淺談新形勢下人事檔案管理工作存在的問題與對策

馬榮

摘 要：干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分。本文針對機關單位干部人事檔案工作存在的問題，分析探討人事檔案管理工作的方法，充分發揮干部人事檔案在建設高素質專業化干部隊伍中的重要作用，推動干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化，更好的服務廣大群眾，服務黨的建設新的偉大工程，服務新時代中國特色社會主義偉大事業。

關鍵詞：人事檔案；存在問題；對策

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的，反映干部個人政治品質、道德品行、思想認識、學習工作經歷、專業素養、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料。是黨的重要執政資源。

1 人事檔案管理工作中存在的問題

1）對人事檔案重要性認識不足。在思想上對人事檔案工作不重視，認識不深刻。把人事檔案管理簡單化、片面化，主管認為人事檔案管理就是干部職工人事資料的堆積保管，認為歸不歸檔不要緊，只要利用時能夠找到就可以。由于思想認識不深刻，在材料的收集過程中斷斷續續，時有時無，想起來就收集，想不起來就不收集，別人交來了，就接收，別人不交，就不會主動索要，工作不積極、不主動，以致材料收集的不齊全、不完整。更有甚者，收集的人事檔案材料隨便堆放，長期不歸檔、不補充、不完善，致使許多寶貴的材料在需要提供利用時都無法找到，降低了人事檔案的利用價值。

2）檔案管理能力水平有待提升。新條例出臺以前，大部分機關單位都是黨政辦（人事部門）的工作人員兼職管理人事檔案，這些人員當中，大多不是檔案或文秘專業畢業，沒有系統的檔案管理專業理論知識，沒有經過專門的培訓，操作技能及業務水平難于勝任檔案管理工作，制約了人事檔案的質量，削弱了人事檔案的提供利用，影響了單位的干部人事工作。

3）硬件設施不達標。硬件設施不達標，檔案裝具不統一、不規范。部分機關單位檔案室的設計沒有做到三分開，沒有對檔案閱覽的需求進行充分的考慮，致使工作人員在瀏覽檔案的過程中，將其內部的資料帶出檔案室。部分單位內部的電腦同檔案室的電腦混合使用，極易發生人事檔案資料的信息泄露。有些檔案室設備設施簡單，不能達到防火、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防光、防盜、防水、防高溫的要求，降低了人事檔案的使用壽命。

4）人事檔案資料覆蓋面有待拓寬。在計劃經濟年代，國家工作人員身份有干部、工人之分，人事檔案管理大多側重干部檔案的管理，忽視了工勤檔案管理。如履歷表設置有干部履歷表，但是對于工勤人員而言，并未設置工勤履歷表，大都采用的是職工登記表，在職工登記表中，對于職工個人以及家庭狀況信息的登記存在一定的疏漏情況。由于工勤人員檔案材料信息收集的不齊全、不完整，影響了檔案的利用，以致工勤人員在涉及政治審查、計算工齡、確定身份（正式工、合同工）、反映技能水平、評聘技術等級等方面沒有材料或材料不全，影響人事檔案作用的發揮。

5）檔案氛圍不濃厚。由于對人事檔案管理工作重要性的認識不足，部分檔案管理工作人員對檔案管理工作不夠重視，缺乏工作責任感、使命感，沒有良好的職業道德和樂于奉獻的工作精神，沒有扎實的理論知識和專業技能，沒有認真、細心、耐心的工作態度，敷衍塞責，在工作中存在失位現象，沒有或長期不開展對檔案工作的宣傳，造成領導不關心、不重視檔案管理工作，單位內部檔案意識薄弱，形成了不利于檔案工作開展的氛。

2 新形勢下人事檔案管理工作對策

1）加強人事檔案工作的組織領導與管理。人事檔案具有唯一性和不可彌補性，在檔案管理人員進行日常管理時，需要依照條例、標準等規章制度規范化、標準化開展工作，保障人事檔案的規范性、完整性。根據《干部人事檔案工作條例》、《檔案法》、《保密法》等規定，制定科學合理的人事檔案管理制度。建立健全人事檔案工作領導小組，明確分管領導、檔案管理人員職責任務，形成各司其職，各負其責的工作機制，才能做到人事檔案有人負責，業務工作有人

