事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略淺述

張 萍

棗莊市公路管理局山亭公路局 山東 棗莊 277200

引言

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，大眾的生活與工作也發(fā)生了巨大改變。信息技術(shù)的普及與應(yīng)用，改變了事業(yè)單位檔案管理方式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，不僅保存難度大，在傳統(tǒng)的檔案保存方式中，很多檔案出現(xiàn)丟失、氧化問題，這些問題嚴(yán)重影響檔案管理工作開展。隨著現(xiàn)代信息化檔案管理發(fā)展。可以利用信息技術(shù)，將檔案在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行管理。但是在實(shí)際的應(yīng)用中，依舊存在不足之處，只有解決檔案信息化建設(shè)中存在的問題，才可以使檔案信息化建設(shè)走入正軌，使事業(yè)單位的工作得以順利開展。

1 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的意義

1.1 提高檔案管理的整體工作效率 事業(yè)單位的檔案管理工作主要是將數(shù)據(jù)信息以及事業(yè)單位的歷史發(fā)展資料進(jìn)行全方面的歸納與整理在信息化的時(shí)代，如果可以將信息化技術(shù)合理應(yīng)用于檔案管理的優(yōu)化中，能夠顯著提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

1.2 信息化發(fā)展的必然趨勢 現(xiàn)如今，信息化不斷發(fā)展，多媒體技術(shù)日漸發(fā)達(dá)，各行各業(yè)都開始順應(yīng)如今時(shí)代的發(fā)展趨勢將內(nèi)部管理技術(shù)以及手段逐漸結(jié)合信息化技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，這樣不僅能夠顯著提高生產(chǎn)力，而且有助于事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題 (1)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理建設(shè)的態(tài)度不積極。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)年齡一般來說比較大，對于信息化技術(shù)的認(rèn)識不夠深入；領(lǐng)導(dǎo)一般認(rèn)為“檔案管理信息化建設(shè)有必要，如果花錢太多，就得慎重考慮一下”。由于單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)的態(tài)度不積極，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，甚至停滯不前；也有可能，雖然信息化建設(shè)完成了，但是在實(shí)際應(yīng)用中，沒有實(shí)質(zhì)上的改觀，只停留在形式上。(2)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)水平低。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對信息技術(shù)有一定的要求，需要相關(guān)硬件設(shè)備，還需要懂軟件操作技術(shù)的信息管理員。由于事業(yè)單位考慮檔案管理信息化建設(shè)的設(shè)備成本以及人員工資，因此，在采購設(shè)備以及招聘信息管理員的時(shí)候，沒有進(jìn)行較高級別的配置，這就導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息化在今后的實(shí)際運(yùn)營中存在效率低以及信息化管理檔案工作繁雜等問題。(3)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)章制度不健全。目前國家對事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)是有一定要求的，但是由于相關(guān)規(guī)章制度不完善；檔案管理人員在對待檔案管理的具體工作上，存在著消極的態(tài)度，降低了工作效率，影響了事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，沒有把信息化的科技力量發(fā)揮出來。

2.2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在問題的原因事 業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在問題的原因，主要來自兩個(gè)方面：第一，對信息化技術(shù)管理檔案的效果，沒有充分認(rèn)識，沒有看到科技的力量。第二，滿足于傳統(tǒng)的檔案管理方法，認(rèn)為沒到必須實(shí)施信息化技術(shù)的地步。正是因?yàn)檫@兩方面原因，導(dǎo)致了單位檔案信息化建設(shè)存在各種問題。

