淺談檔案移交工作應當注意的幾個問題

宋林靜

摘要：隨著檔案作為文創產業資源開發越來越成熟，檔案工作法律地位不斷提升，隨著國家機構改革的深入，新設立檔案館、室數量增多，檔案開發交流利用廣泛，檔案移交數量增加，幾率增多，檔案完整性、安全性風險可能凸顯。特別是在國家機構改革中，檔案移交工作在檔案管理組織機構初建，相關人員業務和工作精神狀態明顯不足，場所環境變遷，信息化系統裝備更新，日常入庫和職能性移交等諸多不利因素交織的條件下，檔案完整性風險可能更加突出。必須引起高度重視，采取有效措施，精心組織，抓住關鍵環節，防范突發事件的發生，扎實有序做好檔案移交工作。

關鍵詞：檔案館室;檔案移交;非專業化培訓

新形勢下，隨著國家機構改革的不斷深入，黨政機關、事業單位新設檔案館室驟然增多，檔案資料的開發利用，導致檔案移交頻繁，數量增大，檔案完整性風險突出，做好檔案移交工作，確保檔案準確、完整、安全移交到位，需要檔案管理和人事組織部門工作人員的共同努力，做到精細嚴實，依法辦事，保證檔案移交工作順利開展。為了實現這一工作目標，本文就檔案移交工作中應當注意的幾個問題進行分析闡述，希望能對檔案移交工作有所裨益。

一、確立檔案移交主體責任。明確單位負責人和檔案館室負責人的主體責任。貫徹落實國家檔案局關于檔案移交工作的相關要求，召開檔案移交工作專題會，成立專門組織，加強領導監督。針對檔案移交工作中存在的問題提出明確要求，對檔案移交工作作出部署。嚴格依法履職，層層傳導做好檔案移交工作的重要性和必要性，確保國家集體資源的安全轉移。精準安排工期計劃，結合移交檔案數量和質量的實際情況，明確檔案移交的具體時間。精心組織、責任到組到人，落實各項工作;要嚴格標準，層層把關，嚴辦手續，確保質量。

二、面對檔案移交所面臨復雜局面，認真做好檔案細化和分類。在國家機構改革中，檔案轉移工作數量大，種類復雜，包括：職能劃轉檔案移交，職業專業檔案（庫）移交，文件存檔入庫移交，換崗移交，檔案地址移動移交，交接等等。另外在單位聘期調整、人員變崗、職責變化時，也存在檔案工作的交接被忽略現象，把檔案、檔案工作與業務工作嚴重割裂開來。只有認真做好細化分類，在源頭理順相應關系，才能保證移交給在有條不紊，順利進行。

三、必須依規章辦事。檔案法和檔案管理條例等法律規章明確確立了檔案館室法人地位和資格。上級檔案行政主管部門和人力資源部門，黨委編制部門確立的三定方案，進一步明確了單位案館室機構的法律地位，職權范圍，職能義務。確立了其收納歸檔、庫管保密、編目閱覽、檔案服務的主體地位和功能。檔案室內部要明確管理者的職責和人員分工，以及功能區的設立。制定專業規章制度。如檔案管理工作人員管理規定，檔案工作委員會工作條例，檔案管理保密制度，檔案鑒定銷毀制度，檔案庫房管理制度，文件材料立卷歸檔辦法，檔案移交交接制度等等。檔案管理要嚴格依照規章制度辦事，特別是在檔案移交過程中，遵守管理制度，堅持原則依法依仗辦事。

四、認真準確填寫檔案交接文據。檔案移交交接是檔案管理一項嚴肅又經常性的工作，貫穿了檔案管理的全過程，檔案管理法規明確規定，檔案移交交接必須認真填寫交接文據，按照規范文據范本準確填寫。交接過程包括交接單位、負責人、經辦人，交接時間、印章、地點;交接性質，包括館對館移交、寄存，征購或收購、捐贈等;交換交接格式，包括有明確身份，種類，移除說明，交接意見等內容。都要認真、準確、全部填寫。以此明確檔案或者是檔案形成的過程資料，在交接、送傳、傳遞過程中的檔案完整性的法律責任，保證檔案交接中的完整性。

五、把檔案安全放在首位，及時把握前置條件。檔案館之間交接，一般是有專業身份或使相對專業管理人員進行專業化較強的交接。同時，在檔案開發利用中，會出現合同約定的檔案移動、運輸和檔案外出進行電子化處理、用于交流、展出等這些業務的具體交接，在處理這類業務的交接中，要對合同規定的檔案保管條件嚴格審查。涉及展覽、交流、外租、外展等活動的檔案交接，要使用并填寫標準的交接文據。屬于合同約定的或者是運輸加工的，應該以合同約定來進行辦理相關交接手續，明確責任。重點要在約定之前，充分考慮檔案安全問題及其承接能力，審查保管條件是否符合檔案的管理要求的保存環境，全面考察交流、展出承辦單位的現場，能力、經驗、團隊和現場具體施工人員資質，保密包括現場的設施和環境等等。另外在單位職能劃分整合時。劃分以后，全宗卷需要拆分或重新建立新職能全宗卷，一定要保存好各類交接的記錄，確保檔案交接的安全。

六、切實做好非專業人員管理培訓。檔案移交工作關鍵在人。要加強培訓、提高素養。檔案管理服務的最高境界是全民參與文創產業發展，通過時代風貌的展示，挖掘推動人類的文明進步。國民檔案素養越來越被認為是知識的基礎知識，所以，從事知識工作的人員都需要普及一下檔案相關知識技能法規。針對這個行業潛在工作人員多，大部分為兼職，檔案素養參差不齊，崗位任務跨度大、一崗多職、事務繁的特點，有計劃的開展業務培訓、明確教程教材，強化崗位訓練，重在操練實訓，重點對機關工作人員進行檔案基本管理知識培訓，使其掌握基本檔案收集、整理、電子文件的制作、生成、存檔技能，勝任單位檔案管理工作，打造專兼職結合的檔案管理隊伍，做好檔案管理和移交工作。

參考文獻：

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