醫院兼職檔案員素質提升的研究

顧曉軍

[摘要] 所謂醫院檔案，是指醫院在從事科研、診療、教學及基礎建設等工作時形成的具有一定保存價值的各類材料，主要包括文字、音像、圖表等不同形式的材料。作為醫院的基礎工作之一，醫院檔案不僅是醫院科研、診療等工作的依據和條件，而且是衡量醫院管理水平和醫療質量的重要標志，對于醫療衛生事業的發展起著十分重要的作用。然而在目前，我國大部分醫院從事檔案管理工作的人員是由不同行業的人員進行兼職，人員素質各異，影響著醫院的發展，因此，提升醫院兼職檔案員素質是目前各個醫院急需解決的問題。

[關鍵詞] 醫院;兼職檔案員;素質提升

[中圖分類號] R197 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）04（b）-0025-02

隨著新醫改的深入，醫院檔案的工作領域已經拓寬到醫療、科研、病案、人事、會計、基建、設備等諸多領域，由此形成了許多對醫院有價值的文字、音像、圖表等各種形式的材料，由于范圍十分廣泛，依賴于有限的專職檔案員對這些資料進行管理顯然是不現實的，因此，有許多兼職檔案員因為對本部門的工作比較熟悉，對各項資料比較清楚而成為一名兼職檔案員。而兼職檔案員發揮作用的好壞、素質的強弱對醫院檔案的工作質量有著直接的影響。因此，該文將對目前醫院中兼職檔案員主要存在的問題進行分析，并據此提出相應的解決辦法。

1? 醫院兼職檔案員主要存在的問題

目前，醫院兼職檔案員主要分布在醫院的各個職能科室，這部分人員大多數是不同部門的醫護和行政部門的管理人員，由于這部分人員主要學習的是如何輔助醫生工作、如何護理病人等內容，對于文件的處理、錄入、備份和刪除工作并不熟悉，尤其是有的醫護管理人員是跨部門調動，不同部門間的知識體系存在差異，這些人員雖然對自己部門的醫療知識比較熟悉，但是對于檔案管理方面的內容卻是一竅不通的，所以并不能較好地完成檔案管理工作[1]。還有一種情況是，部分兼職檔案員并非醫學專業畢業，他們雖然精通文字錄入等檔案管理工作，但是沒有掌握專業的醫學知識和醫院運行規律，導致工作無法有機結合起來，從而影響檔案工作的順利開展。因此，從事醫院檔案管理的工作人員不僅需要熟悉醫院各項工作的運行規律，對于檔案管理方面的專業知識也要進一步的了解，并掌握基本的技能。所以，醫院需要通過不同手段提升兼職檔案員的素質。

2? 提高醫院兼職檔案員素質的方法

2.1? 提高雙方的重視程度

在醫院檔案管理工作中，不僅需要針對音像、文字與圖片資料進行收集與整理，同樣也要關注文化建設以及品牌形象塑造等作用。為此，作為醫院領導層、科室與相關部門領導，都應不斷強化自身的檔案意識，在檔案工作中給予高度重視。只有對兼職檔案員給予必要的關愛，并為其提供理想的工作與學習條件，才能夠使其工作積極性得以調動。

醫院需對檔案管理這項工作引起足夠的重視，加強對兼職檔案員能力與素質的培養，并對兼職檔案員開展定期培訓，聘請專業人員向兼職檔案員傳授工作內容及經驗，提高其業務水平。此外，醫院檔案管理對醫院的正常運轉有著直接影響，兼職檔案員自身應當做到自我重視，無論時兼職還是全職，都應該熱愛檔案管理工作，保護和整理好醫院檔案。與此同時，還應引導兼職檔案員認識到自己工作的重要性，將檔案管理工作視為自己的本職工作，因為檔案管理工作的好壞決定著整個醫院能否正常運行。在此基礎上，需強調檔案工作宣傳的重要作用，以保證醫務工作人員自身檔案知識豐富，對檔案留存的重要性形成正確認知，主動地留存相關資料，并與兼職檔案員相互配合開展檔案的收集工作[2]。針對部分科室價值較高的資料亦或是文件，應由科室主任、護士長亦或是科室負責人保管，然而他們當中的大多數并非兼職檔案員。所以，保管重要檔案與文件的醫務工作人員也一定要掌握而更多基本檔案知識，以免檔案資料的丟失。只有醫院和兼職檔案員雙方都對這項工作保持高度重視，才能夠提升醫院檔案管理的水平，為醫院的正常運轉提供有力的支持與保障。

2.2? 檔案意識和責任意識的培養

檔案意識是兼職檔案員進行檔案工作的根本，檔案意識決定著醫院檔案質量的好壞，因此，檔案員應將此作為自己的首要工作內容。檔案是醫院發展和運行的保證，是醫院正常運轉的有力證據，在意識到檔案的重要性后，兼職檔案員應盡最大努力對部門的資料進行收集、整理、歸納及分類，最后將所有資料移交上級檔案管理部門，確保檔案管理在每一個環節的正常運行，保障醫院的正常運行[3]。

