試論企業檔案管理的新思路

辛雅鮮

道里房產經營物業管理有限責任公司 黑龍江 哈爾濱 150010

1 引言

檔案作為企業的核心資源，檔案管理水平是衡量企業建設的重要因素。檔案資源在當今時代不再局限于紙質文字，而日趨成為一種多形式的信息資源組合，互聯網的發展更是為檔案利用者提供了一條高效快捷的通道。隨著我國企業制度改革不斷加大，企業檔案工作出現了許多新情況和新問題，企業檔案工作管理顯得尤為重要。沒有改革創新就沒有生機和活力，企業只有強化針對檔案管理改進創新的觀念意識，各部門通力合作，才能為企業在檔案管理方面探索出一條行之有效的出路。

2 企業檔案管理現狀

2.1 管理人員專業不強 檔案管理作為企業工作組成的重要環節，與各個部門的工作都緊密相連。同時，檔案管理的工作范圍比較廣泛，涉及的工作內容比較繁雜，工作任務繁重，若不是專業的檔案管理人員則會大大增加工作難度，降低工作效率。企業檔案管理工作的管理者有些是從別的部門調動過去的，有些是沒有經過嚴密地篩選，在某種程度上管理者并不專業，也可能沒有經驗，自身素質不過硬，導致了檔案管理缺乏科學性以及合理性。從另一個方面看，這也是企業對檔案管理工作不重視導致的，管理者不熟悉流程，對檔案管理工作沒有清晰的概念，就更不用說如何改變現在的局面，使檔案管理工作朝著科學合理的方向發展。現代檔案管理工作人員不僅需要具備傳統的整理、分類、歸納等相關技能，還需要具備一定的時間管理、計算機應用能力。但是，目前我國一些企業的檔案管理人員尚未經過專業的技能培訓，不熟悉專業的歸納整理技能，仍然沿用傳統的檔案管理模式，難以滿足現代企業發展的需求。

2.2 工作重視程度不夠 檔案管理作為企業管理工作中的一部分，是記錄企業發展歷程最直接、最真實的信息資源，為以后查找資料提供了重要的依據。但是，盡管檔案管理在企業管理中占據著重要地位，仍然有個別企業的管理者未能及時認識到檔案管理的重要性，缺乏對檔案管理工作的重視。同時，在職的檔案管理工作人員也不能深刻認識到工作內容的重要性，不認真收集、整理、保護以往的檔案數據，使得一些檔案數據缺乏真實性，無法保證檔案資源的原始性和準確性。檔案是企業發展歷程獨一無二的信息記錄，是企業資產的無價之寶，是企業各部門工作人員長期以來的工作匯總，若不進行統一的歸納整理，很容易使檔案信息失去其原本的價值，也是企業的一大損失。

2.3 信息系統建設滯后 現代化的信息檔案管理的主要手段與信息技術緊密相關，在信息技術飛速發展的今天，信息化的水平也嚴重地影響著檔案管理的工作，二者如果沒有達到動態的平衡，就很容易導致檔案管理工作的進度。而相關人員對檔案管理的漠視，導致了相關投入的缺乏，使檔案管理工作與信息管理無法同步，無形中大大拉低了檔案管理的水平。

3 企業檔案管理工作的新思路

3.1 改革檔案管理模式 為了適應現代社會發展的腳步，充分發揮檔案管理對企業發展的積極作用，實現現代企業檔案管理的全面發展，首先就要進行檔案管理模式的改革。要摒棄傳統管理模式中的不足，積極完善相應現代企業檔案管理制度，簡化工作流程，規范工作操作，明確各個管理崗位的工作職能，要將責任落實到個人。除此之外，要加快現代化信息技術在檔案管理工作過程中的運用，以信息化技術為創新基礎，搭建檔案信息平臺，實現檔案管理的無紙化，有利于檔案信息的歸納、匯總和保存；加強檔案管理業務技能的專業培訓，提升檔案管理工作人員的自身素質能力，從而有效提升工作效率，確保企業檔案管理工作水平。同時，要建立適合于現代企業長久發展的檔案管理監督制度，定期對檔案管理工作進行審查，充分提高工作人員的責任意識。

3.2 創新檔案管理觀念 現代企業檔案管理要想從根本上實現創新，首先要進行檔案管理觀念的創新。在觀念創新的基礎上，尋求檔案管理技術的創新，才能使得企業檔案管理工作滿足時代發展的需要，開辟檔案管理工作的新途徑。目前，在大多數企業中檔案管理人員對檔案的作用缺乏認識，忽略了檔案資源的開發利用，檔案管理工作未能引起企業管理者的重視。所以，改變管理人員的工作觀念是實現檔案管理創新的重要環節。要倡導檔案管理工作人員樹立現代化管理理念，積極學習現代化檔案管理知識，熟練掌握信息化設備的操作能力，利用網絡技術進行檔案信息的收集、分類、保存等，有效提高檔案工作效率。同時，檔案工作者要深刻認識到檔案信息的重要性，是企業不可或缺的經濟收益。樹立強烈的責任意識和管理意識，創新工作模式，更新檔案管理工作理念，積極探索適合于企業發展的檔案管理方式，從而促使企業檔案管理迅速適應企業快速發展的腳步。

3.3 提升檔案管理技術 隨著我國現代化信息技術的不斷發展，信息技術被廣泛應用到生活和工作中的各個領域，并在其中扮演中重要的工作角色。因此，為了實現現代企業檔案管理的創新，必然要經歷檔案管理技術的提升，采用先進的信息技術開展檔案工作，從而有效提升檔案管理工作的質量和效率。信息化管理是檔案管理未來的發展趨勢，是現代企業進一步發展的重要途徑。現代企業管理者應該充分認識到信息化技術對于檔案管理工作的利弊，根據企業的實際發展方向制定合適的管理技術創新方案，構成集檔案資料收集、檔案資料歸納、檔案資料查找、檔案資料保護等一系列完整的工作體系。同時，檔案管理人員要及時學習掌握信息化操作技術，敢于創新，敢于實踐，使檔案管理工作建設與企業的發展同步，最大限度地發揮檔案管理在現代企業中的作用。