關于如何提高事業單位辦公室工作的質量和效率

卓澤霖 廣東省醫療器械質量監

引言：事業單位辦公室工作質量高低能夠直接展現出一個單位狀態以及外在形象，也就是事業單位辦公室和普通辦公室之間存在一定差異性，不同事業單位之間工作內容不同，不過在本質以及特性上依舊存在相同性。辦公室人員自身要具備非常強的工作修養，在實際工作期間，要時刻遵守定崗定人原則進行，從根源上提升事業單位辦公室工作的整體質量和效果。

一、事業單位辦公室工作介紹

辦公室工作涉及的內容主要是統籌、協調以及監管等，對主要的工作內容就是對文件、會議以及事件等進行及時處理和解決，辦公室是事業范圍高層領導工作的輔助部門，在事業單位工作中具有承上啟下的價值，在事業單位工作中，辦公室不僅僅是統籌協調部門，并且可以確保范圍內各項基本工作順利進行，將工作內容落實到實際工作中，能夠確保工作的順利進行。不管是從本質上分析，還是配型上分析，辦公室在其中都發揮不可缺少的價值，要對其他業務工作內容進行綜合分析，一般日常事務都是辦公室處理和解決。很多單位人員認為辦公室自身工作存在復雜性和繁瑣性特征，并且日常工作任務量比較大。只是因為人員對于辦公室工作營造結果認知不足，認為其只是輔助領導工作，對基層職工工作形式進行管理，其實很多工作背后都是辦公室人員付出的努力，將繁瑣的工作做的有條有序，對于辦公室人員的職責以及業務能力水平上都有很高的需求，所以在實際工作中對辦公室特性進行了解是工作質量提升的根本。

二、提高事業單位辦公室工作質量和效率的最佳途徑

（一）定崗分人、明確分工

在進行辦公室工作時，要善于從總體角度出發，最細微工作進行有效處理，對其進行統籌兼顧，進而可以實現對工作質量和效率的提升，在進行事物處理工作過程中，一定要對各個細節進行嚴格要求和把握，結合工作機制和準則進行，對事件進行靈活處理。第一，辦公室工作人員一定要做好參謀工作，明確自身基本職責，善于站在高度創新機制層次上分析，適當給領導人員一定意見，保證各項工作決策能夠順利進行，將工作全面落實下去，實現對整個事業單位工作的監督和管理。辦公室工作一定要充分發揮自身的工作職能，強化自身執行力，以此形式可以實現對辦公室工作質量的提升，使得辦公室內各項基本工作可以順利開展。第二，事業單位各個部門之間要形成良好合作關系，要做到內部工作無阻礙，和各個部門之間合作和溝通無影響，只有這樣才能夠確保事業單位辦公室工作效率不斷提升，并且還可以不斷提升事業單位辦公室工作整體質量。第三，作為辦公室工作人員，一定要強化對自身工作崗位的理解，深度掌握工作職責。使得各項工作開展都能夠更加高效，是現在需要解決的首要任務，將監管工作作為推動事業單位有效進展的基礎，對整體工作進行全方位研究和分析，避免工作形式流于表面進行，要穩定牢固基準情況下，對事業單位各項工作進行優化，提升整體監管效果。

（二）辦公室實現自動化，提升工作效率

辦公室自動化（OA）就是借助信息技術對事物信息、管理信息以及決策進行綜合分析，對其進行自動化管理，是一種朝向整體化的工作成果，可以最大限度提升日常管理工作的使用效果。OA在辦公室之中使用具有一定價值，是一種無法缺少的運用體系。首先，需要在事業單位內構建團隊，建立團隊OA系統，對辦公室內部所有工作進行處理和分析，需要領導人員掌握一定軟件技術，同時還要熟知各項工作職責，在滿足不同工作需求基礎上，在監管辦公室質量基礎上，提升辦公速度和質量，使得團隊任何工作都能夠做到游刃有余，并且在實際工作中還要積極融入各種現代化管理模式。在事業單位信息化進展中，可以采用創新形式和傳統形式結合手段，成立自資深工作小組，成員之間互相幫助。第二，對應用工具進行調整和完善，將OA系統落實到辦公室工作中，提升工作人員綜合素養和業務能力，以此不斷提事業單位工作質量。并且要合理使用現代化工具，有效借助各種管軟件進行工作，構建雙系統運行模式，對各個部門出現的問題進行及時解決，有效應用電子工具保證辦公室工作效率同時，不斷提升工作質量。第三，實施標準化方案，結合辦公室理論條件，對整體質量進行嚴格把控，在內部構建完善管理機制，對工作內容進行合理監管，并且在開展各項工作內容時要符合管理標準，對其進行統一化管理，保證事業單位工作可以穩定進行。

三、結束語

總而言之，要想從根本上提升事業單位辦公室工作質量和效率，就要和單位發展實際情況結合起來，對有價值的信息進行嚴格把握和掌控，在編制決策內容時，要善于站在領導領導層次分析，只有這樣才能夠更加的把控全部，提升自身工作經驗，為企業提供更多決策和依據，確保辦公室工作順利開展。在事業單位中，辦公室工作要不斷提升外在形象，解放工作思想，發揮工作優勢，為事業單位發展提供有利條件。