信息化環(huán)境下的記賬憑證分類探討

李穎 河北省承德監(jiān)獄

會(huì)計(jì)電算化改革前，記賬憑證分類包括收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證，交易事先處理較為直觀，尤其是交易和事項(xiàng)處理分工較為便捷。但是，部分企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件中仍然局限于傳統(tǒng)的記賬憑證分類方法，即錄入收、付、轉(zhuǎn)憑證類別，記賬憑證錄入效率偏低，影響到后續(xù)數(shù)據(jù)的合理利用。故此，應(yīng)該積極迎合信息時(shí)代帶來的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，完善配套基礎(chǔ)設(shè)施，推動(dòng)記賬憑證分類信息化發(fā)展，基于憑證生成機(jī)制對(duì)記賬憑證重新分類，可以改善傳統(tǒng)分類方式的不足，提升記賬憑證傳輸和處理效率，為后續(xù)數(shù)據(jù)開發(fā)利用提供支持。通過信息化背景下記賬憑證分類相關(guān)內(nèi)容分析研究，可以改善其中不足，促進(jìn)后續(xù)相關(guān)工作高效展開。

一、傳統(tǒng)記賬憑證分類的優(yōu)勢(shì)和不足分析

（一）記賬憑證分類的優(yōu)勢(shì)

記賬憑證分類是財(cái)會(huì)工作的重要內(nèi)容，具體包括轉(zhuǎn)賬憑證、收款憑證和付款憑證幾種，屬于專用記賬憑證范疇。此種記賬憑證專門用于記錄交易、事項(xiàng)與貨幣資金收付關(guān)系。在企業(yè)財(cái)會(huì)工作中，記賬憑證分類目的表現(xiàn)在以下幾種：

其一，促使交易事項(xiàng)更為簡(jiǎn)潔明了。以往的手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中，記賬憑證分成轉(zhuǎn)賬憑證、收款憑證和付款憑證幾種，用不同顏色表示，其中轉(zhuǎn)賬憑證為藍(lán)色、收款憑證為紅色，付款憑證為綠色，這種交易事項(xiàng)更為簡(jiǎn)潔明了，后期填制記賬憑證較為便捷[1]。

其二，分工協(xié)作交易或事項(xiàng)處理。以往的手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中，企業(yè)通常會(huì)依據(jù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容來設(shè)計(jì)多個(gè)會(huì)計(jì)崗位，包括會(huì)計(jì)主管、資產(chǎn)核算、穿管理、薪酬核算、利潤(rùn)核算、成本核算、資產(chǎn)核算和出納管理等多個(gè)崗位。傳統(tǒng)的劃分方式較為簡(jiǎn)潔明了，便于分工協(xié)作交易或事項(xiàng)處理，平衡出納核算業(yè)務(wù)量。

其三，牽制復(fù)核交易或事項(xiàng)處理。通過會(huì)計(jì)人員職責(zé)分離的方式，相互牽制、相助監(jiān)督，人工完成記賬憑證的核對(duì)和審核工作，可以有效規(guī)避人為主觀意識(shí)帶來的不良影響，提升會(huì)計(jì)信息處理效率和質(zhì)量。依據(jù)記賬憑證分類，對(duì)于明細(xì)賬數(shù)據(jù)復(fù)核，保證賬面數(shù)據(jù)的全面、真實(shí)。

（二）財(cái)務(wù)軟件中記賬憑證分類的不足

在信息化背景下，計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)廣泛應(yīng)用到社會(huì)生產(chǎn)生活各個(gè)環(huán)節(jié)中，會(huì)計(jì)信息化經(jīng)過長(zhǎng)期的發(fā)展和完善，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)，有助于財(cái)會(huì)工作效率和質(zhì)量[2]。而當(dāng)前企業(yè)所采用的財(cái)務(wù)軟件多是提供記賬憑證分類功能，是對(duì)傳統(tǒng)手工記賬憑證分類的單純模擬，局限性較大。如果忽視企業(yè)經(jīng)營(yíng)方式和生產(chǎn)規(guī)模之間的差異，賬務(wù)處理中主要是采用記賬憑證核算方式，其核心在于放射式數(shù)據(jù)處理流程，原有手工會(huì)計(jì)的中間數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)省略，如會(huì)計(jì)報(bào)表編制時(shí)在當(dāng)期數(shù)據(jù)和歷史數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上直接生成，取消了以往記賬憑證分類中的總賬、明細(xì)賬和匯總記賬憑證。記賬憑證在數(shù)據(jù)庫(kù)中結(jié)合會(huì)計(jì)科目記錄，采用借貸金額格式，無論是記賬憑證分類匯總還是歸類，均由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成，處理效率更高。故此，信息化環(huán)境下，傳統(tǒng)的記賬憑證分類形式不適合新時(shí)期的企業(yè)財(cái)會(huì)工作需要，逐漸被淘汰[3]。

信息化背景下，財(cái)會(huì)工作逐漸形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)處理和共享模式，不需要依據(jù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容來劃分，而是結(jié)合數(shù)據(jù)形態(tài)差異進(jìn)行劃分，如數(shù)據(jù)錄入組、數(shù)據(jù)采集組和數(shù)據(jù)分析組等。計(jì)算機(jī)集中處理記賬憑證，以往手工處理記賬憑證的牽制效用逐漸弱化，而是形成了依托于財(cái)務(wù)軟件統(tǒng)一處理和控制，傳統(tǒng)記賬憑證分類形式的牽制作用逐漸消失。故此，信息化環(huán)境下記賬憑證分類改革，可以降低人工勞動(dòng)強(qiáng)度，提升工作效率，為后續(xù)企業(yè)管理和決策提供可靠依據(jù)。

