研究文書檔案管理的特點(diǎn)及創(chuàng)新途徑

黎佩珊

摘 要：文書檔案對(duì)于地方政府的政務(wù)工作處理具有典型的參考和決策支持價(jià)值，做好文書檔案管理，是政府工作中的重要環(huán)節(jié)。筆者首先對(duì)地方政府文書檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，然后論述了進(jìn)行文書檔案管理創(chuàng)新的必要性和途徑。希望本文的論述能夠?yàn)橄嚓P(guān)單位提供一定的參考和借鑒，從而促進(jìn)地方政府文書檔案管理工作水平的提升。

關(guān)鍵詞：地方政府；文書檔案；特點(diǎn)；問題；創(chuàng)新

在地方政府的日常事務(wù)處理當(dāng)中，會(huì)留下大量的、不同種類的文件，將其中有保留價(jià)值的部分進(jìn)行整理和歸檔，就形成了文書檔案。文書檔案在地方政府發(fā)展中具有重要作用，它能夠以真實(shí)和完整的文件素材，為政府的相關(guān)決策和活動(dòng)提供有力的證據(jù)支持，從而保證社會(huì)精神文明和物質(zhì)文明建設(shè)的順利進(jìn)行。對(duì)文書檔案進(jìn)行有效的收集和整理，并構(gòu)建完整、準(zhǔn)確的檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)文書檔案內(nèi)在價(jià)值的開發(fā)與利用，是目前地方政府文書檔案管理工作中的目標(biāo)和重點(diǎn)。筆者結(jié)合實(shí)際工作，對(duì)地方政府文書檔案管理的特點(diǎn)及創(chuàng)新路徑進(jìn)行了具體分析，希望能夠拋磚引玉，引發(fā)更多關(guān)于此問題的有效建議。

1 地方政府文書檔案的特點(diǎn)

1）政策性。地方政府的文書檔案，是對(duì)政府決策以及政府行為的原始記錄，作為一個(gè)官方組織，政府的活動(dòng)必須符合政策要求，必須與政策指向相一致，因此各種活動(dòng)中形成的文書資料也必須符合國(guó)家法律、法規(guī)、政策的相關(guān)要求，必須符合社會(huì)公眾的公共利益，因此我們說地方政府文書檔案具有政策性，它體現(xiàn)了政府行為的約束力和權(quán)威性。

2）全面性。地方政府的日常政務(wù)內(nèi)容涉及社會(huì)生活方方面面的事物，以此形成的文書檔案也具有全面性的特點(diǎn)。首先，按照工作類型不同，文書檔案可以分為人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案以及行政管理檔案等等，他們分別記錄不同方面的工作內(nèi)容，是政府多方面行為的有效記錄。其次，按照載體不同，政府文書檔案既有紙質(zhì)檔案，又有電子版檔案，文本、照片、錄音、錄像等多種形式的資料，使政府文書檔案的內(nèi)容更豐富、記載更詳實(shí)。此外，政府文書檔案當(dāng)中，還會(huì)存在著各種活動(dòng)中保留下來的合同、票據(jù)等附件，如民主選票等等，這些資料的存在，也使得政府文書檔案的內(nèi)容更加豐富多彩。

3）針對(duì)性和時(shí)效性。政府文書檔案從收集、登記，到整理、歸檔，再到開發(fā)、利用，都是圍繞政府行為的，任何檔案資料的形成都是為了某種政府目的的達(dá)成，比如，政府依靠人事檔案來決定人員的職級(jí)、待遇和獎(jiǎng)懲情況，依靠辦公室文書檔案來查找某一時(shí)間內(nèi)上級(jí)單位下達(dá)的相關(guān)文書等等，這些檔案中的資料具有明顯的針對(duì)性，因此文書檔案的保存、開發(fā)、利用等行為中也具有明顯的指向性。此外，政府文書檔案通常是政府文件的收集和保存，這些文件形成的當(dāng)時(shí)、當(dāng)下都具有一定的解決問題、指導(dǎo)行動(dòng)的作用，其使用效用與時(shí)間有著直接的聯(lián)系，可以說每一項(xiàng)檔案內(nèi)容都有著自己特殊時(shí)期的特殊使命，這種時(shí)效性是文書檔案真實(shí)性的保證，也是文書檔案管理工作中的重要線索。

4）專業(yè)性。與其他社會(huì)企事業(yè)單位不同，政府文書檔案中的相關(guān)內(nèi)容，都是在一定的規(guī)范要求下撰寫而成的，它不能像文學(xué)作品那樣天馬行空，也不能像私人工作郵件那樣言簡(jiǎn)意賅，但凡需要進(jìn)入文書檔案的內(nèi)容，都是經(jīng)過相關(guān)準(zhǔn)則與依據(jù)檢驗(yàn)的有效資料，因此檔案內(nèi)容的專業(yè)性不言而喻。此外，在文書檔案的形成過程當(dāng)中，往往需要政府多個(gè)部門的通力合作，層層篩查，因此入檔資料的可靠性和準(zhǔn)確性不言而喻，這也是決定政府文書檔案專業(yè)性的重要因素。

