基于人事檔案電子化建設的人才服務創新模式研究

林嵐珊

一、引言

做好人才服務工作是聚天下英才而用之的重要基礎。近年來，福建省高度重視人才服務工作，著力健全人才服務體系，加快人才信息平臺和數據庫建設。流動人員的人事檔案電子化建設能幫助人事檔案管理者運用先進的信息技術、快速準確處理復雜的人事數據和事務，優化提升流動人員人事檔案信息管理，有效地提高了人事檔案部門的工作效率，使流動人員人事檔案管理工作逐步向著制度化、規范化、科學化的方向發展。

二、人事檔案電子化的含義

人事檔案電子化是采用先進的計算機硬軟件技術，實現人事檔案管理工作中對人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、日常查閱等業務功能，是對紙質檔案的數字化管理，真正告別了以往只能到閱檔室翻閱紙質檔案的傳統方式。檔案電子化系統是對人事信息管理平臺的創新。

當前，大數據時代的來臨使得所需要存儲和管理的人事檔案信息越來越多，如果僅僅依靠人工進行完成，對紙質人事檔案進行整理，是無法滿足現代化人事檔案管理需求的，這就需要加強人事檔案管理研究，將人事檔案管理與現代化的信息技術相結合，實現電子化管理，進而降低人事檔案管理成本，提高各級人力資源和社會保障部門的流動人員人事檔案管理效益。

三、開展人事檔案電子化建設工作的重要意義

（一）人事檔案電子化建設是人力資源社會保障信息化建設的重要組成部分

根據黨管干部、黨管人才的要求，人事檔案電子化建設是人力資源社會保障信息化建設的重要組成部分，是提升檔案管理服務水平的基礎工作，是進一步簡化優化檔案管理服務的重要抓手。緊緊圍繞深入實施人才強國戰略和就業優先戰略、加快推進“互聯網+政府服務”的要求，以服務用人單位和流動人員為中心，以推動檔案管理服務與信息技術、互聯網技術深度融合為目標，實現檔案管理服務信息化、標準化、便民化，為提升檔案公共服務能力、提高服務質量和效率提供基礎性保障。

（二）人事檔案電子化建設將推動流動人員的人事檔案管理工作化繁為簡

隨著我國經濟建設的快速發展，人才流動更急頻繁，流動人員的人事檔案管理工作也日趨繁重。以中國海峽人才市場為例，已接受個人及單位委托保管的人事檔案已超過50萬余份，每年還在不斷增長，檔案管理、查閱難度日益增大，而傳統的以紙張為主要保存介質的檔案管理方式，存在著管理成本高、檔案壽命低、安全無法保證、工作效率低、遠程調閱無法實現、整理不規范等缺陷。因此開發人事檔案電子化掃描查詢系統，將現存紙質的人事檔案全部掃描為電子文檔，并在此基礎上為流動人員和企業提供網上查、借閱服務，實現檔案庫信息化管理模式。

（三）人事檔案電子化建設將推動人才服務與互聯網技術深入融合

近年來人才服務業的新變化主要來自互聯網技術的滲透和融入，在互聯網的帶動下，移動技術、大數據、社交網絡、云計算等新技術的興起，不斷促使整個人才服務業創新服務內容及生態環境。中國海峽人才網的人才數據庫的人才簡歷已超過200萬份，其中新增注冊人員5.1萬人；招聘單位發布招聘信息10.84萬條、查詢人才信息300.11萬條。數字化人力資源時代正在加速到來，并呈現出云端化、移動化、智能化的新趨勢，只有進一步加強流動人才人事檔案電子化的應用工作,才能使檔案工作更好地為人才工作服務。海峽人才市場現有的50萬份檔案大部分來自全國各地的福建籍大中專畢業生或來閩就業的各行業人士，如何有效地將這部分檔案通過電子化的手段轉化到人才數據庫，使人才服務與互聯網科技深入融合，以此帶來人力資源服務業的高速發展。

