檔案管理系統在城市供水事業中的應用研究

高巍 葫蘆島市自來水公司

引言：檔案管理作為城市供水事業中一項較為重要的內容，其管理系統性能的好壞與否對城市供水事業的發展具有直接影響，隨著管理系統的不斷升級，結合當下檔案管理的現狀，DARMS因其文件綜合管理性能較好，而被很多自來水公司予以采用，對促進供水事業的發展起到了總要作用，為檔案管理人高效有序的工作提供了保障。

一、城市供水事業對檔案管理的需求

隨著供水單位的管理愈加規范，檔案管理工作的開展也向制度化。規范化方向發展，在當今企業發展過程中，檔案管理系統成為檔案信息管理部門必備的處理系統，通常情況下，檔案管理系統包括電子文件以及檔案借閱信息的處理，以及相關靜態信息的處理，因此對檔案管理系統的安全性以及實用性提出較高要求。

而供水公司一般是由總部以及分公司共同構成，分公司一般設立在各個城市，因而導致了總公司與各個分公司之間的實際距離較遠，對檔案管理工作的有效實施造成一定困難，此外，管理人員通過調查發現，我國很多地區的檔案管理依舊采用紙質化管理模式，管理階段還停留在傳統管理模式階段，加之地理位置較遠，檔案的提交和傳遞流程較為繁瑣，進而導致檔案管理效率較為低下，與此同時，分公司的檔案提交到總公司以后，還需要檔案檔案管理人員對這些資料進行整理，在原有工作量的基礎上增加了額外的工作負擔，在這種情況下，極容易造成檔案管理出現錯誤的現象，因此，為改變當前這一現狀，供水公司采用檔案信息化管理方式，通過建立數據庫的方式，以滿足不同分公司之間的需求，通過信息化的管理方式還能有效地將管理過程中出現的問題進行及時解決。

二、城市供水公司檔案管理功能概述

檔案管理工作從整體上來看，其涉及的內容包含供水公司的各個部門，換言之，檔案管理系統應該包含供水公司的所有業務，系統的不同功能要以公司的業務流程為基準，檔案管理工作的有效開展要以組卷業務為基礎，所謂組卷業務是供水公司對日常運營中的數據進行收集，以一定的條件為基礎，并在此基礎上進行立卷，此外，要將檔案管理的借閱服務作為核心，檔案的借閱服務主要包括借閱權限、登記管理以及借閱效果管理三方面內容，檔案管理最重要的一項就是進行檔案調整工作，對公司內部檔案進行調整能促進檔案的優化管理，提升檔案管理的效率。從檔案管理的特點作為切入點對其功能進行簡要分析，主要包括以下四個功能：

（一）文件資料綜合管理

文件資料管理在整個管理系統中具有基礎性作用，亦可以說是整個管理系統的基礎，任何檔案管理都要以它作為基礎并進行實施，文件資料綜合管理的內容主要有對文件進行歸檔處理、對卷內文件以及檔案進行編號處理，方便信息查閱，同時還承擔對年報進行統計以及系統維護等額外功能。

（二）WEB查詢功能

在互聯網技術不斷發展的大背景之下，信息檢索已經成為檔案管理工作中必備的功能之一，而WEB檢索便是其中一個典型的代表，較好的代表了信息技術的發展特點，并為檔案管理信息化提供了未來的發展方向，結合供水單位的服務對象來看，因其大多數情況都是為市民提供服務，且用戶量較大，用戶進行查詢的時間和地點均具有不確定性，而傳統的查詢方法受時間地點的局限性較大，為用戶查詢帶來了較多不便，且WEB查詢的步驟較為簡捷，對計算機的系統性能要求也較低，用戶計算機上字只需要下載一個瀏覽器即可，此外，WEB查詢功能對供水公司的系統維護也能起到一定作用。

（三）數據傳輸

上文我們提到，供水公司的總部與分公司之間的距離較遠，因此導致二者在進行檔案管理時，通常采用數據傳輸對檔案進行處理，由此能夠得知，數據傳輸是檔案管理工作過程中不可缺少的存在，此外，檔案管理人員在進行信息傳輸時要以安全為核心，這是作為檔案管理工作人員必須具備的職業素養，另外，進行數據傳輸的借口應該由廠商提供，供水公司直接利用借口對數據進行轉換，轉換完成后將其直接存入數據庫中。

三、檔案管理系統的應用情況分析

結合以上分析來看，使用DARMS文件資料綜合管理系統具備較多發展優勢，檔案管理人員通過使用該系統，將供水公司的檔案信息放置內部的服務器中，方便公司員工對檔案信息進行查閱以及借閱，此外，該系統將自動化數據接口問題進行了有效處理，簡化了檔案信息錄入管理系統的步驟，與此同時，該系統最大的優點在此時也得以體現，不僅提供了兩種歸檔方法，一個是立卷歸檔，另一個是建立在立卷歸檔基礎上新推出的按件歸檔，極大的為檔案管理工作提供了方便。

另外，DARMS系統能夠實現對常見文件的管理例如WORD和TXT，在此基礎上，能夠通過對檔案信息進行權限設置，決定信息的公開性以及保密性，由此可見，DARMS文件資料綜合管理系統不僅具有高效性而且兼具實用性，檔案管理人員要充分利用這一系統的優越性，確保檔案管理工作落實到位。

結語：綜上所述，檔案管理系統在城市供水事業中的應用一方面能有效提升檔案管理工作的效率，而且質量能夠得到較好保證，另一方面能較好的滿足用戶體驗，通過對檔案管理系統具體功能的分析，對檔案管理工作的整體流程有了清晰的認識，對檔案管理工作未來發展提供了方向引導，在此前提下，推動檔案管理工作走向新的發展階段。