2 地方政府文書檔案管理工作創(chuàng)新的必要性分析

1）社會(huì)發(fā)展以及檔案管理工作的進(jìn)步對(duì)政府文書檔案管理提出了新的要求。目前，電子計(jì)算機(jī)飛速發(fā)展并滲透到人們生產(chǎn)、生活中的各個(gè)方面，給社會(huì)帶來了極大的便利和進(jìn)步。近年來，我國(guó)大力推進(jìn)檔案電子化建設(shè)并取得了一定的成績(jī)，而與此同時(shí)，作為一種高價(jià)值的信息資源，政府文書檔案的電子化程度并不高，這對(duì)于其內(nèi)在價(jià)值的開發(fā)十分不利，對(duì)于政府公共服務(wù)職能的提升也十分不利，因此，客觀形勢(shì)要求政府機(jī)關(guān)進(jìn)行文書檔案管理的創(chuàng)新。對(duì)于政府文書檔案工作自身而言，創(chuàng)新是進(jìn)步的靈魂和本質(zhì)特征，要想從根本上提高工作質(zhì)量和工作水平，就必須以創(chuàng)新的眼光和勇氣，不斷探索自身工作改革的道路。在政府職能轉(zhuǎn)變以及政務(wù)信息公開化的今天，只有以積極創(chuàng)新的態(tài)度，促進(jìn)文書檔案管理水平的進(jìn)步，才能充分挖掘政府文書檔案價(jià)值，提高文書檔案管理工作效率。

2）目前我國(guó)政府文書檔案管理中的普遍問題對(duì)管理創(chuàng)新提出了迫切要求。目前，政府機(jī)關(guān)文書檔案管理工作大多因循守舊，工作中的問題和弊端屢見不鮮。比如，文書檔案管理規(guī)范性不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和時(shí)效性不強(qiáng)；又如，文書檔案管理工作的現(xiàn)代化程度不高，很多常用文件在進(jìn)行查閱時(shí)，需要反復(fù)翻找厚重的檔案資料，導(dǎo)致工作的效率嚴(yán)重下降。為了克服當(dāng)前工作中的實(shí)際困難，政府機(jī)關(guān)的檔案管理部門就必須大膽跳出傳統(tǒng)的思維模式限制，積極改良當(dāng)前的工作方式，學(xué)會(huì)借助現(xiàn)代化的科技力量，塑造積極向上、探索創(chuàng)新的工作風(fēng)氣，只有這樣才能從根本上克服散漫、隨意的工作作風(fēng)，提高文件傳輸和檔案管理的工作效率，從而有效保障文書檔案的安全性、真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。

3 政府文書檔案管理工作創(chuàng)新的路徑分析

1）重視文書檔案管理創(chuàng)新，建立有效的內(nèi)部工作激勵(lì)機(jī)制。文書檔案管理創(chuàng)新主要依靠人的創(chuàng)新力量，政府機(jī)關(guān)和相關(guān)部門一定要提起對(duì)于文書檔案管理創(chuàng)新的高度重視，并堅(jiān)持以人為本的原則，充分激發(fā)內(nèi)部員工的工作熱情。地方政府應(yīng)該通過組織講座、外出參考考察等活動(dòng)，提升文書檔案管理在政府工作中的地位，并通過文書檔案創(chuàng)新知識(shí)以及創(chuàng)新精神的宣講，切實(shí)提高每一位文書檔案管理人員的工作責(zé)任心和積極性。政府機(jī)關(guān)應(yīng)該探索建立有效的內(nèi)部工作激勵(lì)機(jī)制，以考試、考核、內(nèi)部調(diào)查等有效措施，將檔案管理人員的工程成績(jī)與其評(píng)優(yōu)評(píng)級(jí)結(jié)合起來，從而切實(shí)打造良性的文書檔案管理競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，真正將工作責(zé)任和創(chuàng)新責(zé)任落實(shí)到人，真正實(shí)現(xiàn)文書檔案管理創(chuàng)新活力的提升。

2）加大政策和資金投入，為創(chuàng)新工作提供更多支持。地方政府的文書檔案包羅萬象，涉及社會(huì)生產(chǎn)生活的方方面面，其價(jià)值含量高，對(duì)于社會(huì)行業(yè)的發(fā)展具有重要的作用。地方政府應(yīng)該正視文書檔案管理工作的重要性，為文書檔案收集、整理、開發(fā)提供更加便利和優(yōu)越的外部條件，以更大的資金支持，確保文書檔案管理部門的軟硬件設(shè)施齊全，從而打造更加先進(jìn)的文書檔案管理模式，為文書檔案管理工作創(chuàng)新提供必要的客觀環(huán)境。此外，政府部門還應(yīng)該重視人才的引進(jìn)工作，摒棄過去檔案部門留作“養(yǎng)老”的傳統(tǒng)思維誤區(qū)，爭(zhēng)取以新鮮的“血液”激發(fā)內(nèi)部創(chuàng)新活力，促進(jìn)管理水平的提升。

3）創(chuàng)新文書檔案管理技術(shù)，促進(jìn)創(chuàng)新方法的有效落地。與普通的企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體相比，政府部門的工作更加繁瑣、復(fù)雜，其內(nèi)容涉及到規(guī)章制度、事務(wù)管理、黨群關(guān)系等方方面面的內(nèi)容，為了有效提升文書檔案管理工作效率，我們必須借助創(chuàng)新化的手段，如互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、辦公OA系統(tǒng)以及大數(shù)據(jù)分析等，依靠這些手段，建立統(tǒng)一的內(nèi)部文件整理和傳輸格式，加強(qiáng)資料操作的標(biāo)準(zhǔn)型，從而減少后續(xù)檔案整理與歸檔的壓力。此外，文書檔案管理部門應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理理念，不斷豐富文書檔案內(nèi)容和格式，從而有針對(duì)性地實(shí)現(xiàn)相關(guān)資料的迅速收集，比如，對(duì)于政府公文發(fā)布、新聞信息、政策法規(guī)信息等內(nèi)容，文書檔案管理部門可以采取網(wǎng)頁鏈接、截圖保留等方式，實(shí)現(xiàn)資料的迅速收集和歸檔，從而在創(chuàng)新內(nèi)容模式的基礎(chǔ)上，有效提升檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。

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