如何進一步做好新時代的干部人事檔案管理工作

杜莎莎 杭州市兒童醫院人事科

干部人事檔案是干部生命軌跡的歷史記錄，主要記載干部學習工作經歷、政治思想、考核、職稱業績等內容。作為人力資源工作的重要組成部分，干部人事檔案工作在開展單位干部監督管理和人才教育培養工作中具有不可替代的重要作用。目前干部人事檔案管理工作有了較大發展，逐步制度化、規范化管理，在組織和人事決策工作中也起到了一定的作用。2018年11月中共中央辦公廳新出臺修訂后的《干部人事檔案管理條例》，在管理原則、內容和分類、利用與審核、監督管理等方面進行了更詳細的闡釋，強調應當強化服務理念，嚴格利用程序，創新利用方式，提高利用效能，充分發揮檔案資政作用、體現憑證價值。但由于人事檔案工作繁瑣，且不能為單位直接產生經濟效益，因此目前很多單位都未能足夠的重視干部人事檔案工作，管理制度、管理手段等方面都尚有欠缺和落實，存在不少問題。可見，認真研究在新形勢下如何結合新條例加強做好干部人事檔案管理工作，如何使干部人事檔案在新時代的干部考察、防止干部“帶病提拔”，巡視巡察、紀檢監察機關執紀辦案、社會保障、司法公正等方面發揮越來越重要的作用，就顯得非常有意義。

一、人事檔案管理工作現狀

（一）管理體系和管理體制已初步規模

人事檔案工作機構一般都設在單位人事部門或專門的人事檔案代理機構，按要求配備了專職或兼職檔案人員，前期已初步根據中共中央組織部、國家檔案局制定的《干部檔案工作條例》及一系列工作細則等文件規定精神制定各單位管理制度。

（二）業務水平有所提高，部分工作內容規范化

材料收集增加了收集范圍，開始擴大對德勤能績廉綜合材料的收集，改變了過去單純僅注重個人政治歷史材料的狀況。內容分類中基本上都是按文件標準的十大類進行分類，在案卷收集程序、管理質量、材料鑒定、材料保管等方面，較之以往都有較大的進步。

二、人事檔案管理工作存在一些問題

（一）管理制度相對落后

完善的管理制度是干部人事檔案管理工作正常運行的有效基礎，也是確保工作規范化、科學化及合理化的保證。目前很多單位干部人事檔案管理制度還不夠健全與完善，在實施檔案管理過程中找不到有效依據，而有的單位雖然設立了制度，但是在實際的管理工作中沒有嚴格執行制度，導致檔案管理工作比較混亂。

（二）管理機制不夠嚴格，管理人員數量不足和質量不高

人事檔案工作具有專業性、機密性的專屬特性，需要有專門的檔案存放、整理和查閱場所，且需要由專人管理。但由于單位的辦公場所都比較緊張,無法安排專門的檔案場所，還存在人事辦公室和人事檔案室合在一起辦公的情況；部分單位無法安排專職人員管理，檔案工作由人事人員兼管，但由于人事工作本身工作量大，管理人員有待于提高人事檔案管理水平，兼職人員管理業務不精，流動性較大，導致管理工作業務銜接斷檔[1]。

（三）案卷質量有待提高，材料收集歸檔不及時，致使有些干部檔案材料不齊全

檔案工作要求整理歸檔材料要求齊全完整、認真鑒別，準確分類，編排有序，制定目錄清楚，裝訂準確整齊的要求。有的目前存在問題是形成的應歸檔材料由于工作負荷，材料只能積壓在庫房里，未能及時進行分類裝訂歸檔，使檔案資源沒有及時形成，導致檔案工作存在零亂無序，甚至有丟失檔案的問題。

（四）管理技術相對落后、開發利用程度較低

在管理技術上,目前沒有應用專門管理軟件進行管理，管理方式仍然是采用傳統的手工整理方式進行應歸檔材料的歸檔整理和檢索利用，較少運用現代化管理方式，導致檔案材料利用起來存在困難。檔案利用服務工作大多是被動服務，只等待領導及有關人員來查閱，缺乏主動精神，沒有真正將檔案材料用于人才選拔、培養、開發及預測等方面。

三、進一步做好干部人事檔案管理工作的建議

《條例》強調，新形勢下做好干部人事檔案工作需要堅持五個原則黨管干部、黨管人才；依規依法、全面從嚴；分級負責、集中管理；真實準確、完整規范；方便利用、安全保密。

《條例》也明確新時代干部人事檔案工作定位,完善分級負責、集中管理體制，打造政策統一、相互銜接、有機配合的工作新格局，新增檔案審核內容，全面規范檔案的“建、管、用”，新設專章明確檔案工作紀律和監督要求，細化責任分工，強化責任擔當。注重效用發揮。豐富完善檔案內容，重點收集體現干部忠誠干凈擔當等方面的材料，增加檔案信息化建設和信息資源開發要求。結合條例要求，具體可以在以下五個方面進一步改進：

