新時期做好企業干部人事檔案利用與服務管理的分析與思考

摘 要：本文將從人事檔案管理概述的角度出發，對人事檔案管理的定義以及目的進行闡述，從而分析新時期企業干部人事檔案利用與服務管理存在的問題，進而提出做好相關管理工作的對策，以期為管理人員的工作開展提供參考。

關鍵詞：企業干部；人事檔案；利用；服務管理

伴隨新時期的到來，我國的信息數據技術水平得到了很大提升。如今的企業干部人事檔案利用與服務管理工作已經離不開先進的信息數據技術，這也是時代發展的必然趨勢。因此，有關人員必須深入分析思考人事檔案管理工作的意義，并充分掌握先進的管理技術，從而使相關工作得到順利開展。

1 人事檔案管理概述

1.1 人事檔案管理定義

人事檔案管理工作，主要負責收集、歸類、整理、保存、統計并提交人事檔案[1]。此項工作主要由勞資、人事以及組織部門合作負責，在日常工作過程中對員工的個人履歷、社會關系、學歷、工作態度、工作情況、獎懲經歷以及職業素質等方面進行原始記錄。

1.2 人事檔案管理目的

1）核心任務是確保檔案完整，避免其受損。2）對檔案進行科學保管，以便企業在后期對檔案進行高效、合理的利用。3）對人事檔案進行保密，進而保守企業的商業機密。

2 新時期企業干部人事檔案利用與服務管理存在的問題

2.1 檔案管理缺乏信息化建設

雖然當前我國已經進入了信息化時代，信息數據技術也已經在各行各業得到了廣泛普及，然而在部分企業的干部人事檔案利用與服務管理工作中，信息化建設仍然未受到應有的重視。這部分企業在日常管理中依舊對很多工作內容進行人工管理，計算機的作用僅僅體現在信息輸入方面，工作人員也并未把先進的技術融入到工作中，這在很大程度上會造成人力、物力、財力的浪費，也影響了后續的人才選聘、調配以及培養工作。

2.2 缺乏檔案管理的優秀人才

人才的缺乏主要由于兩大原因：

1）企業自身的不重視：在部分企業中，很多領導、基層工作人員都對檔案管理工作不夠重視，僅僅將此工作視為對檔案進行收集、保存的簡單工作，從而忽視了后期檔案的利用、服務等管理工作；同時，部分管理人員自身也不具備管理責任感，這是不符合新時期檔案管理工作要求的。

2）檔案管理工作人員不專業：部分企業由于并不重視檔案管理工作，因此選聘的檔案管理工作人員專業能力不強，綜合素質也不高，理念不先進，導致企業干部人事檔案利用與服務管理工作很難得到順利開展。

2.3 相關管理的制度尚不完善

在新時期，很多企業人員的流動性越來越明顯，人員與企業的工作關系也在發生變化。同時，管理人員職責不明確，很多管理人員分散在各部門，這極易造成檔案管理工作發生混亂。另外，檔案整體流程也呈現混亂性，很多檔案審核流于形式，甚至很多人員的檔案與實際并不相符。

3 新時期做好企業干部人事檔案利用與服務管理的對策

3.1 重視檔案信息化建設

如今我國已經步入了信息化社會，信息化技術在各行各業都起到了重要的作用。企業干部人事檔案利用與服務管理工作涉及很多的統計數據、個人信息，而干部人事又是企業得以長遠發展的中堅力量，如果按照以往傳統的人工管理模式，不僅會降低整體的管理工作效率，甚至會造成很多工作誤差，使檔案資料不全面、不完整，最終影響了檔案管理工作的整體質量。因此，企業必須重視干部人事檔案資料的信息化建設，并結合企業自身的實際發展情況，及時引進先進的信息化系統及其相關硬件設施。互聯網信息技術是保證當前社會持續發展的核心技術之一，但因其容易受到黑客、病毒等的侵襲而造成信息的損壞甚至消失，所以企業必須在建設信息化檔案管理系統平臺的同時，強化網絡防御，并對企業內部信息管理人員從上到下實施分級授權，這不僅能夠最大限度地確保企業干部人事檔案管理工作得以安全開展，更能夠全面提升此項工作的整體效率以及準確性。

3.2 打造專業的管理團隊

人才是確保企業干部人事檔案利用與服務管理工作得以順利開展的核心驅動力，因此企業必須全方位打造一支專業的檔案管理團隊。

一方面，企業應當及時提升企業上下所有人員對于干部人事檔案管理工作的重視程度，讓各部門、各人員明確自身的職責以及檔案管理工作對于企業健康發展的重要性，從而使有關部門將此工作列為常規工作之一。

另一方面，企業必須擴大選聘范圍，及時引進理念先進、基礎知識扎實、專業能力強且綜合素質較高的綜合型人才，并以之為核心打造專業的管理團隊。與此同時，企業也需要定期為檔案管理工作人員組織培訓、學習，使之能夠及時掌握先進的管理理念、知識以及技術，并不斷提升自身的工作素養以及道德情操，為相關工作的健康、順利開展夯實基礎。

3.3 建立健全相關的制度

制度是確保企業干部人事檔案利用與服務管理工作能夠持續科學開展的重要規范、標準，因此企業必須建立健全相關的體系、制

度[2]。首先，企業應當設立專門的監管小組，嚴格遵循相關的監管制度對檔案管理工作的全程進行實時、動態的監管，并督促工作人員對新舊檔案進行定期審核，以確保檔案信息的準確性、真實性。其次，企業需要為工作人員制定合理的考評機制以及獎懲制度，通過定期考評以及不定期抽查促使其能夠不斷進行自我完善，并規范地開展檔案管理工作，避免玩忽職守現象的發生。最后，企業也應當完善自身的檔案審核制度，并使各部門明確自身的部門職責，并使審核人員具備責任感，在互不干擾的基礎上通力協作，從而進一步確保檔案審核的真實性以及準確性，進而確保檔案審核工作的質量。

4 結論

總體而言，企業干部人事檔案利用與服務管理工作專業性極強，這需要具備先進理念、專業技術的工作人員嚴格遵循企業相關規定開展工作。因此，有關部門必須明確當前此項工作存在的各項問題，并針對性地加以解決，努力打造專業的工作團隊，引進新的管理技術，并完善相關管理制度。

參考文獻

[1]潘曉蓉.以專項審核為契機完善干部人事檔案功能相關問題研究[J].價值工程，2017，36（17）：17-18.

[2]張洪.新時期做好企業干部人事檔案利用與服務的思考[J].人才資源開發，2017（06）：234-236.

作者簡介

楊芳（1982-），女，江蘇淮安人，本科，助理政工師，干部管理和干部人事檔案方向。