新時期事業單位檔案管理創新思路的思考

唐敏 青島市市北區機關事務管理局

事業單位檔案管理工作涉及范圍較廣，不僅要收集整理以及妥善保管各種檔案，還要對檔案進行科學分析與合理運用，這也在一定程度上加劇了事業單位檔案管理工作的復雜化。改革事業單位檔案管理模式，更新檔案管理理念，創新檔案管理方法，在提高檔案管理工作高效化與標準化的基礎上，最大限度的滿足當今經濟社會快速發展對提高檔案管理水平與質量的基本要求。

一、分析新時期事業單位檔案管理模式的不足之處

1.事業單位檔案管理方法過于傳統化與落后化。管理方法是影響甚至決定事業單位檔案管理質量的重要因素，傳統落后的檔案管理方法必然會對檔案管理工作產生嚴重的限制和束縛作用，當前事業單位檔案管理制度并不完善，管理方法也較為單一化和低效化，例如，部分事業單位檔案管理工作仍然以人工管理方式為主，不僅增加了檔案管理人員的工作量與工作壓力，也極大的降低了檔案管理的效率。

2.事業單位檔案管理體系有待完善。部分事業單位繼續使用原有的檔案管理機制，不僅降低了檔案管理機制與檔案管理工作現狀、檔案管理工作目標等之間的關聯性，也降低了檔案管理機制對檔案管理人員的指導與約束作用，甚至造成了檔案管理人員工作范圍與工作職責的模糊化，增加了檔案管理工作陷入混亂局面的幾率。還有一些單位對檔案管理體系建設工作存在輕視心理，增加了完善檔案管理體系的難度，對檔案管理機制的具體落實等產生消極阻礙作用。

3.事業單位檔案管理隊伍整體素質有待提高。部分事業單位沒有認識到檔案管理工作對事業單位其他工作的影響力，弱化了檔案管理工作在事業單位管理體系中的地位與作用，不斷地壓縮檔案管理方面的資金與人員投入，加劇了事業單位管理人員數量不足與檔案數量激增之間的矛盾。另外，事業單位也降低了對檔案管理人員招聘的標準和要求，甚至聘用那些非檔案管理專業畢業且沒有任何檔案管理經驗的大學生，造成了檔案管理隊伍平均素質的持續下降。部分檔案管理人員早已在常年的檔案管理工作中形成固定的工作模式，對改革創新檔案管理模式存在抵觸情緒，弱化了管理人員對改革創新檔案管理工作的促進作用。最后，事業單位檔案管理人員缺少基本創新意識，其創新能力也不高，加劇了檔案管理效果的不理想化[1]。

二、新時期創新事業單位檔案管理模式的措施

1.加強檔案管理人員培訓力度。事業單位應進一步完善檔案管理人員的長期培訓機制、績效考核機制以及晉升機制等等，定期組織檔案管理人員參加檔案管理、互聯網信息技術等不同領域的培訓活動，拓寬檔案管理人員學習掌握最新檔案管理知識和技能的途徑，提高檔案管理人員專業知識體系的先進性與科學性，實現檔案管理人員專業素養與工作能力的共同提高。通過組織開展創新教育活動來強化檔案管理人員的創新意識，提高檔案管理人員的創新能力。通過職業道德等方面的培訓活動來促使檔案管理人員端正工作態度，強化檔案管理人員的責任意識。最后，事業單位還應創新檔案管理人員招聘機制，提高對檔案管理人員的招聘標準，盡量招聘那些檔案管理專業畢業的已經有豐富檔案管理經驗的優秀大學生，這些都有效提高了檔案管理隊伍的整體素質與能力。

2.提高事業單位檔案管理體系的完善性與科學性。完善檔案管理體系是事業單位各部門之間有序工作的基礎和前提。事業單位應主動分析當前事業單位檔案管理工作的實際情況，通過調查問卷等方式來了解檔案所有者對檔案管理工作的意見與建議，并根據檔案管理相關法律法規來調整和完善檔案管理體系，主動將人性化理念融入到檔案管理工作之中，提高檔案管理工作體系的靈活性與多元性。同時，還應完善檔案管理保密機制，強化檔案管理人員的保密意識。要求檔案管理人員定期檢查檔案，及時發現那些殘缺不全的檔案并加以完善，從而提高檔案資料信息的完整性與有效性。事業單位還應借鑒其他地位事業單位檔案管理模式等來探索出最適合本地區的檔案管理模式[2]。

3.加快事業單位檔案管理信息化建設速度。事業單位應轉變對檔案管理工作的錯誤認知，適當提高檔案管理工作在其管理體系中的地位。同時，還應認識到互聯網信息技術對提高檔案管理效率的推動作用，主動提高互聯網信息技術在檔案管理工作的使用范圍與使用頻率，適當增加檔案管理信息化建設的資金投入與技術投入，進一步完善檔案管理基礎設施。例如，檔案管理人員可以利用互聯網信息技術或者現代化設備來將紙質檔案轉化為電子檔案，將檔案進行分類儲存，檔案管理人員在查詢檔案時可以利用檢索功能來快速獲取其所需要的檔案資料，有效提高了檔案管理人員調取或者查詢檔案的速度。另外，檔案管理人員應主動學習互聯網信息技術，掌握各種現代化辦公設備的使用方法與使用技巧，這些都提高了事業單位檔案管理模式的信息化與現代化[3]。

小結:事業單位應正視其原有檔案管理模式的弊端，認識到加強檔案管理工作的必要性與重要性，主動加強檔案管理模目標與經濟社會發展趨勢的關聯性，通過提高檔案管理人員職業素質、完善檔案管理體系等途徑來提高檔案管理水平與效果，為充分發揮檔案管理工作的服務職能奠定了基礎。