（一）加強領導，增加投入，明確領導和工作人員職責

明確檔案工作領導職責，細化工作人員日常考核。配備專職管理員，建立ab崗制度，定期進行檔案業務考核，確保業務銜接有序。保障檔案管理基礎設備設施，嚴格按條例要求將檔案管理室、閱檔室和另外的辦公場所分開，同時也要為檔案室配備現代化的管理辦公設備，定期檢修檔案庫房環境，做好防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等工作，確保檔案安全[2]。

（二）規范完善管理制度，提高檔案利用程度

1.制定完善的材料收集審核制度，做好歸檔前嚴格審核。在收集材料環節必須嚴格審核所收集的檔案材料是否是干部本人材料、是否屬于歸檔范圍要求內的材料、是否齊全完整，再審核材料是否一律按要求形成，從用紙、項目填寫要求、審核手續、字跡、復印件制作等多方面進行審核，確保材料真實完整有效。如發現不符合規定的材料，應當場或盡快退回拒收并告知理由，符合條件后再收集歸檔。

2.完善查（借）檔制度、規范查（借）檔手續。查（借）閱檔案的環節是干部人事檔案被利用的環節，查檔前應嚴格執行查前審批和登記程序，存檔備查。查檔過程中要做好現場管理和監督，查借閱結束后，要對查檔摘抄、復印的內容進行審核是否屬于本次查閱內容要求，還要對查借閱的檔案進行認真核查，材料是否完整，及時歸入檔案庫房，以防止發生檔案涂改、撕毀、拆換、復制等問題。

3.強化紀律監督，建立責任追究制度。制度中應明確職責，劃出工作底線，標明工作禁區，豎起警戒欄桿。積極構建由上級監督、自我監督、內部監督等全方位的監督體系。一旦發現違反相關規定和紀律的，應依據有關規定予以糾正，對擅自涂改、偽造檔案者、對考察材料失真或沒反映真實情況的，在歸檔材料移交過程出現差錯都要嚴格追究責任；根據情節輕重，給予批評教育、組織處理或者黨紀政務處分，并視情追究相關人員責任。涉嫌違法犯罪的，按照國家法律法規處理。

（三）穩定人事檔案隊伍，強化業務培訓，發揮工作人員主動性和積極性

在新形勢下要培養高素質人才，應選拔任用責任心強、作風嚴謹的人員開展人事檔案管理工作。定期對檔案管理員進行思想教育和業務知識培訓，抓好過程管控，及時進行督查和整改。干部人事檔案工作人員應樹立以下五種優秀意識。一是責任意識。要有責任心和使命感，忠于職守，工作中敢于堅持原則、嚴守制度。認真埋頭做事，不忘學習思考；二是奉獻意識。不計名利，耐得住寂寞，默默奉獻。三是服務意識。必須端正服務態度，樹立全心全意為人事工作服務的思想，認真負責地做好人事檔案的利用工作，堅持及時、主動、周到、保密、準確的原則，變封閉式管理為開放式服務，主動開發信息為組織選拔用人提供服務。四是保密意識。人事檔案屬于黨和國家的機密，強烈的保密意識是檔案工作人員必須樹立的，做到不該說的話絕對不說、不該做的事堅決不做[3]。五是主動學習意識。除了日常的檔案工作以外，要主動接觸新知識，學習掌握新技術。

（四）積極廣泛宣傳歸檔材料目錄，加強多科室合作，提高歸檔積極性和效率。

通過多種方式去宣傳干部人事檔案管理的制度和要求，做到人人知曉并積極配合，讓更多的人了解干部人事檔案，能夠更好促進工作發展。

（五）加快檔案管理數字信息化建設

信息化時代要求檔案工作也要加快信息化建設。增加檔案管理資金投入，積極引進信息化管理的技術設備和軟件，將紙質檔案通過掃描等方式生成電子化檔案，以便于檔案的有效利用和原件保存，使用效率更高、保密性更強，降低損壞和丟失的風險，同時提高檔案管理的精細化、自動化、動態化，主動為人才選拔等工作提供服務。

干部人事檔案工作的專業性很強，具有政治性、服務性、科學性的要求。完善人事檔案管理工作的任務既需要領導的調控指導也需要工作人員的具體實踐，知行合一，要清楚地意識到，改革創新干部人事檔案管理工作不是一蹴而就的，要真正實現人事檔案管理新趨勢和新方向的全面改革，管理理論和操作實踐方面都還有很多工作要做，不斷在實踐中總結經驗教訓，探索啟發新思路、新方法，提高人事檔案工作效率，更好地為組織人事工作服務，也能更好得服務社會，真正做到檔為黨用。