信息化時代檔案管理的安全問題研究

（潮州日報社 521000）

當今是信息化的時代，現代檔案管理最大的特點就是信息的瞬息萬變。檔案信息數字化已成為必然發展趨勢，在此種情況下，人們的檔案信息的安全越發關注。因此，本文將對我國檔案信息化管理中存在的安全問題進行研究，并對信息化時代如何強化檔案管理的安全性進行研究，以供參考。

一、我國檔案信息化管理中存在的安全問題

1.真實性和合法性問題

從傳統的檔案管理工作來看，因為檔案管理部門所歸檔的檔案絕大多數為紙質媒介的檔案資源，因此，負責建檔和歸檔的檔案管理人員需要在對檔案資源進行信息核對無誤之后簽名、蓋章，如此便實現了對檔案資源真實性以及合法性的保障。而檔案資源實現信息化之后，如若能夠確認其真實性和合法性，以及采取哪種方式來確保真實性和合法性是需要檔案管理部門認真思考和應對的問題。

2.檔案資源傳輸以及存儲問題

作為經過信息化處理的檔案資源而言，其運輸和存儲方式同紙質媒介的檔案資源明顯不同，即，信息化檔案資源自身的媒介特質決定了需要借助網絡實現傳輸，并且借助數據庫的形式加以存儲。由此便催生出一個問題，即，如何避免信息化檔案資源在網絡傳輸以及依托數據庫進行存儲的過程之中避免出現被黑客盜取以及篡改等問題。

3.病毒威脅問題

在網絡技術極大方便了社會公眾的工作以及生活的過程之中，一個突出的問題隨之而來，即，各類病毒應運而生，這些病毒將造成各類計算機安全問題的出現，并且還會影響到儲存在計算機數據庫中的信息安全。因此，檔案管理部門在推進信息化建設的過程之中，必須提升檔案管理信息系統的網絡安全性，以免因為病毒入侵而給所儲存的檔案信息資源帶來無法彌補的損失。

二、信息化時代如何強化檔案管理的安全性

信息化時代，強化檔案管理的安全性需要做好技術防范措施，加強對檔案管理人員能力的培養和提高，完善檔案管理機制，落實好監督工作，提升硬件水平。

1.技術防范措施

（1）檔案管理部門應當采取加密技術作為確保檔案信息資源安全性的有效方式。所謂的加密技術，乃是指依托特定算法的方式對源文件進行加密處理，進而讓原文件成為不可直接讀取的代碼。當使用者訪問這些經過加密處理的文件時，必須輸入正確的密鑰，如此便確保了數字化檔案信息資源的安全。

在檔案管理部門對數字化檔案資源進行傳輸時，也可以采取加密傳輸的方式，這樣一來，即便有人截取到了數字化檔案資源，但因為沒有密鑰，則其也無法讀取文件內容。

（2）檔案管理部門應當采取權限控制的方式提升檔案信息資源的安全性。此種方式乃是指檔案管理部門應當設定檔案信息管理系統數據庫訪問權限，如若使用者沒有訪問權限，則其無法正常訪問。如此一來，將最大程度地避免無關ID進入系統。此外，檔案管理部門還應當設定訪問者的訪問權限等級，如此能夠做到對密級程度不同的檔案信息資源的充分保護。

（3）檔案管理部門應當采取安全監控技術。此種技術即防火墻技術，依托對此種技術的應用，將避免產生對檔案信息管理系統的非法訪問，同時亦能夠避免機密數字化檔案資源從系統中輸出。

2.加強對檔案管理人員能力的培養和提高

檔案資源信息化工作的實現，有賴于檔案管理部門擁有一批具備相關信息化技術應用能力的人力資源隊伍。具體而言，檔案管理人員在具備扎實的檔案管理理論知識以及業務能力的基礎之上，還必須擁有足夠的信息化技術操作能力。

基于避免檔案管理人員利用職務之便濫用檔案資源的問題出現，檔案管理部門必須面向廣大從業人員開展職業倫理教育，以便使其檔案管理人員能夠強化職業倫理意識，自覺做到勤勉敬業。

3.完善檔案管理機制，落實好監督工作

檔案管理部門必須完善檔案管理機制，以便做到制度化管理。具體而言，各級檔案管理部門應當嚴格遵循《檔案法》以及《保密法》的內容，并依照自身實際情況，出臺實施細則，這樣將確保責任落實到位，并減少日常管理中的紕漏。此外，檔案管理部門必須責成和安排專人負責落實好監督工作，并形成常態機制，以便能夠依托此種機制實現對日常檔案管理工作中存在的問題的及早發現和及早解決，進而將安全隱患消滅在萌芽狀態之中。

4.提升硬件水平

檔案管理部門必須認識到：信息化工作離不開硬件支持，因此，各地檔案管理部門必須提升自身硬件水平，如為檔案管理室安裝中央空調、抽濕機等，以此來確保檔案管理室的室內條件達標。同時，檔案管理部門還必須為工作人員配置性能卓越的計算機，以便滿足檔案信息化工作的需要。

此外，為建立健全檔案安全管理工作機制，預防重大自然災害和突發性事故的發生，做好應對災害引起危害的應急處置措施準備，加強檔案的安全保障和救災能力，檔案管理部門應該結合本單位檔案工作的實際情況，制定檔案安全管理應急預案。

三、結語

在當前信息技術在檔案中廣泛應用的背景下，檔案管理不僅思想和理念發生了較大的變化，而且檔案管理段和信息載體也處于不斷變化中，在這種情況下，檔案信息的保護難度不斷加大，而檔案信息安全問題也不斷突顯出來。希望檔案管理工作者積極做好安全保密工作，如此才能使信息技術在檔案管理工作中起到更為關鍵的作用，提高檔案管理的工作效率。