事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化對策研究

任雪嬌

摘要：在我國經(jīng)濟社會發(fā)展的過程中，對事業(yè)單位的管理水平的要求也在不斷提高。事業(yè)單位管理體系中，檔案管理是一個重要的組成部分，但是卻是一個相對復(fù)雜的系統(tǒng)。事實上，它們的檔案管理工作或多或少存在一定的問題，影響了內(nèi)部改革的進程。基于此，本文將對現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀進行深入地分析，找到其中存在的明顯問題，并針對這些問題提出優(yōu)化解決的對策，以期能夠促進我國事業(yè)單位整體管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 ? 檔案管理 ? 管理人員 ? 優(yōu)化對策

事業(yè)單位作為一個獨立存在的經(jīng)濟組織形式，對我國改革開放事業(yè)做出了巨大的貢獻。而單從事業(yè)單位本身的職能和發(fā)展方向上來看，檔案管理工作是重點內(nèi)容。檔案管理工作是事業(yè)單位展開工作的前提，也是展現(xiàn)其發(fā)展歷程的重要證明。但是很多事業(yè)單位不重視檔案管理工作致使檔案管理的工作職能未能在其自身的發(fā)展中體現(xiàn)出來，從而影響了事業(yè)單位整體實力的提升。在當(dāng)前的社會經(jīng)濟背景下，事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化提升勢在必行。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）事業(yè)單位內(nèi)部缺乏專職管理人員

從實際情況上看，我國事業(yè)單位大多數(shù)并未設(shè)立專職的檔案管理工作人員而是一般由辦公室或者是行政部門的工作人員來兼任，這就很容易導(dǎo)致檔案管理工作失去條理性。一般的辦公室人員需要負責(zé)內(nèi)部的行政職務(wù)，如果要進行檔案的管理就只能是兼職或者是監(jiān)管，一方面這些人缺乏足夠的專業(yè)檔案管理知識，另一方面則缺乏足夠的工作精力來集中管理單位檔案。檔案管理工作也是一個需要專業(yè)管理技能的工作才能真正令其發(fā)揮出作用，如果不能滿足專業(yè)化的能力要求，那么檔案管理工作就會浮于表面。

（二）工作人員對檔案管理工作缺乏足夠的重視

我國部分事業(yè)單位處于內(nèi)部改革優(yōu)化的需要而設(shè)立了專職管理工作人員，但是從實際效果上看，這些工作人員自身缺乏對檔案管理工作的足夠重視，個人的專業(yè)素質(zhì)也有待提高。在這些專職人員看來，檔案管理是一個具有“臨時”作用的工作，即事業(yè)單位某項工作可能會需要單位檔案，那么滿足這個工作需要就是工作的職責(zé)。但是事實上，檔案管理是一個長期的管理過程，檔案是事業(yè)單位發(fā)展過程中的重要文件，通過科學(xué)合理的管理手段能夠發(fā)現(xiàn)很多發(fā)展的不足甚至是對自身的發(fā)展由更進一步的指導(dǎo)。但是很多專職檔案管理員并沒有重視到這一點，因此他們往往忽視了自身能力和綜合素質(zhì)的不斷提高[1]。同時，很多事業(yè)單位的管理層也不夠重視檔案管理工作，導(dǎo)致這項工作往往失去了實際的作用。

（三）檔案管理工作缺乏制度保障

事業(yè)單位管理人員不重視檔案管理工作的一個最直接的不良影響就是未建立一個成型的檔案管理制度體系，從而使檔案管理處于一個比較隨意、膚淺的狀態(tài)中。造成這個狀態(tài)出現(xiàn)的主要原因就是我國事業(yè)單位在建立之初，就普遍缺乏成熟的管理制度加以支撐，很多管理制度的構(gòu)建都是在不斷的發(fā)展摸索中形成的。那么事業(yè)單位發(fā)展到今天，在缺乏足夠的管理制度基礎(chǔ)支撐的前提下，檔案管理工作就會失去健全的工作支持，難免在工作中就會出現(xiàn)比較明顯的工作紕漏。一方面，我國很多事業(yè)單位缺乏檔案管理工作的責(zé)任分工，導(dǎo)致工作的責(zé)任主體并不明晰，即使出現(xiàn)問題也很難在制度層面上加以解決;另一方面，事業(yè)單位的檔案管理工作普遍缺乏考核教育制度，對于工作人員是否將工作得到真正落實無從考證，那么就為后續(xù)工作上的問題提出了考驗[2]。

（四）檔案管理缺乏信息化手段

目前，信息化的管理手段是一個必然的發(fā)展趨勢，信息技術(shù)應(yīng)該被應(yīng)用到管理的各個方面，也包括檔案管理工作。當(dāng)前，我國部分事業(yè)單位已經(jīng)置備了比較全面的檔案管理信息設(shè)備，但是使用情況不容樂觀，很多設(shè)備的功能沒能發(fā)揮出應(yīng)有的作用，也沒能實現(xiàn)管理效率的提高[3]。一部分原因是由于相關(guān)的工作人員對信息技術(shù)的管理體系使用上存在不熟練的地方，還有部分原因是事業(yè)單位的信息技術(shù)設(shè)備未能充分投入使用。此外，還有一部分事業(yè)單位還未能購置專業(yè)設(shè)備，比較依賴于傳統(tǒng)的檔案管理模式，辦公條件比較差導(dǎo)致信息技術(shù)的管理手段受到了比較大的阻礙。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施

