淺談基層會計檔案管理中存在的問題及對策

韓鳳英 鄄城縣經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會

引言：基層會計檔案是企業(yè)檔案中關(guān)鍵的一部分，可以直觀反映企業(yè)經(jīng)濟收支。所以基層會計檔案管理是企業(yè)發(fā)展過程中一項重要環(huán)節(jié)，也是為財務(wù)部門提供財務(wù)總結(jié)和年度審查的一項重要指標(biāo)。下面針對基層會計檔案管理中存在的問題，分析并提出合理的對策。

一、基層會計檔案管理存在的問題

（一）思想觀念落后

會計檔案不同于人事檔案，后者涉及到企業(yè)每個人的利益，所以管理高層對其比較重視。相反，基層會計檔案往往會被管理高層所忽視，他們認(rèn)為只要保存好會計檔案的數(shù)據(jù)報表就完成了檔案管理的工作。檔案銷毀是檔案處理的一項重要環(huán)節(jié)，會計檔案負(fù)責(zé)人認(rèn)為檔案銷毀需要領(lǐng)導(dǎo)安排批準(zhǔn)，然而檔案銷毀又會增加工作負(fù)擔(dān)，所以他們不能完成自己本職工作。一方面財務(wù)管理人員對會計檔案管理的認(rèn)知不夠，另一方面高層領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視不夠，他們的思想觀念落后，致使基層會計檔案也只能做一些紙面工作。

（二）業(yè)務(wù)人員水平過低

基層會計檔案一般都保存在會計人員手中，但由于部分會計業(yè)務(wù)能力過低，導(dǎo)致基層會計檔案保存不規(guī)范，加大后期審查檔案的難度。還有一些企業(yè)因為會計人員的工作繁雜，把會計檔案交給財務(wù)人員負(fù)責(zé)。財務(wù)人員因為缺少專業(yè)的業(yè)務(wù)能力，對基層會計檔案管理不夠細(xì)致，只是簡單地對檔案進行儲存。導(dǎo)致檔案裝訂缺少負(fù)責(zé)任人簽字，檔案頁碼數(shù)量模糊，混淆憑證和賬單。有些單位設(shè)置會計一名檔案管理人員，但由于不具備計算機的相關(guān)知識，一些資料不能夠被信息化處理，體現(xiàn)出絕大多數(shù)業(yè)務(wù)人員素質(zhì)過低，缺少滿足現(xiàn)狀的復(fù)合型人才[1]。

（三）硬件設(shè)施較差

由于一些企業(yè)在基層會計檔案管理的資金投入較小，導(dǎo)致檔案管理硬件設(shè)施較差，一般表現(xiàn)在檔案的儲存環(huán)境、電腦的軟件兩方面。基層會計檔案由于不被高層領(lǐng)導(dǎo)重視而缺少專人管理，致使檔案存儲環(huán)境較差。檔案上落滿灰塵無人處理，甚至一些檔案缺損丟失。沒有獨立的檔案存放房間，安保設(shè)備更加缺乏。記錄會計檔案數(shù)據(jù)的電腦由于軟件得不到及時更新，硬件得不到相應(yīng)的更換。會計檔案不能有效地被記錄儲存，增加后續(xù)工作的負(fù)擔(dān)。

二、基層會計檔案管理問題的對策

（一）改善思想觀念

企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)決定著公司的走向，所以改善他們的思想觀念才能對下級會計人員起到帶頭的效果。基層會計檔案管理人員的工作重心取決于上層領(lǐng)導(dǎo)，所以從根本解決問題就需要轉(zhuǎn)變落后的思想意識。如果高層管理領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為基層會計檔案管理工作可以忽略，屬于工作之外的事項，檔案管理人員就會喪失對管理會計檔案的動力。上層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該改變陳舊觀念，加強對基層會計檔案的重視，重新審視會計檔案對企業(yè)日后財務(wù)分析的意義，把會計檔案管理工作放到重要位置。同時把這種觀念由上到下傳遞下去，讓基層人員意識到檔案管理的重要性。基層會計檔案管理的工作比較辛苦，但對后續(xù)工商財務(wù)管理反腐審查有著重要意義。現(xiàn)今社會對事業(yè)單位的財務(wù)審查力度越來越大，反腐已經(jīng)進入到一個新的層次。基層會計檔案管理對企業(yè)，還是對員工都是一種責(zé)任和義務(wù)，也是對自身的一種保護。例如：2018年全國都在進行反腐反貪行動，從市長到鄉(xiāng)長，從高管到基層，處理了百余起貪腐事件。如果沒有基層會計檔案的數(shù)據(jù)提供，反貪自然得不到有力的證據(jù)，由此可見基層檔案管理的重要性。

（二）加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)

基層檔案管理離不開會計業(yè)務(wù)的支持，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)也是當(dāng)前檔案管理問題的一項對策。一方面，高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該定期組織管理人員參加會計檔案管理培訓(xùn)，讓管理人員從根本掌握檔案管理知識，學(xué)習(xí)相應(yīng)的業(yè)務(wù)技能。另一方面，管理領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該熟悉基層會計檔案管理的流程，及時有效地對基層進行培訓(xùn)指導(dǎo)。當(dāng)今社會只有不斷地使自己業(yè)務(wù)能力完善，才能在這競爭激烈的社會不被淘汰。會計檔案管理人員目前也需要多技能并存，儲存更多跨學(xué)科專業(yè)知識。企業(yè)可以指派會計檔案管理人員重新回到院校去學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識，也可參加外地的知識講座，有能力的企業(yè)甚至可以邀請知名會計檔案管理專家來對管理人員進行培訓(xùn)指導(dǎo)。例如：央行就施行了一套分級的會計檔案管理模式，由各級行的會計、國庫、發(fā)行等部門對自身業(yè)務(wù)核算形成的會計檔案自行管理，提高管理效率。

（三）完善硬件設(shè)施

對于后續(xù)基層會計檔案管理的投入力度也要加大，完善硬件設(shè)施，保存整理好每份文件。企業(yè)應(yīng)該給基層會計檔案提供單獨的檔案室，由于會計檔案不同于人事檔案，要做好區(qū)分整理工作，也保障會計檔案的安全。此項計劃的實施也為后續(xù)的檔案審查節(jié)省大量人力物力，避免出現(xiàn)錯誤。對于長久性或者永久性保存的會計檔案，要做好日常保養(yǎng)工作，防止檔案出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。企業(yè)應(yīng)該指派專人對基層會計檔案進行定期清理，做好防盜、防污、防火的工作。在信息化飛速發(fā)展的今天，會計檔案管理也開始步入信息化行列中。紙質(zhì)材料上的數(shù)據(jù)逐漸開始被記錄到電腦中，如果不能對電腦軟件及時升級，則會減慢基層會計檔案的處理。其實，紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案取代也是大勢所趨，這樣做不僅可以節(jié)約空間，也增強了“保鮮”功能，而且便于攜帶，擺脫地域限制[2]。因此，完善硬件設(shè)施對基層會計檔案管理也有著很大的幫助。基層會計檔案管理制度也是需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展不斷總結(jié)完善的，根據(jù)新形勢提出相應(yīng)新的管理辦法才是當(dāng)今需要解決的問題。

結(jié)論：在基層會計檔案管理的過程中，難免會遇到很多問題。本文簡單地從改善各層人員意識、加強基層指導(dǎo)和提高檔案硬件設(shè)施三方面來分析并提出管理的對策。后續(xù)也需要其它企業(yè)不斷地總結(jié)完善，使基層會計檔案管理水平越來越高。