事業單位檔案管理的創新應用分析

趙濤 魚臺縣濱湖街道辦事處

一、事業單位檔案管理現狀

我國事業單位檔案管理現狀不容樂觀，極大地阻擾了事業單位的發展，影響了事業單位在社會和經濟中的作用。

（一）不平衡的重視程度

中國的事業單位對檔案管理的關注較少，每個單位對檔案管理給予不一樣的關注，在嚴重的情況下，一些事業單位一律無視檔案的管理，無法確保檔案的存檔時間，所需的資金，人力和財力，并無法發揮良好的監督作用。當前，一些事業單位逐漸把檔案管理作為工作計劃，并安排相應人員實施。但是，在實際工作中，檔案管理機制仍存在許多問題。

（二）保管條件差

鑒于檔案管理目前引起有關部門的正視，很多單位難以滿足統一，規范，一律齊整的管理制度的要求，一些事業單位的檔案管理已成為所有事物的存儲空間，檔案管理的基本設施并不完整，檔案柜的編碼相當混亂，總體來說，事業單位的檔案管理基本設施存在非常大的缺陷，嚴重破壞了一些檔案。

（三）薄弱的業務素質

為了更好地勝任檔案管理工作，管理者應該具有更高的素養，方可完成這項工作，許多檔案管理職員多數都在別的部門調過來的，他們通常擔任多個職位，較多的工作使他們不能夠應對檔案管理工作，檔案管理人員涵養較低，對事業單位的檔案管理非常不利。檔案管理級別與文檔歸檔級別，文檔分類和文檔保留期密切相關，低質量使檔案管理無法及時提交的情況，許多檔案管理員不付責任處理檔案管理工作，這種隨便處理現象極大地阻礙了檔案管理。

二、如何創新事業單位檔案管理

（一）健全制度

事業單位檔案管理制度應要改進，創建時應遵照相應的原則。第一，創建檔案管理有關制度應遵照科學性和合理性原則，制定制度應根據本單位的現實狀況，符合本單位檔案管理的特質，更好地發展本單位的檔案管理有關工作。第二，制定檔案管理制度應堅持實用、簡潔的準則，管理制度的創建應以可操作性為終極宗旨，使檔案管理制度更好地發揮其標準和指導效用。第三，檔案管理系統的創建要可以束縛員工并限制領導，這樣雙方面約束能更好地發揮檔案管理制度的管理性，機構領導者發揮著指導和榜樣的角色，能夠推動檔案制度的施行。最后，嚴肅性是創建檔案管理制度的原則，能夠較好地實現檔案管理制度，其權限應被視為制度在檔案管理實施中最關鍵的原則，在制度的實施過程中，應明確界定獎勵和懲罰。

（二）加強組織領導

每級行政機構應加大對檔案管理的正視，并將其納入議程。第一，必須創建一個領先的檔案管理組織，定期查驗，指導和監督檔案管理。第二，貫串自己單位的檔案管理，在實踐中，創建檔案管理達到規定的標準升級審核機制，對檔案工作進行定性和定量審核。根據等級分類和指導原則，動態管理應通過等級升降來執行。同時，應依照國家檔案館建設的有關準則，創建健全質量管理體系，每個單位可以根據本單位的實際情況，商討擬定自己檔案工作的質量評價準則，積極組織實行，促進檔案的規則化，標準化，科學化建設。

（三）開展現代化和信息化建設，提升人事檔案利用效率

實行檔案管理現代化是事業單位檔案服務改革和發展的需求，同樣是適應檔案信息要求日益增長的客觀要求，為了最大限度地利用檔案，務必對檔案管理采用先進的科學技術手段，以達到提升工作效能和延長檔案使用時間。第一，各級機構檔案管理部門要提升信息管理的及時性，精準性，及時地傳遞信息。第二，必須實施檔案的計算機協助管理，并使用計算機和掃描儀等先進設備和現代技術來整理檔案輸入計算機，通過相關的技術處理，把文本，圖片，音頻等資料轉換成數據，實現檔案紙質和數據格式的共存。最后，我們必須充分運用計算機網絡技術來改進檔案管理，通過網絡，實現未歸類為機密的檔案信息的社會共享，并提供優質檔案信息服務，為社會服務。

（四）可以提升檔案管理工作人員的素質

可以培育和培養些比較專業的信貸人員和有關職員進行檔案管理工作，可以選擇一些優秀的基層管理職員，對他們做出體系的培養，并可以按期給檔案管理人員進行培訓，他們更專業的知識使檔案管理工作的有關職員可以提升整個團隊的工作才能。伴著檔案管理的持續推進，各樣科技技能逐漸廣泛應用，這就需要檔案管理部門重視有才能人員的培育，提升檔案管理的科學化水平。最先，有關部門可以依照檔案管理工作的特征，定期展開必要的培訓工作，對管理職員做出有目的性的培訓，不斷提升檔案管理職員的責任感，并改善檔案管理職員的有關工作才能，把檔案管理工作和科學技術相結合，并使用科學技術來改進檔案管理。另外，事業單位務必增大有才能人員引進體制，搞好整頓檔案管理體制，經過人才引入提升檔案管理職員的整體素養，有關工作部門增大資金投入，注重檔案管理的關鍵性，提升檔案管理職員的學習思想，不斷增強才能，提升檔案管理水平，運用多種管理方式，實現檔案管理工作符合中國經濟發展和社會發展水平，實現中國檔案管理創新。

結束語：隨著中國科學技術的不斷進展，信息時代的來到漸漸滲入到每個領域，檔案作為社會基本信息資源的關鍵部分，檔案管理科學化的整體改進可以極大地實現中國文化軟實力的提升，不僅能在一定程度上達到中國文化軟實力的先進水平，而且為事業單位的檔案管理提供了極大的方便，進而減少了檔案管理的難度，提升了檔案的管理水平，更有效的推動檔案管理工作的開展。