研究文書檔案管理的特點及創新途徑

黎佩珊

摘 要：文書檔案對于地方政府的政務工作處理具有典型的參考和決策支持價值，做好文書檔案管理，是政府工作中的重要環節。筆者首先對地方政府文書檔案的特點進行了分析，然后論述了進行文書檔案管理創新的必要性和途徑。希望本文的論述能夠為相關單位提供一定的參考和借鑒，從而促進地方政府文書檔案管理工作水平的提升。

關鍵詞：地方政府；文書檔案；特點；問題；創新

在地方政府的日常事務處理當中，會留下大量的、不同種類的文件，將其中有保留價值的部分進行整理和歸檔，就形成了文書檔案。文書檔案在地方政府發展中具有重要作用，它能夠以真實和完整的文件素材，為政府的相關決策和活動提供有力的證據支持，從而保證社會精神文明和物質文明建設的順利進行。對文書檔案進行有效的收集和整理，并構建完整、準確的檔案管理系統，促進文書檔案內在價值的開發與利用，是目前地方政府文書檔案管理工作中的目標和重點。筆者結合實際工作，對地方政府文書檔案管理的特點及創新路徑進行了具體分析，希望能夠拋磚引玉，引發更多關于此問題的有效建議。

1 地方政府文書檔案的特點

1）政策性。地方政府的文書檔案，是對政府決策以及政府行為的原始記錄，作為一個官方組織，政府的活動必須符合政策要求，必須與政策指向相一致，因此各種活動中形成的文書資料也必須符合國家法律、法規、政策的相關要求，必須符合社會公眾的公共利益，因此我們說地方政府文書檔案具有政策性，它體現了政府行為的約束力和權威性。

2）全面性。地方政府的日常政務內容涉及社會生活方方面面的事物，以此形成的文書檔案也具有全面性的特點。首先，按照工作類型不同，文書檔案可以分為人事檔案、財務檔案、科技檔案以及行政管理檔案等等，他們分別記錄不同方面的工作內容，是政府多方面行為的有效記錄。其次，按照載體不同，政府文書檔案既有紙質檔案，又有電子版檔案，文本、照片、錄音、錄像等多種形式的資料，使政府文書檔案的內容更豐富、記載更詳實。此外，政府文書檔案當中，還會存在著各種活動中保留下來的合同、票據等附件，如民主選票等等，這些資料的存在，也使得政府文書檔案的內容更加豐富多彩。

3）針對性和時效性。政府文書檔案從收集、登記，到整理、歸檔，再到開發、利用，都是圍繞政府行為的，任何檔案資料的形成都是為了某種政府目的的達成，比如，政府依靠人事檔案來決定人員的職級、待遇和獎懲情況，依靠辦公室文書檔案來查找某一時間內上級單位下達的相關文書等等，這些檔案中的資料具有明顯的針對性，因此文書檔案的保存、開發、利用等行為中也具有明顯的指向性。此外，政府文書檔案通常是政府文件的收集和保存，這些文件形成的當時、當下都具有一定的解決問題、指導行動的作用，其使用效用與時間有著直接的聯系，可以說每一項檔案內容都有著自己特殊時期的特殊使命，這種時效性是文書檔案真實性的保證，也是文書檔案管理工作中的重要線索。

4）專業性。與其他社會企事業單位不同，政府文書檔案中的相關內容，都是在一定的規范要求下撰寫而成的，它不能像文學作品那樣天馬行空，也不能像私人工作郵件那樣言簡意賅，但凡需要進入文書檔案的內容，都是經過相關準則與依據檢驗的有效資料，因此檔案內容的專業性不言而喻。此外，在文書檔案的形成過程當中，往往需要政府多個部門的通力合作，層層篩查，因此入檔資料的可靠性和準確性不言而喻，這也是決定政府文書檔案專業性的重要因素。