3 檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化策略

3.1 完善檔案管理體系 創(chuàng)新是發(fā)展的基礎(chǔ)，任何工作只有在不斷創(chuàng)新中，才能走的更為長遠(yuǎn)。對于檔案管理信息化建設(shè)工作來說，只有不斷的創(chuàng)新才可以使信息化建設(shè)水平得到進(jìn)步。就創(chuàng)新來說，事業(yè)單位除了要重視信息化管理水平，還要不斷對單位內(nèi)部組織進(jìn)行協(xié)調(diào)，使單位的內(nèi)部都參加到檔案信息化管理中，讓事業(yè)單位內(nèi)部為了一個(gè)目標(biāo)共同努力。同時(shí)，還要完善信息化管理與建設(shè)，將檔案管理與單位工作進(jìn)行規(guī)范，使檔案的管理力度得到落實(shí)，并在工作中，建立全面的管理制度，對檔案管理工作進(jìn)行輔助，使檔案管理工作得以順利開展，使其具有更大發(fā)展空間。

3.2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn) 事業(yè)單位檔案管理人員，應(yīng)該加強(qiáng)信息化專業(yè)培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理信息化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的有效融合。對于一些事業(yè)單位中仍然采取傳統(tǒng)型紙質(zhì)檔案管理模式的情況，應(yīng)該引導(dǎo)事業(yè)單位進(jìn)行創(chuàng)新與改革，引進(jìn)科學(xué)化、信息化的技術(shù)手段，促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。為了進(jìn)一步提升檔案管理人員的整體水平與素質(zhì)，事業(yè)單位應(yīng)該定期開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)活動，加強(qiáng)檔案管理人員對計(jì)算機(jī)技術(shù)、電腦操作技能的掌握，提升檔案管理人員的整體專業(yè)水平。

3.3 加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè) 傳統(tǒng)的檔案管理工作的內(nèi)容主要是記錄登記檔案的信息，對其進(jìn)行備案，然后整理為紙質(zhì)的檔案進(jìn)行管理。隨著時(shí)代的變遷，信息技術(shù)的使用深入人心，也給人們的生活帶來了巨大的改變，給人們的工作提供了便利條件。事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息化的數(shù)據(jù)，對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，為檔案的管理提供了很大幫助，這也是檔案管理工作信息化建設(shè)的重要因素。事業(yè)單位的檔案管理人員需要在信息化建設(shè)之前分類整理現(xiàn)存的檔案，將紙質(zhì)檔案合理劃分，然后對檔案管理進(jìn)行信息化管理，避免在以后的信息化建設(shè)中出現(xiàn)漏洞，或者是出現(xiàn)一些難以解決的問題，有的檔案需要永久保留，這些也要進(jìn)行歸納整理，然后進(jìn)行數(shù)字化管理，主要是為了避免檔案信息出現(xiàn)漏洞，所以為了保證檔案信息的完整性，需要及時(shí)地對永久性的檔案進(jìn)行處理。

3.4 引進(jìn)先進(jìn)的管理手段，加強(qiáng)資金的投入 現(xiàn)如今，我國計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，將計(jì)算機(jī)具有的兼容性、可延伸性以及適用性等優(yōu)勢合理地與檔案管理工作相結(jié)合。其次還需要將多種管理手段進(jìn)行綜合運(yùn)用，比如可以考慮建立起一個(gè)電子文檔，同時(shí)做好電子文檔的封存工作。最后需要在有效完成檔案管理工作的基礎(chǔ)上，逐漸對檔案管理的信息資源進(jìn)行有效開發(fā)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以檔案管理工作為主要核心，在工作過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，確保檔案信息的真實(shí)及準(zhǔn)確性。

結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理信息化的建設(shè)是我國社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)共同作用下的必然結(jié)果。當(dāng)前，我國事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)還任重道遠(yuǎn)。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者在提高對檔案管理信息化建設(shè)重要性認(rèn)識的基礎(chǔ)上，還要站在宏觀經(jīng)濟(jì)的角度，對這一信息化建設(shè)做好全面的規(guī)劃和準(zhǔn)備，發(fā)現(xiàn)在建設(shè)過程中存在的問題并及時(shí)解決，提高內(nèi)部工作人員的綜合素質(zhì)，促使單位內(nèi)部的檔案管理信息化建設(shè)能夠更好地滿足社會發(fā)展的需求，發(fā)揮出用信息化技術(shù)管理檔案對提升單位的管理水平和服務(wù)效率的作用，促使單位內(nèi)部的檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新。