大數據時代檔案信息化建設探討

劉存強

摘 要：隨著信息技術的飛速發展，檔案從以往的紙質走向電子化、信息化，由于檔案形態特征轉變為了信息、數字，需要更新檔案管理的管理理念。目前，各學校使用較為廣泛的信息化平臺有超星爾雅、智慧樹、百度云端等，還出現了許多大數據與云計算平臺。通過有關數字化平臺的建設，可以有效地利用學校各類資源，對檔案工作進行一個及時的升級。雖然各項技術極大地解放了人力，但各種信息化技術的應用，也給管理上帶來了一些新問題，本文將對這些問題進行分析，為我國大數據時代的檔案管理提出相應的策略與建議。

關鍵詞：信息時代；高校工作；檔案管理

經濟的迅速發展帶來了科技的進步，檔案管理也因此更新了管理方式和管理技術，采用了較為先進的技術手段，但這項工作是一項系統性工作，并且較為復雜，在實際管理中還存在著許多問題，為提高檔案管理效率和推動檔案信息化建設，需要以問題為導向，制定相應的檔案管理策略，依據大數據時代的特征，優化檔案管理模式，實現信息化建設。

1 信息時代高校檔案管理工作的重要性

在傳統的檔案管理方法下，檔案主要以紙質形式保存，在查閱、保管時都有許多不便之處，為了保障檔案的整潔完好，檔案管理部門需要動用大量的人力物力資源進行看護，一旦遭遇突發事件，檔案被損毀，將對檔案所有者造成不可逆的損失。此外，傳統的檔案在翻閱查找時也需要耗費許多時間。但接入信息化手段后，檔案不僅有紙質版本，電腦上還存儲著許多備份，不易丟失、損壞，易于保存，有效提升了檔案管理的效率和便捷性。

2 信息時代高校檔案管理工作面臨的問題

2.1 管理軟件缺少通用性

檔案管理軟件的出現是信息化趨勢在檔案管理領域的一個具體體現，也給這一領域帶來了革命式的變化。有了各種管理軟件，檔案管理工作變得更加方便快捷，效率顯著提高，也節省了許多人力物力資源。但這些軟件還是存在一些問題，目前許多高校使用的檔案管理軟件都是由軟件管理公司自主設計的，在使用時很容易遇到不通用，不兼容，這就給跨區域的檔案管理和檔案調動工作帶來了不小的麻煩。

2.2 檔案管理信息化標準不夠規范

檔案的信息化管理本身就具有信息化屬性與實際效用，而只有確立了信息化的統一標準，檔案信息的真實性和安全性才能得到保障。但是，我國目前還未制定出詳細而規范的檔案管理信息化標準，導致各高校在進行檔案管理時會遇到標準不一，難以取舍的現象，嚴重干擾了檔案管理工作的正常秩序。同時，信息化標準的不規范，還會讓檔案資料的安全性受到損害，真實性也受到質疑。

2.3 檔案管理的保密性與安全性有待提升

雖然與紙質的保存方式相比，電子檔案具有輕便、易保存、不易損壞、節約空間等優點，但是與此相對應的，電子檔案的安全性和保密性也會經受更大的考驗。首先是網絡安全，電子檔案極易被人人為地篡改或是黑入學校系統竊取，密碼等信息的泄漏也會將檔案置于十分危險的境地。此外，電子檔案不像紙質檔案那樣具有實物性質，因此一旦意外刪除又沒有備份，那么造成的后果不堪設想。

2.4 相關的法律法規還不夠完善

我國目前已經頒布了檔案管理的有關法律，來保障檔案的安全性不受侵害，但這些法律主要都是針對傳統的檔案管理方式來制定的，對于目前的電子檔案形式還缺乏相應的法律規定，因此在進行檔案管理工作時缺少合理并充分的法律依據。檔案法律的滯后，對于高校的檔案管理工作來說是一個比較突出的制約因素。

3 信息時代高校檔案管理工作面臨問題的解決對策

3.1 加強軟件的兼容性設計

在高校的檔案管理工作中，經常會遇到檔案的收取和調用事項，尤其是在畢業季，那么這個時候就要考慮到檔案管理軟件的兼容問題。學校需要聯系相應的軟件開發公司，在設計時盡量選擇能與所有系統適配的管理軟件，同時也要倡導軟件開發行業對檔案管理軟件兼容性和通用性的關注。此外，學校自身也應該加強信息化建設，對各項設備進行定期的維修，及時地更新學校檔案管理部門的各種設備設施，對管理人員進行信息化培訓，努力提升檔案管理的信息化程度和專業水平。

3.2 統一信息化檔案管理標準，規范管理

首先，在標準的制定上，國家應該出臺有關細則，對信息化大背景下檔案管理標準進行一個詳細規定，同時，給予各高校一定的自主權。各高校可以在國家有關標準未出臺前，根據各院校的實際情況來制定一個校內的檔案管理辦法，在全校的范圍內統一執行，等待國家標準出臺了，再執行國家標準。

3.3 提高檔案管理的安全性與保密性

在高校中，檔案就是學生的第二張身份證，甚至比身份證還要更加重要，因為身份證丟失可以補辦，但檔案的丟失卻會造成無法挽回的后果。因此，可以說，安全性和保密性就是檔案的生命。高校在進行檔案管理時，需要對檔案的安全密鑰進行加固的防護，一旦有人侵入系統，立即啟動防火墻裝置，并采取應急預案；在需要調用檔案時，需要有兩人以上的負責人員進行簽字并蓋章；在編輯檔案信息時，信息應自動備份。這種種舉措都是在位檔案的安全保駕護航。其次，由于電子檔案保存于網絡，因此修改、偽造過程會變得更加隱蔽、不可察覺，需要引起特別的重視。檔案材料的真實性是進行檔案管理工作首要完成的目標，也是最重要的目標，真實性是檔案的靈魂。因此，在實際工作當中，就需要處處留意，謹防偽造、修改電子檔案信息的事件出現。

3.4 完全相關的法律法規

我國在檔案管理方面的法律法規還是比較滯后的，落后于時代。但是，我們應當看到，法律的發展應該與時俱進。檔案管理工作已經走向電子化、信息化，因此法律也應該根據社會現實作出調整，推出適用于電子化檔案管理的法律條文，只有這樣，才能夠使各大高校在進行檔案管理時有法可依，在檔案權益受到侵害時可以拿起法律武器，捍衛學校的權益，捍衛學生的權益。

4 結語

大數據時代檔案信息化建設，要依據信息管理存在的問題，針對這些問題尋求針對性的解決辦法，合理利用的大數據技術的特點，革新傳統人工檔案管理，應用信息技術讓檔案管理工作能盡享信息化時代的便利，讓每一位學子盡享改革開放成果。

參考文獻

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