2 地方政府文書檔案管理工作創新的必要性分析

1）社會發展以及檔案管理工作的進步對政府文書檔案管理提出了新的要求。目前，電子計算機飛速發展并滲透到人們生產、生活中的各個方面，給社會帶來了極大的便利和進步。近年來，我國大力推進檔案電子化建設并取得了一定的成績，而與此同時，作為一種高價值的信息資源，政府文書檔案的電子化程度并不高，這對于其內在價值的開發十分不利，對于政府公共服務職能的提升也十分不利，因此，客觀形勢要求政府機關進行文書檔案管理的創新。對于政府文書檔案工作自身而言，創新是進步的靈魂和本質特征，要想從根本上提高工作質量和工作水平，就必須以創新的眼光和勇氣，不斷探索自身工作改革的道路。在政府職能轉變以及政務信息公開化的今天，只有以積極創新的態度，促進文書檔案管理水平的進步，才能充分挖掘政府文書檔案價值，提高文書檔案管理工作效率。

2）目前我國政府文書檔案管理中的普遍問題對管理創新提出了迫切要求。目前，政府機關文書檔案管理工作大多因循守舊，工作中的問題和弊端屢見不鮮。比如，文書檔案管理規范性不強，導致檔案工作的標準化和時效性不強；又如，文書檔案管理工作的現代化程度不高，很多常用文件在進行查閱時，需要反復翻找厚重的檔案資料，導致工作的效率嚴重下降。為了克服當前工作中的實際困難，政府機關的檔案管理部門就必須大膽跳出傳統的思維模式限制，積極改良當前的工作方式，學會借助現代化的科技力量，塑造積極向上、探索創新的工作風氣，只有這樣才能從根本上克服散漫、隨意的工作作風，提高文件傳輸和檔案管理的工作效率，從而有效保障文書檔案的安全性、真實性、完整性和規范性。

3 政府文書檔案管理工作創新的路徑分析

1）重視文書檔案管理創新，建立有效的內部工作激勵機制。文書檔案管理創新主要依靠人的創新力量，政府機關和相關部門一定要提起對于文書檔案管理創新的高度重視，并堅持以人為本的原則，充分激發內部員工的工作熱情。地方政府應該通過組織講座、外出參考考察等活動，提升文書檔案管理在政府工作中的地位，并通過文書檔案創新知識以及創新精神的宣講，切實提高每一位文書檔案管理人員的工作責任心和積極性。政府機關應該探索建立有效的內部工作激勵機制，以考試、考核、內部調查等有效措施，將檔案管理人員的工程成績與其評優評級結合起來，從而切實打造良性的文書檔案管理競爭機制，真正將工作責任和創新責任落實到人，真正實現文書檔案管理創新活力的提升。

2）加大政策和資金投入，為創新工作提供更多支持。地方政府的文書檔案包羅萬象，涉及社會生產生活的方方面面，其價值含量高，對于社會行業的發展具有重要的作用。地方政府應該正視文書檔案管理工作的重要性，為文書檔案收集、整理、開發提供更加便利和優越的外部條件，以更大的資金支持，確保文書檔案管理部門的軟硬件設施齊全，從而打造更加先進的文書檔案管理模式，為文書檔案管理工作創新提供必要的客觀環境。此外，政府部門還應該重視人才的引進工作，摒棄過去檔案部門留作“養老”的傳統思維誤區，爭取以新鮮的“血液”激發內部創新活力，促進管理水平的提升。

3）創新文書檔案管理技術，促進創新方法的有效落地。與普通的企事業單位和社會團體相比，政府部門的工作更加繁瑣、復雜，其內容涉及到規章制度、事務管理、黨群關系等方方面面的內容，為了有效提升文書檔案管理工作效率，我們必須借助創新化的手段，如互聯網技術、辦公OA系統以及大數據分析等，依靠這些手段，建立統一的內部文件整理和傳輸格式，加強資料操作的標準型，從而減少后續檔案整理與歸檔的壓力。此外，文書檔案管理部門應該創新檔案管理理念，不斷豐富文書檔案內容和格式，從而有針對性地實現相關資料的迅速收集，比如，對于政府公文發布、新聞信息、政策法規信息等內容，文書檔案管理部門可以采取網頁鏈接、截圖保留等方式，實現資料的迅速收集和歸檔，從而在創新內容模式的基礎上，有效提升檔案管理工作效率和工作質量。

參考文獻

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