（四）人事檔案電子化建設將推動人才服務共享化的新增長

在具體的人力資源管理過程中，普遍存在這樣一種現象，企業找不到合適的人才，人才找不到合適的企業。之所以造成這種現場，就是因為企業發布的招聘信息，人才發布的求職信息沒有在同一時間內被對方知道，信息的不對稱造成這種現象一直困擾著企業人力資源管理者和求職者們。通過人事檔案電子化的建設，技術運用、數據分析、信息共享等手段，搭建開放的共享平臺，將人力資源所需要的信息實現共享，去中介化，提高組織效能，讓供求雙方平等對稱地得到供求信息，讓用人單位和流動人員精準對接，將成為人才服務業發展的一個重要方向。

四、人事檔案電子化建設在人才服務業的應用措施

（一）構建省級集中、全國聯通的檔案管理服務信息化格局

1.制定全國統一的人事檔案電子化建設標準

按照“數據向上集中、服務向下延伸、信息全國共享”的原則，全國統一規劃、統籌推進，在規范檔案服務方面，各級人社部門按照國家統一規范組織人事檔案管理服務機構梳理、細化檔案公共服務流程，推進辦事材料目錄化、標準化，實現全國檔案公共服務同一事項、同一流程、同一標準、同一格式。在規范檔案基礎信息采集方面，各級人社部門可以組織檔案管理服務機構按照統一的采集規范標準，統一采集項目、統一指標體系、統一代碼，開展檔案基礎信息采集工作，逐步建立統一規范的電子化檔案資源庫。建設統一的檔案信息系統，確保信息系統的規范性、開放性、互融性。

2.建立全國統一的檔案管理電子化服務信息

開發全國統一的軟件，支撐省級檔案管理服務，為各地推動檔案信息化工作提供支持。在省級檔案基礎信息資源庫基礎上，按照“數據向上集中”的思路，建立檔案信息采集上報機制，定期歸集各地檔案基礎信息，逐步過渡到實時歸集，在部級建立形成全國檔案基礎信息資源庫，為實現全國服務提供數據基礎。開發建立全國人事檔案管理服務運行平臺，提供存檔信息網上查詢服務，為流動人員和用人單位查詢檔案存放信息提供便利。積極推動跨地區網上遠程經辦模式，逐步形成“一點存檔、多點服務”的全國一體化服務格局。

（二）堅持業務協同，信息共享

1.強化人事檔案信息在政府政務方面的應用

各級人社部門可以充分利用檔案管理服務信息系統形成的數據資源，對流動人員數量、結構、分布、流向等開展統計分析，逐步建立檔案基本情況統計分析制度。在政府政務方面，強化檔案數據資源與政務數據資源的關聯分析和融合利用，建立與人力資源社會保障持卡人員基礎信息庫、單位基礎信息庫等基礎信息庫的關聯，實現與就業創業、社會保障、人事人才、勞動關系等業務信息共享，推動與教育、公安、民政、衛生健康、工商等部門資源數據互認。

2.整合人事檔案升級為民生檔案

充分利用云計算技術和方法，整合并發揮各級人社部門的官網和微信公眾號的作用，實現各級人事檔案信息互聯互通，數據共享。由功能單一的人事檔案升級為民生檔案便民服務信息化平臺，整合人事檔案到民生檔案信息資源，“讓信息多跑路、讓百姓少跑腿”實現民生檔案“一號申請、一窗受理、一網通辦”。建立民生檔案網上辦事大廳，充分合理協調聯動各級人社部門之間的人員分工、明確檔案利用審批權歸屬、規范加蓋電子印章，形成可推廣的實施方案及管理成果，為我國流動人員人事檔案服務做好有力支撐。

（三）充分發掘人才服務管理信息系統的大數據化潛力

未來人工智能、大數據等新技術與人事檔案電子化系統的結合將會越來越明顯。大數據和人工智能可以幫助人力資源管理者科學制定決策，增強人力資源管理者對業務的說服力和影響力，也使其價值創造得以量化和可見。

