作面臨著巨大的挑戰，依托于網絡平臺進行檔案管理的信息化改革，既是提升檔案管理實效性與科學性的有效途徑，同時，也是深入開發高校數據資源、擴大信息資源共享范圍的首要任務。在此基礎上，本文從網絡時代檔案管理資源開發、共享面臨的實踐問題出發，對建設、完善高校信息平臺的具體路徑進行探析。

關鍵詞：共享服務；頂層設計；專業隊伍

現階段，檔案信息系統控制與管理的根本目的在于建設覆蓋全面、運行高效、服務健全、管理規范的資源開發、共享系統。在高校建立檔案資源的共享服務平臺應該立足于高校檔案信息基礎，以信息化平臺建設的頂層設計為導向，健全檔案系統的服務功能，為高校現代教育轉型提供信息資源保障。

一、當前階段在高校檔案系統中推進信息共享建設面臨的實踐問題

（一）檔案隊伍的專業素質參差不齊

網絡時代，在高校內部推行信息共享的檔案管理機制成為優化檔案管理流程、提升信息處理效率的關鍵所在。然而，高校在建設信息共享平臺的過程中，缺乏專業人才基礎，檔案管理不同環節的工作質量存在差異。部分管理人員并沒有經過專業的培養，在實際工作過程中，依照經驗原則，對信息技術的接受程度不高。與此同時，由于專業培訓渠道受限，對信息中心的服務功能了解不全面，技術操作水平達不到標準，降低了共享中心的管理質量。

（二）對信息平臺的建設工作重視度不足

當前階段，部分高校對檔案系統的作用認識不全面，在信息共享建設方面的支持力度有所不足，將校內建設工作的重點放在教學方面，教育產業信息化的水平相對滯后。由于建設經濟投入達不到標準，檔案管理的硬件條件與軟件程序無法為實際工作提供有力的支持，高校檔案的信息價值被忽略。

（三）高校間教育信息共享的協調難度大

高校在檔案管理過程中，是以學校為單位的，校與校之間的連通性不強，信息交流渠道相對狹窄，形成自我保護機制，信息共享不同單位之間的壁壘很難被打破，降低了教育資源利用的實效性與系統性。現階段，部分管理人員逐步意識到高校檔案資源對教育資源利用、學生管理、就業規劃等工作的重要意義，但在實際建設過程中，缺乏標準、有效的協調機制，使得高校間的信息共享建設仍舊形式大于實踐，得不到有效的發展。

二、在高校檔案系統中加快信息共享建設進程的科學對策

（一）轉變信息資源開發理念，為信息共享中心的建設提供思想基礎

在高校推行信息共享建設工作的工程中，領導、管理階層信息資源的開發理念是決定信息服務水平的重要前提。為此，檔案管理部門應該注重信息建設的宣傳工作，轉變管理人員對資源共享平臺的認識，加大平臺建設的投入，在改善檔案工作環境的同時，適當引進新的信息技術，及時更新軟件程序。與此同時，信息化資源平臺還需要進行持續性的后期維護工作，注重信息平臺建設規劃的執行管理，通過合理的宣傳指導，轉變基層員工的信息管理與服務理念，確保平臺建設的有序推進，深入開發檔案資源的潛在價值。

（二）規范檔案共享服務信息化建設流程

高校在積極開展檔案信息共享模式構建工作的過程中，需要制定相應的故障制度和運行細則，針對檔案信息的形成、收集、記錄、整理和利用等環節進行綜合控制，切實提升每個環節的總體檔案管理水平。高校檔案信息管理工作需要能夠為教師和學生提供較為豐富的知識利用機會，增強開放性和利用性，同時還需要向社會公眾開放，切實提升總體服務效果。檔案信息的保管、查詢和整理工作，都是信息資源共享體系的重要組成部分，需要有更為流暢合理的工作流程作為支撐，才能推進高校檔案管理工作順利開展。

