新媒體環境下高校檔案管理的創新

田鎮源 河南省中醫院（河南中醫藥大學第二附屬醫院、河南中醫藥大學第二臨床醫學院）

一、高校檔案管理之重要作用

在高校管理過程中，檔案管理扮演者十分重要的角色。其目的首先是在學校日常管理中能夠采集信息，對學員進行詳細記錄，為今后的發展提供歷史檔案。其次是為了更好地推進科學管理工作，在檔案采集過程中，學校掌握該生的一手資料，進行科學總結和分析，是檔案的原始積累，增強學生的歸屬感，規范學生行為，記錄著學生曾經取得的成就或者一些錯誤，為學生保駕護航。

二、關于新媒體環境下高校檔案管理之現狀

（一）重視程度有待提升

現階段仍然有許多院校存在著對檔案管理不重視的思想，認為檔案管理保持現狀沒有什么不妥，不愿意積極適應新媒體環境，思想落后守舊，不理解信息技術的重要性，不了解也不愿意去了解高速發展的信息技術，忽略其重要性，導致在檔案管理中人力資源浪費、物質資源浪費。管理員缺乏創新意識，無法處理技術層面的難題，阻礙了檔案管理的效率。

（二）管理手段停滯不前

面對全球信息化的普及，高校并沒有重視起來檔案管理在新媒體環境下的發展前景，忽略了我國倡導的“無紙辦公”，不愿意投入資金進行技術的引入和設備的引入，電腦配置落后，網絡速度跟不上，管理軟件沒有適時進行更新，導致檔案管理質量停滯不前，達不到新時代要求。

（三）管理人員普遍專業素質偏低，技術不到位

面對新時代新媒體技術，要求管理人員能夠掌握熟練的軟件操作技術，對于管理員來說，這無疑是一項艱巨的挑戰，思維無法跟上時代的發展，學校也沒有進行相關業務培訓，沒有及時更新教學內容，導致管理人員無法進行完整的培訓學習，因此無法跟上時代的發展。

三、運用好新媒體對高校檔案管理幾點策略

（一）重視新媒體對高校檔案管理的幫助作用，加大投入力度

隨著信息時代的高速發展，信息技術的應用出現在生活中的點滴細節，對于高校檔案管理來說更是一次新的創新，現階段許多高校領導已開始注重新媒體技術，開始將新媒體技術帶到檔案管理層面，投入大量資金，購置電腦、打印機等新媒體機器，購置相應的管理軟件系統，在設備完善的前提下更好的實踐新媒體管理高校檔案辦法，使愿望成為可能，將系統引入共享平臺，確保檔案的準確和安全，大大提高了新媒體技術利用效率，優化檔案管理。

（二）注重相應人才的培養和納入，擴充信息化人才隊伍

由于新媒體技術是新興領域，涉及到許多有難度的操作，這就要求高校領導培養引入新技術人才，對數字管理有研究，有充足的了解，熟練操作軟件系統。在以往的管理辦法中，并不需要對高新技術的掌握，技術人員少之又少，要適應新媒體環境，還是需要重視對電子管理人才引入，在進行檔案管理建設時，可以熟練操作軟件，具備扎實的基本功，在實踐時有強大的學習應用能力。因此在引入新技術人員的同時，還應當注意對其進行專項的培訓工作，加強其能力建設，提高實踐能力和服務水平。

（三）建立專業團隊，素質化要求

在納入新媒體技術人員的同時，還應當打造一個專校的專業團隊，由優先接觸檔案人員、整理人員、納入系統人員等專業人士組成，分工明確，環環相扣，形成檔案管理體系。在接觸檔案的同時，專業人員僅僅有正確檔案管理知識是不夠的，同時更重要的是素質要求。高校在建立團隊時應當切實對檔案管理人員進行考核，分別是能力考核和素質考核，缺一不可。應設立嚴格的考核制度，綜合素質不達標的檔案管理人員一定不能選擇，檔案關乎著高校的地基，是每一個校內人員的保障，一旦出現披露，后果不堪設想。

（四）實行標準化管理制度

面對仍然沒有妥善進行新媒體檔案管理的院校，政府應當出臺相關政策，鑒于新媒體帶來的改變是重要的也是以往的舊模式無法匹及的，應當硬性要求高校院校進行新媒體管理系統，響應時代的號召，與時俱進，對國家政策和時事動向可以進行實時更新追蹤，滿足高速發展的時代，鼓勵檔案的新媒體化，制定相關法律法規，在整體上形成一套完善的管理系統，學習優秀的檔案管理模式，結合院校自身的情況，具有針對性的開展新媒體引領的檔案管理之路。

（五）實時更新，進行數字化建設

針對檔案管理中的數字化建設會是一個很好的切入點。在人才和制度的基礎上，對專業設備進行配置，實時更新管理軟件，發展管理策略，設計創新出新的查詢模式，便利高校師生的日常使用，在數字化建設過程中，把握好需要注意和調整的關鍵點，將檔案管理新媒體建設迭代更新，日趨完善，將信息化管理貫徹到底，引用先進技術和軟件，提高信息保密程度，分類項目細化，便于查找和評估。