（一）事業(yè)單位設(shè)立專職檔案管理人員

針對事業(yè)單位缺乏專職的檔案管理人員這個明顯的問題，要想從根本上解決，需要政府等相關(guān)部門的配合，增加人員編制，為檔案管理工作配備專門的工作人員。從事業(yè)單位本身來說，需要重視檔案管理工作在整體性工作中的位置，盡量為檔案管理工作配備專職人員，而不是以行政崗位來兼職此項工作。同時，事業(yè)單位還需要為檔案管理的工作人員提供一定的培訓(xùn)教育，使其掌握真正的檔案管理才能，具備與崗位相符合的綜合能力，這樣才能保證檔案管理工作的正常進行。

（二）工作人員提高檔案管理責(zé)任意識

工作人員提高檔案管理的責(zé)任意識核心就是提高其綜合素質(zhì)，這是提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。首先，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該正確認(rèn)知檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展過程中的重要性作用，查找一些相關(guān)的資料進行學(xué)習(xí)，在思想上認(rèn)識到檔案管理工作是影響未來事業(yè)單位發(fā)展效率的一個重要組成部分，這樣在工作中就會自覺提高工作的責(zé)任意識[4]。其次，事業(yè)單位需要加大對檔案管理工作的教育和培訓(xùn)，教育和培訓(xùn)不僅是要讓工作人員掌握專業(yè)的管理技能，更重要的是要樹立一個正確的管理意識，提高個人的綜合素質(zhì)，使他們在檔案管理工作中形成主人翁的意識和工作態(tài)度，這樣才能在工作中承擔(dān)起相關(guān)的管理責(zé)任。

（三）檔案管理制度納入到事業(yè)單位的制度管理中

除了要提高工作人員的教育培訓(xùn)以提高他們的工作責(zé)任意識，事業(yè)單位還要在制度上對其形成一定的管理氛圍，從而為制度的執(zhí)行和檔案管理工作的順利開展提供融洽的環(huán)境。

第一，事業(yè)單位要針對自己的實際情況來加強對檔案管理工作的宣傳，強調(diào)其在事業(yè)單位日常工作中的重要位置，可以在單位內(nèi)部形成一個有利于工作開展的制度環(huán)境。

第二，事業(yè)單位在充分的宣傳基礎(chǔ)上，制定相關(guān)的獎勵和考核制度，將檔案管理工作納入到單位的管理制度體系之中。獎勵和考核制度不僅僅能夠有效增強工作人員的工作意識，更重要的是它能夠?qū)ぷ餍袨槠鸬揭?guī)范的作用。事業(yè)單位需要明確每個工作人員和崗位的工作責(zé)任，確定主要的工作任務(wù)，針對工作完成的情況和效果來進行相應(yīng)的獎勵和懲罰，這將會大大提高檔案管理的效率。

第三，事業(yè)單位建立內(nèi)部溝通交流機制，促進內(nèi)部工作人員之間相互交流，形成一個整體統(tǒng)一的工作體系，從而提高檔案管理工作的順暢度。此外，事業(yè)單位也應(yīng)該考慮將檔案管理工作納入到年終或者是季度考核體系中，定期對檔案管理工作的實現(xiàn)情況進行考核，并納入到年終的獎勵參考中，這能夠有效提高檔案管理工作的有效性性。

（四）構(gòu)建檔案管理的信息化管理系統(tǒng)

信息技術(shù)手段在檔案管理工作中的有效應(yīng)有，首先就是建立一個在線的檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)。事業(yè)單位可以單獨建立一個檔案管理的信息體系，進行信息的輸入后，在線進行管理和分析，提高工作效率;也可以根據(jù)自己單位的職能需要來將其納入到單位的網(wǎng)絡(luò)信息之中，與單位的信息進行統(tǒng)一分析和管理，不僅增強檔案信息的安全度，還能提高信息使用的效率[5]。同時，在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位還需要投入一定的資金和技術(shù)來完善檔案管理工作的相關(guān)設(shè)備，優(yōu)化辦公軟環(huán)境。在對工作人員完成技術(shù)培訓(xùn)后，檔案管理工作的工作量將會大幅度下降，但是質(zhì)量卻會明顯提升。信息輸入、存儲和處理都由信息管理系統(tǒng)來完成，那么繁復(fù)的檔案管理工作可能出現(xiàn)的紕漏也將會大大降低。

三、結(jié)語

當(dāng)前，我國大多數(shù)事業(yè)單位正在經(jīng)歷深刻的內(nèi)部變革和外部經(jīng)濟環(huán)境的考驗，提高事業(yè)單位自身的管理以更好地應(yīng)對變革是它必須要解決的問題。檔案管理工作則是這項工作的重點，但是目前我國事業(yè)單位檔案管理存在著明顯的問題，表現(xiàn)在工作人員的意識不強、缺乏專業(yè)的人員管理，也未納入系統(tǒng)化的制度管理中，也缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)手段的應(yīng)用等。對此，就應(yīng)該在工作人員的工作意識、管理制度、信息化技術(shù)、和人員配備等方面提高檔案管理工作的水平。未來，事業(yè)單位的管理水平還將會進一步得到提升，對信息技術(shù)的應(yīng)用程度也將會不斷提高，對此，事業(yè)單位的工作人員應(yīng)該緊跟社會發(fā)展的趨勢，促進檔案管理工作質(zhì)量不斷提高。

參考文獻：

[1]何小雄.軍工科研事業(yè)單位全面預(yù)算管理的現(xiàn)狀與優(yōu)化對策研究[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2018，（24）：163-164.

[2]虎穎.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（10）：120.

[3]賴偉琴.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（08）：110+186.

[4]趙方華.信息化時代機關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（16）：93.

[5]付艷杰.機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及對策研究[J].檔案天地，2017，（04）：33-35+41.

（作者單位：吉林省通化市二道江區(qū)衛(wèi)生和計劃生育局）