1.人事檔案電子化在招聘領域的應用

通過檔案的大數據獲取更廣泛的流動人員數據動態，在海峽人才市場的檔案數據庫里記載著每個流動人員每次工作變動的簡歷信息，比如在哪個行業、哪家公司供職于哪個崗位，通過人工智能深入的數據挖掘，對流動人員數量、結構、分布、流向等開展統計分析，可以幫助企業人力資源管理者快速篩選、匹配合適候選人，以及快速挖掘、發現被動候選人，還可以進一步通過人工智能聊天機器人幫助企業人力資源管理者完成初次面試。目前大數據的技術還未與檔案信息化相結合，隨著人事檔案電子化建設的日益深入，大數據技術還會應用到企業人力資源管理者和求職者面對面互動和評價分析階段，能夠幫助企業調查一些比較微妙的問題，如通過求職者的工作簡歷分析其是否能融入企業文化和能不能為企業工作較長時間，從而在一些軟性因素上對求職者進行評價和篩選。

2.人事檔案電子化在培訓服務領域的應用

進一步細分培訓服務，將培訓趨于個性化和多樣化。人事檔案電子化技術應用于大數據、互聯網領域，企業人力資源管理者可以通過檔案電子化的數據對員工進行精準分析，以員工為中心準確識別出每位員工的學習需求、學習行為、學習模式，制定科學合理的培訓策略，并且可以為不同層級的員工建立不同的勝任能力模型，使員工的培訓與發展過程更為智能化、個性化。

3.人事檔案電子化在人才測評領域的應用

在職業測評領域，利用人事檔案電子化技術對流動人員流向、工作行業、崗位、就職時間等開展統計分析，可對人才測評中的一些問題如人才績效考核、人才選拔以及分類進行研究，改進以前算法中的一些不成熟的地方。人事檔案的大數據技術能獲得更有效的信息采集，從人事檔案電子化數據庫中找到隱藏其中的信息，幫助決策人員找到數據間潛在的聯系，從而輸出更有質量的分析結果，提升人才測評效果。

（四）規范人事檔案電子化的安全管理

1.處理好人事檔案電子化保密和利用之間的關系

有人認為，人事檔案具有保密性，須在一定范圍內保管，所以不能主動開展利用工作。這種認識是片面的，實際上只要遵循相關原則和紀律，運用大數據等新技術，在打破檔案信息孤島的同時，注重信息安全和個人隱私保護，采取切實有效的安全防護措施，根據不同的保密級別和要求，對不同的數字化檔案進行查閱、修訂、轉移、備份等操作分級授權，利用和保密并不矛盾。

2.完善人事檔案電子化技術防范措施

因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數據丟失、損壞的現象不可避免。加上檔案工作人員計算機水平有限,如不及時進行數據備份,一旦發生問題數據難以恢復,損失很大。同時,計算機管理帶來了信息維護、磁盤等載體的保管保密等一系列的新的問題。如通過網絡實現遠程查檔,更要面臨系統安全的巨大挑戰。對此，各級人事檔案管理機構應當充分認識到保障電子人事檔案信息安全的重要性，并積極地采取有效措施來強化電子檔案安全管理。人事檔案管理部門可以采用專門的數據傳輸通道進行信息傳輸，也可以實現密閉保存檔案資源，并將涉密信息的電腦與外界隔斷，以從源頭上避免黑客入侵。在進行數據傳輸時還要盡可能的實現加密傳輸，以避免出現信息泄露的情況。而檔案管理人員則要樹立保證檔案信息安全的理念，認真學習關于檔案管理的相關法律法規，確保其充分認識到檔案信息保密的必要性，以免由于疏忽而造成信息泄露，影響到單位發展。

五、結束語

雖面臨諸多挑戰，但毫無疑問，人事檔案電子化技術已為我國人才服務行業注入了新的推動力，催生出許多新的業態增長點，所以要改變舊模式，建立新型管理系統，借助現代化的技術與觀念，構建人力資源信息庫，實現數據互聯互通、信息共享，充分有效的利用人事檔案的有效價值，從而促進人事檔案管理工作的發展和進步。