淺談高校檔案人員服務工作若干思考

孫梅霞

沈陽理工大學 遼寧 沈陽 110159

任何一項工作的服務和發展，都是離不開工作人員的創新服務，檔案工作也不例外。我們要準確把握社會發展建設對檔案工作的需求，有效提升檔案服務保障能力。明確職責、找準位置，圍繞檔案服務工作，不斷拓展服務領域、創新服務機制、提高服務效率，在服務中求發展、擴大社會影響。

一、以人為本轉變檔案工作的服務理念

服務是檔案工作永恒的主題，也是檔案工作的靈魂所在，服務工作承載著我們每一位檔案工作者的驕傲，但檔案服務不是一成不變的，是一個動態過程，隨著時代的發展，檔案服務意識、內容、手段都必須不斷開拓創新。首先，改變“坐等上門”的被動服務方式，樹立“以人為本，用戶至上”的主動服務理念。從封閉走向開放，是新時期檔案工作和檔案部門發展的必由之路，服務工作中，要向利用者提供時效性、針對性、選擇性強的檔案信息；其次，樹立超前服務理念，通過廣泛的調研和論證，掌握檔案需求規律，找準服務創新的重點和關鍵，有的放矢地做好服務利用工作；再次，要積極適應形勢任務需要，按照“管用結合、管以致用、以用促管”的思路，不斷完善和改進立足自身實際的服務手段和服務功能，科學處理服務和利用之間的關系，努力實現檔案工作由“收攤子”管理向“開放式”利用、“封閉式”管理向“開門式”服務轉變，真正把“死檔案”變成“活信息”。

二、重視檔案的原始憑證作用，提高檔案利用率

我校從1940年建校以來，學校在幾十年發展過程中，幾經變遷，學校從最初的中專轉變成現在的綜合性大學。由于受到歷史影響，學校幾經分合，使學校地界劃分也發生相應的變化，在學校基本建設工作中，出現了很多糾紛。我校校門擴建項目中就產生了土地糾紛，當時土地管理部門對我校使用土地情況進行了檢查，認為我校大門有一部分土地征用農村用地，加上階梯教室，三號學生宿舍需要土地使用金為56萬元。我們知道這件事后，馬上查閱有關我校土地使用情況的原始檔案《雙方交界處土地拆遷協議書》，并以此為依據，重新辦理了土地使用手續，為學校節約了50余萬元，我們檔案館保存原始檔案，為學校基本建設工作中發揮了憑證作用。

除此之外，我們還在職工購買公有住房中，由于一些歷史原因，我們學校有一部分教職工，在購買公有住房后一直辦理不了房產證，學校有關人員到房產部門多次溝通都無法解決，房產證一直沒有辦理下來，后經過到檔案室查閱有關檔案，使教職工房產證順利辦理完，學校財會檔案，發揮了獨有的憑證作用。

通過以上事件，再次證明，檔案工作的充分開發利用是很有價值的，在某些關健時刻，能發揮出不可替代的作用。總之，檔案信息資源為學校各項工作發揮了十分重要的作用，現在重視和利用檔案的人員越來越多，到檔案部門查資料、查依據、查憑證的次數也越來越多，如學校教師職稱評定，科研立項課題資金提取，專業評估、教學水平考查等問題都能依靠檔案得以很好的解決。這樣我們即擴大了檔案的利用范圍，又提高了檔案的利用率，使我們的檔案工作得到大家的認可。今后我們還應繼續努力做好檔案保管和利用工作，為學校各項事業做貢獻。

三、結合工作實際需要，開展檔案服務利用工作

從我國檔案利用的趨勢看可以看出，我國公民法律意識大大增強，越來越多的人知道如何維護自己的權益，從全國檔案利用，據不完全統計，因私利用檔案比率逐漸上升，北京朝陽區檔案館近3年接待查檔人員中，因私查檔人次分別占71.6%、85.4%、87.1%。據最新報道中國第二歷史檔案館從2006年開始已初顯新一輪查檔高峰，查檔量比同期增加了近40%。

我校檔案館檔案利用在不同程度上有所增漲，特別是學生檔案利用占全館檔案的60%以上。主要是畢業生的個人檔案方面，在郵寄過程中出現提供信息不完整，郵寄地點不準確，出現了檔案查不到的現象。延期畢業學生改派、用人單位招聘等都需要提供錄取名冊，每年利用查閱錄取名冊大約2千多人次。還有部分學生考研需要成績單，出國留學需要學歷認證等每年大約一千人次。因些，學生檔案利用的很頻繁。

除些之外，財務憑證、科研檔案、文書檔案利用的也相對很多。在財務憑證檔案利用方面。每年干部離任，老同志退休，校內干部交換，都需要離任審計，還有每年個人利用憑證也很多。如：房子買賣需要查發票等。

在科研檔案利用方面。我校教師職稱評審，需要提供的論文和科研成果必須加蓋檔案館公章才有效。科研項目、專利結題到財務處提取科研經費，必須加蓋檔案館公章才能領取經費，這樣即保證了科研檔案存檔的完整性，又能使科研檔案的利用率得到提高。

在文書檔案利用方面。主要查閱現行文件，在教學評估檢查中需要查閱有關文件做為材料。在巡視組來校查檢工作中，需要提供學校各類會議記錄，考查學校有關方針政策等。還有平時工作中，對上級文件和校內文件的利用等都是學校教職工利用最多的檔案資料。

為了適應檔案服務利用的新形勢，如今國家檔案局總結推廣了深圳、北京等地的經驗，至今已有2367個檔案館設立了現形文件中心，方便了老百性查檔，已累計接待利用者100余萬人次，成為檔案館利用工作的新亮點。我們相信，只要我國各級政府機關，各企事業單位依法行政，從而真正重視檔案的原始憑證作用，加上公民的檔案意識增強，我國各級各類檔案館、檔案室的檔案利用一定能有一個很大的提高。