2.3? 加強兼職檔案員之間的協調互助

兼職檔案員不僅要承擔檔案管理工作的責任和義務，更需要加強與檔案部門和其他兼職檔案員之間協調互助的能力，這樣可以有效避免在檔案整理、歸納及分類過程中出現失誤。①兼職檔案員應與檔案部門的專業人員保持密切聯系，發現問題及時請教和溝通，使問題能夠及時解決和處理，保證檔案工作能夠順利進行。②兼職檔案員之間互相協調，保證檔案工作的有機結合和順利開展。如某個兼職檔案員在工作過程中出現了失誤，通過檔案員之間的協調互助，兼職檔案員能在工作審查時及時發現錯誤并加以改正。這是因為檔案的建立與積累是互相影響、環環相扣的，如果在建立檔案的某個環節出現了一個數據或者一個時間的失誤，這個失誤將會延續到檔案庫的錄入中，醫院在后續的工作過程中對這一時期的檔案內容進行檢查時就會發生錯誤，進而影響到整個醫院檔案系統的運行。所以，加強各個兼職檔案員間的協調互助是十分有必要的。

2.4? 不斷完善人員管理體系

所謂的兼職檔案員就是說，其工作重點并非檔案工作，而是兼職。為此，很多兼職檔案員的責任意識并不強，而且專業素質水平偏低，具有較高的流動性，工作積極性不明顯[4]。針對這種情況，要求不斷完善考核體系與制度，針對兼職檔案員實施必要的考核與評價，在制度層面加以傾斜與激勵，構建良性循環，為檔案工作的創新性發展提供有價值的參考依據。

①兼職檔案員的配備與招聘。醫院聘用人員的數量應結合其工作需求，要求覆蓋面完善。在聘用兼職檔案員的時候，要盡量選拔素質水平高，事業心強且樂于奉獻的人員。

②制定兼職檔案員的崗位資格培訓管理條例。在醫院工作開展過程中，應將兼職檔案員崗位資格的培訓納入到臨床科室與行政部門檔案工作的管理考核主要內容，同樣也要融入到醫院的管理體系與工作計劃當中，為兼職檔案工作人員的崗位資格培訓提供必要保障，積極貫徹并落實兼職檔案工作人員的持證上崗機制。通過準入制度的有效規范，能夠使兼職檔案員的檔案意識水平不斷增強，培養其檔案業務能力，盡量規避人員的流失問題發生。

③兼職檔案員的隊伍發展與管理。醫院應認可兼職檔案員參與檔案專業技術職務評聘當中，這樣一來，能夠使檔案員感受專業發展的良好前景，進而在檔案管理理論與實踐中投入更多的精力。與此同時，應構架完善的兼職檔案員流動機制，在其輪轉科室的過程中，要向檔案室通知，進而結合具體的人員流動狀況實施必要的分配，確定相應科室的兼職檔案員，以免發生空缺問題，亦或是沒有安排檔案員管理檔案資料的問題[5]。

④兼職檔案員隊伍的考核與評價。醫院應積極構建工作績效評價機制，結合檔案工作具體內容與任務，創建兼職檔案員隊伍的目標科學考核方式，結合最終的考核結果實施必要的獎勵與懲罰。而在晉升與晉職方面，則要優先考慮表現優異的兼職檔案員，確保其工作熱情不斷增強。特別是檔案管理評價體系方面，應實現獎懲評價和發展性評價體系的有效融合，進而在制度層面確保兼職檔案員隊伍的工作熱情。

2.5? 兼職檔案員業務素質培養

在業務素質培養方面，應組織兼職檔案員參與繼續教育，使其業務知識素質水平不但提高。作為兼職檔案員，其專業素質水平十分關鍵，在文件材料收集方面發揮著重要作用，能夠保證檔案材料準確程度。所以，兼職檔案員需通過培訓與交流等諸多繼續教育方式，對檔案理論知識加以學習，進一步增強個人專業知識。與此同時，要對兼職檔案員的法律意識加以培養。醫院檔案工作的開展要遵循國家相關法律規定實施管理，所以兼職檔案員也應具備一定的法律意識，在日常工作中將《檔案法》作為參考依據，并積極學習有關檔案管理的法律法規，明確醫院檔案規章制度，為檔案事業的進步提供必要保障。除此之外，要對兼職檔案員計算機應用能力以及外語水平加以培養。同時要能夠操作掃描儀，并且通過無線網絡，在信息交換的過程中確保數據信息的安全性。

3? 結語

在醫院運行發展過程中，兼職檔案員是醫院在檔案管理方面的必要選擇，只有兼職檔案員在主觀意識上認識到檔案管理工作的重要性，并積極參加工作培訓，努力學習檔案管理知識，做好檔案整理工作的同時加強與同事間的協調互助，才能保證檔案管理工作能夠順利開展，整個醫院才能保持穩定向前發展。

[參考文獻]

[1]? 潘曉輝.醫院科研兼職檔案員隊伍存在的問題及解決對策[J].醫學信息，2018，31（6）：25-27.

[2]? 孫莉萍.關于醫院兼職檔案員素質提升的思考[J].蘭臺世界，2015（S2）：99-100.

[3]? 張立軍.全面提升兼職檔案員隊伍素質迫在眉睫[J].黑龍江史志，2012（8）：59-60.

[4]? 陳梅芳.關于醫院兼職檔案員素質提升的研究[J].辦公室業務，2018（6）：182.

[5]? 龔襄珊.淺談如何提高檔案員的素質[J].商情，2017（4）：103.