淺談當今檔案數字化建設

孫梅霞

沈陽理工大學 遼寧 沈陽 110159

一、檔案管理數字化概念

檔案數字化就是把紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數據庫中，以實現檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等功效。檔案管理數字化是信息時代的必然要求，建設數字化的檔案管理應注重對檔案管理軟件的選擇，一款好的檔案管理軟件，往往對檔案管理工作者完成各項檔案管理工作起到事半功倍的效果，它不僅可以提高經濟效益，而且還可以大大提高辦公效率。

二、加快檔案信息資源開發，實現檔案數字化進程

2.1 實現數字化檔案管理，優化館藏結構是關健 首先，從優化館藏結構著手，數字檔案館需要做好檔案的收集、整理、鑒定、保管等傳統基礎工作，構建豐富的館藏體系，為檔案信息資源服務奠定良好的信息基礎。

其次，數字檔案館需要加大對檔案信息資源開發工作的投入，加快檔案信息資源開發進程。通過對檔案信息資源價值的深層次挖掘，為社會公眾提供日益豐富的檔案信息集成品。

再次，加大數字檔案信息資源建設力度，數字檔案館要求有大量可利用的檔案信息資源能在網絡上被廣泛查閱、參考。這就要求做好當前電子文件歸檔工作，確保電子文件及時歸檔，也要繼續做好傳統檔案的數字化工作，采用通用標準和先進技術，為檔案信息資源服務建立完整的數字信息資源體系。

加大檔案信息資源的開放，為學校及社會利用者服務。

傳統檔案信息資源開放范圍難以適應檔案信息資源用戶日益增長的信息需求。這就要求對現有的檔案開放范圍作出相應的調整，以便滿足社會公眾的檔案信息需求。堅持在控制中開放的原則，盡量擴大檔案開放的范圍，擴大社會檔案信息知情權。

建設館藏數據庫，提高服務效率。

館藏特色數據庫的建設原則，面向科研，著眼全校，考慮長遠，保證需求，兼顧社會，館內為主，多方合作的原則。結合館內檔案數字化實際情況，在條件允許的情況下，著力構建特色館藏數據庫，如：名人信息數據庫、畢業生查詢數據庫、全校教職工科研成果數據庫等，為檔案信息資源用戶提供特色信息服務。

三、制度和修改相關規章制度，為館藏檔案數字化打下良好基礎

為了實現檔案信息數字化，我們檔案館下發了《檔案管理暫行辦法》，修訂了各項檔案管理辦法和制度，編寫了《檔案管理手冊》并發送到各學院及職能部門，使基層單位檔案工作有章可循、有法可依。為加快檔案信息化建設，加速館藏檔案數字化步伐，我們檔案館從2006年開始實行南大之星檔案管理軟件，建立檔案管理系統基礎數據庫，從2010年9月開始，全館人員發揚不怕苦、不怕累、不計報酬的無私奉獻精神，加班加點，完成了從1953年到2007年的館藏1608卷檔案文件目錄錄入及部分文件全文的上傳工作，完成了聲像檔案的數字化，初步實現了檔案管理的信息化，提高了工作效率和水平，從而使學校檔案工作提升了一個層次。

現階段我們著手對館藏檔案進行分類，對查考價值低、查閱率低的檔案先不做全文掃描工作，重點選擇最有長遠利用價值、考查率高、社會效益廣泛的先進行全文掃描的數字化工作，此項工作分為三個階段完成。即：利用率較高部分、利用率較少部分、很少利用部分。首先，我們對檔案管理人員進行合理分工，抽調業務骨干對館藏檔案進行優選。其次，核對檔案目錄與內容，同時對檔案破損的進行技術修裱。再次，核對準確無誤后再進行掃描，全文錄入檔案管理系統數據庫，實行檔案管理數字化。

我們檔案館已完成了從1953年到2007年檔案錄入文件級目錄56156萬條，聲像檔案2017條。完成了2008年至2011年文件全文的上傳工作，對破損檔案組織人員進行修復工作。

檔案館全體人員在校主管領導及館長領導下，全館人員克服一切困難，加班加點，齊心協力，我們的工作目標是，2012年完成第一階段的掃描建庫工作，2013年完成第二階段的掃描建庫工作，2014年完成第三階段掃描建庫工作。對于數字化的掃描工作，我們學習和借鑒了兄弟院校的成功經驗，學校領導非常重視，配備了最新型號的掃描儀和有關技術人員，對場地的準備和掃描加工進行了安全控制，對數據的轉換和有關數據的備份制定了具體方案，明確了我館檔案數字化的相關技術標準，使我館檔案數字化工作穩步推進。

目前，我館檔案數字化掃描工作進展的很順利，現已完成了2/3檔案掃描工作，檔案掃描的數據轉換、備份、存儲等后期工作也在順利進行中。

四、我館檔案數字化工作面臨的困難

4.1 學校對我們檔案館的重視還有待提高，下撥經費還要再有所提高，各種設備配置需要很大的資金，由于經費不足，許多設備無法適應工作需求。我館10臺計算機中有8臺需要更新，原有掃描儀識別率低，還應再增加三臺識別率高掃描儀，二臺光盤刻錄機，還要增加單機版檔案系統管理軟件等。

4.2 我館工作人員操作水平還有一定的差距，要想保質保量的完成檔案數據庫的建設工作，還應提高檔案工作者的整體業務素質，掌握掃描儀的操作方法，數據轉換、上傳和備份等工作，同時，還應加大業務培訓經費，鼓勵檔案工作人員參加業務學習班，提高檔案管理操作技能，適應檔案管理能力。

4.3 檔案館缺乏計算機專業人員，在工作中遇到很多問題解決不了，這樣就給檔案信息化帶來一定的困難。因此，我們要爭取學校高度的重視，配備計算機專業人員，及時解決在工作中遇到的難題，使檔案工作有條不紊的發展。

總之，實現檔案管理信息化，是檔案工作的首要任務。加快館藏檔案數字化進程，擴大館藏檔案網上檢索利用，方便、快捷、準確地為利用者服務，提高檔案利用率。只有這樣才能趕上時代的步伐，才能真正發揮檔案的作用。