（三）優化信息共享服務系統的頂層設計

信息技術更新迭代的速率較快，因此，在高校進行檔案管理技術改革的過程中，應該建立起資源服務的總體框架，然后不斷填充技術管理細節，實現資源共享平臺的頂層設計目標。如，引進信息化基礎設備、安裝管理程序、加強校際聯系等。同一區域的院校通常在信息管理方面具備一定的獨立性，存在系統歸屬問題，需要實現進行協調，制定高校共同認可的統籌管理機制，不斷完善信息共享平臺的頂層設計，為檔案資源深度開發的整體性和高效性奠定基礎。首先，從國家層面來說，政府和教育部門需要意識到高校信息資源共享模式的重要性，意識到其擁有資源調控和節約作用，因此可以為高校信息資源共享模式構建工作制訂較為科學的方案，便于高校更好地協調各項工作內容，及時解決構建工作過程中的難題。其次，高校需要主動開展信息資源共享模式的構建工作，全面建立信息檔案的分級保管制度，從檔案信息的實際情況出發，按照檔案保管和利用的情況，設置科學合理的分級權限，為不同的人群提供不同程度的開放權限。

（四）提升資源共享服務平臺的便捷性與高效性

高校檔案系統涵蓋的工作范圍較為廣泛，管理內容不僅包括學生的在校情況、學習經歷、基本信息等，還涉及教職工的工作信息、崗位變動、福利待遇以及高校的科研項目、教育規劃等方面，信息管理的實際工作量大，數據處理難度高。因此，建設以信息技術為支持的檔案資源共享平臺時，應合理對平臺服務功能進行規劃，劃分不同的用戶群體，進行訪問權限設置，為用戶提供更具針對性的專業信息服務。學生、教師與教研、教務人員的信息服務需求存在差異，資源共享平臺結合用戶需求，進行權限劃分，可以在緩解服務平臺壓力的同時，縮短信息檢索、數據修改、信息編輯與存儲的工作時間，提高共享中心信息服務的安全性與便捷性。

（五）打造信息管理綜合素質強的檔案隊伍

檔案管理系統需要專業人才的支撐，只有具備一定的信息專業管理能力的檔案隊伍，才能更好地推進高校資源共享信息平臺的建設進程，滿足專業人才的培養需求。現階段，部分檔案管理崗位由教師兼任，缺乏管理經驗，在檔案的存儲、歸檔、調用過程中，管理流程不規范，經常會出現檔案丟失、損毀等情況，不僅影響了高校檔案利用的整體效率，對信息平臺的建設也有著一定的影響。目前，高校在進行檔案信息化管理的過程中，會選擇外聘人才來提升管理質量。在實際的聘用過程中，高校應立足于本校檔案資源的開發需求，設置合理的選拔標準，在保證職員專業水平的同時，還需要對聘用人員的道德素質進行考察。

與此同時，高校應該構建系統的檔案專業培訓機制，邀請信息化檔案管理經驗豐富的專家組織開展專題講座活動，對信息共享平臺的建設問題與有效推廣路徑進行探討，針對檔案人員的管理難點進行交流，增強管理隊伍的實踐水平。此外，高校還應設置獎懲合理的績效制度，對盡職盡責、管理高效的檔案隊伍進行獎勵，為管理隊伍的自主學習、自我發展提供便利，全面推行信息資源服務平臺的建設進程。

三、結語

檔案管理作為信息平臺資源共享的重要基礎，是提升高校信息開發效率、推進檔案系統現代化轉型的關鍵內容。為更好的發揮信息平臺在資源管理、共享、開發方面的優勢，提升信息技術在高校的綜合應用水平，高校應及時轉變管理團隊的技術應用理念，為信息平臺的建設提供經濟支持，提升共享服務的便捷性與安全性，逐步完善信息共享系統的頂層設計，打造專業的檔案管理隊伍，為教育產業與現代技術的融合發展提供保障。

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