二、記賬憑證分類中的問題

就當(dāng)前記賬憑證分類中的問題來看，表現(xiàn)在兩方面：一方面，記賬憑證分類同資產(chǎn)負(fù)債表貨幣資金項(xiàng)目不匹配，在會(huì)計(jì)軟件的關(guān)于記賬憑證分類中缺少其他貨幣資金科目，而資產(chǎn)負(fù)債表中卻包括銀行貸款、現(xiàn)金與其他貨幣資金科目。也正是這種分類形式，無法從系統(tǒng)中了解貨幣資金的變動(dòng)情況[4]。另一方面，記賬憑證分類同現(xiàn)金流量定義不匹配，現(xiàn)金流量表中關(guān)于現(xiàn)金流量的定義，具體表現(xiàn)在企業(yè)現(xiàn)金或是等價(jià)物流動(dòng)。通常情況下，企業(yè)現(xiàn)金形式轉(zhuǎn)換不會(huì)出現(xiàn)現(xiàn)金流動(dòng)情況，如果企業(yè)并未出現(xiàn)現(xiàn)金流出，則構(gòu)成現(xiàn)金流量。記賬憑證中的各項(xiàng)內(nèi)容名不符實(shí)。如，現(xiàn)金存入銀行的記賬憑證不會(huì)產(chǎn)生現(xiàn)金流量。對(duì)于此類問題，還有待進(jìn)一步改進(jìn)和完善[5]。

三、信息化環(huán)境下的記賬憑證分類途徑

為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，改善傳統(tǒng)記賬憑證分類的不足，應(yīng)該進(jìn)一步拓寬記賬憑證分類途徑，實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)高效處理，切實(shí)提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。依托于信息技術(shù)，深入挖掘信息資源潛在價(jià)值，加強(qiáng)信息系統(tǒng)之間信息共享，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）依據(jù)憑證生成機(jī)制

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)中，記賬憑證主要是原有手工錄入，以及系統(tǒng)自動(dòng)生成的機(jī)制憑證。其中，手工錄入形式是指財(cái)務(wù)部門工作人員直接采集原始憑證，整理后編制形成的記賬憑證。系統(tǒng)自動(dòng)生成的機(jī)制憑證，包括財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)或是共享單據(jù)，在系統(tǒng)中根據(jù)特定模板程序生成的記賬憑證。故此，推行記賬分類，建立自動(dòng)化憑證生成機(jī)制，有助于實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)高效處理，大大提升會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理效率和質(zhì)量。除此之外，基于業(yè)務(wù)單據(jù)生成的記賬憑證，是指在業(yè)務(wù)單據(jù)審核過程中，由系統(tǒng)內(nèi)部的記賬憑證模板自動(dòng)化生成，并將其存儲(chǔ)到總賬系統(tǒng)中[6]。基于自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成的記賬憑證，則是結(jié)合相關(guān)科目的余額，總賬系統(tǒng)期末時(shí)期自動(dòng)化生成、保存到總賬系統(tǒng)的記賬憑證。

（二）依據(jù)業(yè)務(wù)類型

記賬憑證分類，基于業(yè)務(wù)類型實(shí)現(xiàn)，是當(dāng)前較為常見的一種分類形式。由于信息分類是依據(jù)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，直接關(guān)乎到信息自動(dòng)化傳輸和檢索效率。在信息化環(huán)境下，為了可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間信息交互和共享，一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)在于信息編碼和分類統(tǒng)一，如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，自然無法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的信息化。所以，現(xiàn)代企業(yè)在應(yīng)用信息管理系統(tǒng)中，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)記賬憑證分類和企業(yè)業(yè)務(wù)分類統(tǒng)一。

依據(jù)業(yè)務(wù)類型進(jìn)行記賬憑證分類，可以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)類型的客觀反映，同時(shí)判斷具體哪些會(huì)計(jì)科目可以控制使用，并判定憑證編碼的具體使用范圍[7]。如，SAP R/3系統(tǒng)，依據(jù)業(yè)務(wù)進(jìn)一步細(xì)化記賬憑證分類，包含客戶憑證、總賬憑證、供應(yīng)商憑證、固定資產(chǎn)憑證等多項(xiàng)內(nèi)容。其中SAP R/3系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)客戶憑證和供應(yīng)商憑證細(xì)化，其中客戶憑證可以細(xì)化為開具發(fā)票給顧客憑證、向顧客收款憑證等；供應(yīng)商憑證包括應(yīng)付供應(yīng)商憑證和付款給供應(yīng)商憑證等等。

（三）依據(jù)XBRL分類標(biāo)準(zhǔn)

XBRL分類標(biāo)準(zhǔn)即可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語言，最初誕生于1998年，隨后XBRL指導(dǎo)委員會(huì)在2003Ian發(fā)布了XBRL2.1分類標(biāo)準(zhǔn)。就XBRL技術(shù)框架來看，其中包括分類標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)格和實(shí)例文檔等，由一個(gè)行業(yè)依據(jù)XBRL技術(shù)規(guī)格建立的詞匯表，可以滿足本行業(yè)商業(yè)信息交換需要。

結(jié)論：綜上所述，在信息化環(huán)境下，記賬憑證分類發(fā)生了不同程度上的變化，為了有效提升工作效率，實(shí)現(xiàn)記賬憑證合理分類，基于憑證生成機(jī)制、XBRL分類標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)類型，實(shí)現(xiàn)記賬憑證重新分類，有助于記賬憑證信息和編碼統(tǒng)一，提升信息高效傳輸和共享同時(shí)，保證數(shù)據(jù)信息精準(zhǔn)、安全。