分析新建大型企業檔案管理建設路徑

宋魯娜 賀西峰

1.日照公信建設市場科技中心； 2.亞太森博（山東）漿紙有限公司

一、第一階段的基礎工作

（一）建立企業檔案歸檔管理制度。建立企業檔案歸檔管理制度包括建立歸檔管理規定和各部門歸檔范圍。歸檔管理制度可根據本單位的實際情況，參照上級單位的制度制定；歸檔范圍的制定需要對企業各部門的職責進行充分調研后制定。新建大型企業的部門設置與部門實際到位情況并不完全一樣，一些部門的人員還未到崗，還有一些部門正在成立的過程之中，因此需加大與各部門人員的溝通交流，開展好職能調研工作[1]。完成調研后，檔案部門需開展各部門文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的制定工作。

（二）加強檔案管理人員培訓。檔案管理人員的培訓對于新建大型企業非常重要。一方面，新企業應重視對檔案管理人員的教育培訓，積極報名參加上級單位組織的各層次、各領域檔案培訓活動，創造機會增加檔案工作人員與系統內其他平行單位檔案人員之間的橫向學習與交流。另一方面，檔案管理人員應積極參加各類工作培訓，認真分析本企業內部不同板塊和不同部門檔案的工作特點，提升檔案業務技能。由于新企業成立初期，人員緊張，檔案管理人員一般為兼職人員，因此更加需要對其加強檔案相關知識的深入培訓，進一步提高專業技能和素質。

（三）結合公司實際建設檔案室。新成立的企業可能由于辦公場地樓層及承載能力的限制，使得檔案室的系統建造規劃具有一定制約，可以采用文件柜儲藏方案替代密集柜方案。為了對檔案進行合理的保存，企業需要根據實際需要對檔案室配備必要的保護設備[2]。

（四）配備符合國家要求的檔案裝具檔案的收集、整理與保存，離不開檔案裝具。

二、第二階段的強化工作

（一）建設企業兼職檔案員隊伍。按照“統一領導、分級管理”的原則，強化企業檔案工作體系，建設企業各部門兼職檔案員隊伍，建立健全檔案工作組織體系和工作網絡。

（二）做好各項檔案管理工作。對于上級單位下達的各項檔案管理工作，如：國家檔案局對各企業要求的檔案統計年報工作、上級單位對本企業下達的各項調研調查工作、各項工作文件貫徹落實工作等，每一項工作都需要新企業的檔案部門聯系本企業的工作實際，并向所屬單位相關部門進行工作的傳達、布置、匯總后，整合新企業的整體工作情況后上報至上級單位主管部門。

（三）組織編寫大事記編研工作。為確保公司自籌備組建以來的重點工作和重大活動得到如實、完整的記錄存檔，充分發揮大事記在企業決策、歷史記錄和生產經營中的積極作用，檔案管理部門應適時啟動新成立企業的大事記編研工作，并于以后的每個年度編寫上個年度的大事記[3]。大事記需文字簡潔、內容完整、語風平實，寫明時間、地點、活動主體、事件、起因五要素;以年、月、日順序編寫，一事一目，實事求是，客觀反映事實及內容，對于特別重大事項須點評意義，一般不做主觀評價。

三、深入開展檔案管理工作

（一）擴大驗收管理的檔案范圍。新企業應根據企業實際情況，適時加強科研開發、工程建設等項目檔案驗收管理工作，開展投融資、兼并、重組、改制、上市、破產等資產和產權變動的檔案驗收管理工作。

（二）提升檔案業務專業化水平。新建大型企業快速發展，所屬單位數量不斷增加，應適時開展對標管理，將未達標和未參加對標的所屬單位作為對標工作的重點。通過對標，找出問題，提升水平，加強項目資料歸檔管理與控制。根據對標管理的評價結果，對檔案工作成績突出的所屬單位和個人，給予物質和精神獎勵。

（三）打造檔案精品力作。新企業可利用上級單位開展的建設項目檔案微視頻、檔案信息資源開發利用案例征集活動等為契機，指導各所屬單位對檔案內容進行篩選、加工、提煉、編撰，把檔案轉化為各種形式的文化產品，推出一批有檔案特色、有影響力的精品力作。隨著新企業海外機構的落地及運營，檔案管理部門應開展對境外企業（機構）檔案工作的指導監督，促進境外企業的檔案管理工作。

（四）開展檔案課題研究及成果評比。新企業可通過參加各種檔案課題研究和成果評比工作，不斷深化企業的檔案管理工作。例如：開展課題研究，并力爭入選上級單位科研項目、獲獎及被推廣；參加國家檔案局的年度優秀科技成果獎勵項目評比活動。

（五）健全企業檔案管理制度體系。新建企業可根據實際工作情況逐步制定和完善檔案保管、查詢、鑒定、銷毀、統計、利用、應急預案、保密等各項管理制度，以及文書、科研、基建、設備、會計、實物、聲像、產品等業務檔案管理規則。供需端的數據信息是源源不斷產生的，但是數據并不會因其產生的時間先后喪失營銷價值，因此，企業需完善數據庫管理，積累海量數據，做好數據存儲，在未來營銷決策中需注重實時數據以及以往數據的關聯性研究分析，以便更加具體、精確了解市場需求變化趨勢。

結束語：大數據的到來不斷沖擊企業傳統營銷模式，現代企業積極應對大數據時代的機遇和挑戰，挖掘數據價值，創新營銷思維和營銷模式，通過大數據營銷降低營銷成本，增加商品利潤空間，實現價值最大化。當前企業在大數據營銷過程中存在數據質量不高、數據關聯性差、數據安全難以得到有效保障等問題，大數據時代背景下企業可從如下幾方面對企業營銷進行改進：（1）強調場景化營銷，激發并滿足消費者潛在需求；（2）協同整合跨行業、跨媒介、跨平臺的數據資源，實現數據共享；（3）完備數據庫管理，保護數據安全，使數據價值得以延伸。