開展。

2）注重檔案管理人員綜合素質的培養。人事檔案管理工作的開展，具有較強的專業性和技術性。因此，就需要檔案管理工作人員具備系統的專業理論知識，養成良好的職業道德，敬業愛崗，有高度的責任心、事業心，在長期面對枯燥乏味的檔案管理工作時，時刻保持科學嚴謹的工作態度。復合型人才是搞好檔案工作的基礎條件和保障，是推動人事檔案管理工作上水平、上臺階的根本。在選人用人上，應該把政治素質高、事業心強、業務好的同志選拔留用到檔案管理工作崗位上，甚至還可以根據工作需要，引進高素質的檔案管理專業型人才。如果上述條件達不到，就應該選擇政治過硬，誠實、踏實、勤奮的年輕干部，上崗前加強對檔案管理人員的培訓，培訓檔案管理專業知識，傳授現代管理的新知識、新成果、新經驗，熟練掌握計算機應用技術。

3）改善人事檔案管理的設施條件。機關檔案室建設應該達到維護檔案安全，保障檔案提供利用的目標。維護檔案的實體安全，必須建立綜合檔案室，檔案實行集中統一管理。按照保障安全、科學合理、方便實用的原則，科學配置人事檔案閱覽室、庫房和管理人員的辦公室，三者之間即具有獨立辦公的地方，又保持一定的聯系。配備專門獨立的電腦等辦公設備，購置必須的檔案裝具和檔案管理軟件。還可以架設攝像頭，時刻關注檔案庫房的物質安全。保障人事檔案信息安全，強化檔案管理人員的保密意識，嚴格要求其遵守保密規章制度。

4）豐富人事檔案采集項目。從目前的人事檔案管理情況來看，基本上都已經將人事檔案紙張進行了規范，摒棄了傳統的16k紙張，采用了A4紙張，將“線裝”改成“夾裝”（將文件材料打孔之后用專門的文件夾夾裝固定），文件存取更加便捷，不僅提高了人事檔案管理規范化，也提高了效率。從現行的《干部履歷表》來看，應當根據自身管理的實際情況，對履歷表進行設計，充分保障人事檔案信息更加具有完善性以及科學性。在人事檔案信息的收集內容上，還應該補充完善能夠充分體現出人員去世的信息，例如：將死亡證明等信息資料歸入到相關的檔案材料中，提高人事檔案中人員信息的科學性、完整性。

5）注重人事檔案信息化的建設。隨著信息全球化的發展，在社會經濟活動中，信息資源在其中占據十分重要的地位，人事檔案同時也是能夠證明人員成長的關鍵資源信息，不僅僅是人力資源管理中的重要構成，同時還能夠促進人事檔案管理信息化以及現代化目標的實現。因此，就需要注重人事檔案信息管理工作的優化，為提高人事檔案管理效率奠定良好基礎，促進信息資源共享。與此同時，人事檔案信息化的發展，還能夠一定程度上促進人事檔案信息的更新調增，推動人事檔案的動態管理，使得人事檔案信息采集以及提供更加具有準確性和高效性。在對人事檔案信息進行查閱的過程中，人事檔案信息化的建設，可以實現信息化查閱的目標，有效促進查閱效率的提升，并且還利于對紙質檔案的保護[1]。

6）強化監督考核。人事檔案管理是干部管理的一項重要內容，做好人事檔案管理工作，一是要將人事檔案的管理列入重要工作之列，定期研究、布署、檢查人事檔案工作；二是要定員定崗，建立崗位人員工作責任清單，明確職責任務；三是要加大監督檢查力度，通過監督檢查敦促管理人員依法依規履行職責；四是加大考核獎懲力度，獎優罰劣，獎勤罰懶，將考核結果與評優樹模、職務晉升、績效獎懲掛鉤，通過激勵機制引導人事檔案工作人員努力工作，確保人事檔案管理與服務工作能夠積極、健康、有效開展。

參考文獻

[1]肖芹.新常態下農業科技檔案管理面臨的問題及對策[J].現代農業科技，2015（21）：312-313.