新時期人社局人事檔案管理的有效性探析

王曉紅 威海市文登區人力資源和社會保障局

為了充分發揮人事檔案的信息資源庫作用，更好地服務人事人才工作，近年來，人社系統全面推進人事檔案管理工作，檔案的管理水平和工作服務質量不斷提高，但是在管理方面依然存在一些問題亟待解決，人事檔案管理有效性提升的緊迫感越發明顯。鑒于人事檔案管理問題的解決方面還未形成統一、成熟的應對方案，因而探尋檔案管理問題的有效解決策略就顯得尤為必要。

一、新時期人社局人事檔案管理概述

新時期人社局人事檔案管理的內外部環境已經發生了深刻變化，固有的管理理念、模式與方式方法的實際有效性也在不斷降低。改革的不斷深化也加快了人社系統進行創新管理的步伐，比如說強化教育培訓、建立健全機制等。但是值得注意的是，當面對人事檔案管理中存在的具體問題時，管理層面創新性的提升并未較好驅動管理有效性的提升。如何對既有的管理問題進行解決，持續性提升人事檔案管理的有效性是值得思考的現實性問題。

二、人社局人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案管理制度不健全

現階段，規范化管理已然成為人事檔案管理層面的一個基本趨勢，而規范化管理以及管理的有效性提升都離不開完善的制度予以支撐。當前，人社局人事檔案管理中，行政化管理理念的影響較為明顯，制度化管理特征并不顯著，這也是當前人事檔案管理中的共性問題。制度化管理理應成為人社局人事檔案管理中的有力抓手，但人事檔案管理制度不健全的情形下，管理層面良好的內部環境就無法形成，一般性人事檔案管理活動在開展上也無法得到有效指導和規范。這一狀態下，各個層面與各個時期人事檔案管理活動開展間的聯系十分薄弱，在具體的管理規劃缺失下，人事檔案管理資源也很有可能處于閑置或浪費的狀態之中。

（二）人事檔案管理方式方法單一

人社局人事檔案管理中還存在著管理方式方法單一的問題，突出表現在紙質檔案占比較高，人力資源浪費大，調閱成本高，查詢效率低。一些經濟欠發達地區的人社局很難在人事檔案管理層面進行創新，基于經驗主義思想的指導，一些固化且單一的人事檔案管理方式方法也被長時間沿用，這不僅導致人事檔案管理效率處于較低水平，更加容易催生新的人事檔案管理問題產生。更為嚴重的是，在人事檔案管理活動動態開展的進程中，很多管理主體已經對單一的管理方式方法產生了依賴性，這也大為壓縮了管理方式方法的創新空間。從這一層面來看，這已經成為了人事檔案管理有效性提升的制約性因素之一。

（三）人事檔案管理缺乏評價監督

人事檔案管理本身是一個動態過程，且受到多種因素影響與制約，出現一些管理問題和不足更是在所難免，這就需要客觀的評價與反饋信息，從而及時修正和完善。然而，當前人社局人事檔案管理中，與之相對應的評價與監督機制往往處于缺位狀態，繼而導致人社局不能夠及時對人事檔案管理方式方法的選用狀況、目標達成狀況等進行有效感知，從而使其在人事檔案管理上較為盲目，一些不合理的理念與方式方法很容易被長時間沿用。另外，在無法對人事檔案管理狀況進行有效監督時，人事檔案管理中一些苗頭性問題可能堆積在一起，也會進一步拖慢人事檔案管理效率，甚至是加大人事檔案管理有效性提升的難度。

三、新時期人社局人事檔案管理有效性提升的建議

（一）加強人事檔案管理制度建設

人社局人事檔案管理的有效性提升需要將制度建設放在首位。人社局首先要認識到制度化管理的必要性和優越性，并持續進行人事檔案管理制度建設，借助更為科學、可行的制度來驅動一般性人事檔案管理活動開展。例如，湘潭市人社局在人事檔案管理制度建設上的做法值得借鑒，他們通過前期對自身人事檔案管理能力與狀況進行全面分析，并在較好統籌人事檔案管理資源的基礎上，對人事檔案管理事務進行有效分割，最終確立出了人事檔案管理權責關系網絡。這種做法，不僅對人事檔案管理上的原則、目標等也得到了有效細化，也進一步增強了基礎性制度對一般性管理活動開展的指導與規范性功能。其它地區人社局也可以將人事檔案管理制度建設作為前置性工作，通過制度的較好運轉，為人事檔案管理活動開展提供更多幫助與支持。

（二）創新多元檔案管理方式方法

由于人事檔案管理方式方法的選用對管理進程以及最終管理成效取得會產生直接影響，且單一的管理方式方法嚴重拖慢了管理效率與有效性。新時期，人社局在人事檔案管理上需要進行管理方式方法的創新升級，從而驅動人事檔案管理活動的高效開展。例如，“互聯網+”背景下，可以充分發揮現代信息技術應用于檔案管理的優勢，構建符合大數據時代特征的檔案管理設備，通過開展干部人事檔案數字化建設，建立完整的檔案信息數據庫，為今后干部人事檔案的安全管理、便捷利用奠定了堅實的基礎。與此同時，人社局也要強化人事檔案管理人員信息化管理培訓，全面提高檔案工作人員的理論素養和業務能力，不斷提升人民群眾的滿意度。隨著信息技術在人事檔案管理中應用程度的不斷加深，人社局也能夠積累更多的人事檔案管理經驗，這對于后續人事檔案管理的調整與優化也具有啟發意義。

（三）構建檔案管理評價監督機制

構建人事檔案管理評價與監督機制十分必要，這一機制也可以看作是人事檔案管理制度的有效補充。具體來說，人社局內部應該對人事檔案管理狀況進行全面精準掌握，成立專門的人事檔案管理評價與監督小組，根據細化出來的評價與監督標準，開展對應工作。通過對人事檔案管理方式方法選用狀況、目標達成狀況進行評價，人社局在人事檔案管理中能夠更好分析管理形勢，在管理調整上也可以更為具有方向性。通過對人事檔案管理進行有效監督，人社局能夠較為及時和精準的發展人事檔案管理問題，通過分析相關問題產生的原因，對相關問題的負面影響進行消除，人社局在人事檔案管理上的壓力也可以得到較好緩解。更為重要的是，人事檔案管理中系列問題不斷發展、解決的過程，實際上也是人社局人事檔案管理有效性不斷提升的過程。

結語：新時期，人社局需要在思想意識層面給予人事檔案管理更多關注，并確保各項人事檔案管理活動可以較好貫徹和實施下去。值得注意的是，無論是人事檔案管理問題的解決，還是管理有效性的提升都需要一定時間周期，因此，強化人事檔案管理需要成為一種常態化制度化工作堅持下去。不僅如此，人社局人事檔案管理的客觀環境、狀況與需求也會隨著時間的推移不斷發生變，因此在具體的管理活動開展上也要帶著發展的眼光審視觀察，不斷進行人事檔案管理的科學調整與合理優化。