大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)探討

劉存強(qiáng)

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案從以往的紙質(zhì)走向電子化、信息化，由于檔案形態(tài)特征轉(zhuǎn)變?yōu)榱诵畔ⅰ?shù)字，需要更新檔案管理的管理理念。目前，各學(xué)校使用較為廣泛的信息化平臺(tái)有超星爾雅、智慧樹(shù)、百度云端等，還出現(xiàn)了許多大數(shù)據(jù)與云計(jì)算平臺(tái)。通過(guò)有關(guān)數(shù)字化平臺(tái)的建設(shè)，可以有效地利用學(xué)校各類資源，對(duì)檔案工作進(jìn)行一個(gè)及時(shí)的升級(jí)。雖然各項(xiàng)技術(shù)極大地解放了人力，但各種信息化技術(shù)的應(yīng)用，也給管理上帶來(lái)了一些新問(wèn)題，本文將對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析，為我國(guó)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理提出相應(yīng)的策略與建議。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高校工作；檔案管理

經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展帶來(lái)了科技的進(jìn)步，檔案管理也因此更新了管理方式和管理技術(shù)，采用了較為先進(jìn)的技術(shù)手段，但這項(xiàng)工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，并且較為復(fù)雜，在實(shí)際管理中還存在著許多問(wèn)題，為提高檔案管理效率和推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，需要以問(wèn)題為導(dǎo)向，制定相應(yīng)的檔案管理策略，依據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代的特征，優(yōu)化檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。

1 信息時(shí)代高校檔案管理工作的重要性

在傳統(tǒng)的檔案管理方法下，檔案主要以紙質(zhì)形式保存，在查閱、保管時(shí)都有許多不便之處，為了保障檔案的整潔完好，檔案管理部門需要?jiǎng)佑么罅康娜肆ξ锪Y源進(jìn)行看護(hù)，一旦遭遇突發(fā)事件，檔案被損毀，將對(duì)檔案所有者造成不可逆的損失。此外，傳統(tǒng)的檔案在翻閱查找時(shí)也需要耗費(fèi)許多時(shí)間。但接入信息化手段后，檔案不僅有紙質(zhì)版本，電腦上還存儲(chǔ)著許多備份，不易丟失、損壞，易于保存，有效提升了檔案管理的效率和便捷性。

2 信息時(shí)代高校檔案管理工作面臨的問(wèn)題

2.1 管理軟件缺少通用性

檔案管理軟件的出現(xiàn)是信息化趨勢(shì)在檔案管理領(lǐng)域的一個(gè)具體體現(xiàn)，也給這一領(lǐng)域帶來(lái)了革命式的變化。有了各種管理軟件，檔案管理工作變得更加方便快捷，效率顯著提高，也節(jié)省了許多人力物力資源。但這些軟件還是存在一些問(wèn)題，目前許多高校使用的檔案管理軟件都是由軟件管理公司自主設(shè)計(jì)的，在使用時(shí)很容易遇到不通用，不兼容，這就給跨區(qū)域的檔案管理和檔案調(diào)動(dòng)工作帶來(lái)了不小的麻煩。

2.2 檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范

檔案的信息化管理本身就具有信息化屬性與實(shí)際效用，而只有確立了信息化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息的真實(shí)性和安全性才能得到保障。但是，我國(guó)目前還未制定出詳細(xì)而規(guī)范的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)會(huì)遇到標(biāo)準(zhǔn)不一，難以取舍的現(xiàn)象，嚴(yán)重干擾了檔案管理工作的正常秩序。同時(shí)，信息化標(biāo)準(zhǔn)的不規(guī)范，還會(huì)讓檔案資料的安全性受到損害，真實(shí)性也受到質(zhì)疑。

2.3 檔案管理的保密性與安全性有待提升

雖然與紙質(zhì)的保存方式相比，電子檔案具有輕便、易保存、不易損壞、節(jié)約空間等優(yōu)點(diǎn)，但是與此相對(duì)應(yīng)的，電子檔案的安全性和保密性也會(huì)經(jīng)受更大的考驗(yàn)。首先是網(wǎng)絡(luò)安全，電子檔案極易被人人為地篡改或是黑入學(xué)校系統(tǒng)竊取，密碼等信息的泄漏也會(huì)將檔案置于十分危險(xiǎn)的境地。此外，電子檔案不像紙質(zhì)檔案那樣具有實(shí)物性質(zhì)，因此一旦意外刪除又沒(méi)有備份，那么造成的后果不堪設(shè)想。

2.4 相關(guān)的法律法規(guī)還不夠完善

我國(guó)目前已經(jīng)頒布了檔案管理的有關(guān)法律，來(lái)保障檔案的安全性不受侵害，但這些法律主要都是針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式來(lái)制定的，對(duì)于目前的電子檔案形式還缺乏相應(yīng)的法律規(guī)定，因此在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)缺少合理并充分的法律依據(jù)。檔案法律的滯后，對(duì)于高校的檔案管理工作來(lái)說(shuō)是一個(gè)比較突出的制約因素。

3 信息時(shí)代高校檔案管理工作面臨問(wèn)題的解決對(duì)策

3.1 加強(qiáng)軟件的兼容性設(shè)計(jì)

在高校的檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)遇到檔案的收取和調(diào)用事項(xiàng)，尤其是在畢業(yè)季，那么這個(gè)時(shí)候就要考慮到檔案管理軟件的兼容問(wèn)題。學(xué)校需要聯(lián)系相應(yīng)的軟件開(kāi)發(fā)公司，在設(shè)計(jì)時(shí)盡量選擇能與所有系統(tǒng)適配的管理軟件，同時(shí)也要倡導(dǎo)軟件開(kāi)發(fā)行業(yè)對(duì)檔案管理軟件兼容性和通用性的關(guān)注。此外，學(xué)校自身也應(yīng)該加強(qiáng)信息化建設(shè)，對(duì)各項(xiàng)設(shè)備進(jìn)行定期的維修，及時(shí)地更新學(xué)校檔案管理部門的各種設(shè)備設(shè)施，對(duì)管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，努力提升檔案管理的信息化程度和專業(yè)水平。

3.2 統(tǒng)一信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理

首先，在標(biāo)準(zhǔn)的制定上，國(guó)家應(yīng)該出臺(tái)有關(guān)細(xì)則，對(duì)信息化大背景下檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行一個(gè)詳細(xì)規(guī)定，同時(shí)，給予各高校一定的自主權(quán)。各高校可以在國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)未出臺(tái)前，根據(jù)各院校的實(shí)際情況來(lái)制定一個(gè)校內(nèi)的檔案管理辦法，在全校的范圍內(nèi)統(tǒng)一執(zhí)行，等待國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)了，再執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

3.3 提高檔案管理的安全性與保密性

在高校中，檔案就是學(xué)生的第二張身份證，甚至比身份證還要更加重要，因?yàn)樯矸葑C丟失可以補(bǔ)辦，但檔案的丟失卻會(huì)造成無(wú)法挽回的后果。因此，可以說(shuō)，安全性和保密性就是檔案的生命。高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要對(duì)檔案的安全密鑰進(jìn)行加固的防護(hù)，一旦有人侵入系統(tǒng)，立即啟動(dòng)防火墻裝置，并采取應(yīng)急預(yù)案；在需要調(diào)用檔案時(shí)，需要有兩人以上的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行簽字并蓋章；在編輯檔案信息時(shí)，信息應(yīng)自動(dòng)備份。這種種舉措都是在位檔案的安全保駕護(hù)航。其次，由于電子檔案保存于網(wǎng)絡(luò)，因此修改、偽造過(guò)程會(huì)變得更加隱蔽、不可察覺(jué)，需要引起特別的重視。檔案材料的真實(shí)性是進(jìn)行檔案管理工作首要完成的目標(biāo)，也是最重要的目標(biāo)，真實(shí)性是檔案的靈魂。因此，在實(shí)際工作當(dāng)中，就需要處處留意，謹(jǐn)防偽造、修改電子檔案信息的事件出現(xiàn)。

3.4 完全相關(guān)的法律法規(guī)

我國(guó)在檔案管理方面的法律法規(guī)還是比較滯后的，落后于時(shí)代。但是，我們應(yīng)當(dāng)看到，法律的發(fā)展應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理工作已經(jīng)走向電子化、信息化，因此法律也應(yīng)該根據(jù)社會(huì)現(xiàn)實(shí)作出調(diào)整，推出適用于電子化檔案管理的法律條文，只有這樣，才能夠使各大高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)有法可依，在檔案權(quán)益受到侵害時(shí)可以拿起法律武器，捍衛(wèi)學(xué)校的權(quán)益，捍衛(wèi)學(xué)生的權(quán)益。

4 結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)，要依據(jù)信息管理存在的問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題尋求針對(duì)性的解決辦法，合理利用的大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)，革新傳統(tǒng)人工檔案管理，應(yīng)用信息技術(shù)讓檔案管理工作能盡享信息化時(shí)代的便利，讓每一位學(xué)子盡享改革開(kāi)放成果。

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