淺談生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理

杜星明

生活無著的流浪乞討人員救助檔案是指救助管理機構在對流浪乞討求助人員進行甄別和實施救助服務過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。

1 救助檔案的主要內容

1）救助檔案是指救助管理機構在救助管理工作中形成的材料，包括求助登記表、不予救助通知書、自行離站聲明書、在站服務及離站登記表、終止救助通知書和其他應當歸檔的文件材料。

2）受助人員在站期間和離站過程中形成的材料，主要是尋親服務相關材料，未成年人教育、評估、矯治等材料，住院救治或者門診治療中形成的交接手續和入院登記表、離院登記表、出院證明等醫療服務材料以及表達受助人員治療意愿的材料，乘車憑證復印件和小額交通費現金簽收字據，親屬接領人身份證件復印件及單位、村（居）民委員會接領人證明材料和單位、村（居）民委員會接領工作人員身份證件復印件，家庭寄養、類家庭養育、機構托養協議書及相關材料，司法機關出具的證明材料以及工作人員身份證件或者執法證件復印件，長期安置證明材料，醫療機構出具的死亡證明書、公安機關出具的死亡原因鑒定書、死亡公告材料以及親屬意見、火化證明等材料，其他應當歸檔的文件材料。

救助管理機構街頭救助形成的照片、錄音、錄像材料，救助熱線電話錄音、監控錄像材料和救助管理信息系統形成的電子文件應當按照國家有關規定整理歸檔。

2 救助檔案的特性

1）材料收集的動態性。由于救助站對流浪乞討人員進行救助時，需首先對乞討人員進行身份認證，所采取的措施需要根據被選擇對象的具體年齡、身體健康狀況，按照一定標準劃定的需救助的程度擬定救助方案。對流浪乞討人員進行救助的開始時間及成功救助后的結檔時間不同，導致救助過程中所形成的個人檔案材料就處在動態變化之中，需要按照一定的時間節點來更新被救助對象的個人檔案內容。

2）材料歸檔的差異性。雖對流浪乞討人員在救助過程中所采取的救助措施基本一致，不同的流浪乞討人員所經歷的救助程序也大體相同，但被救助對象的具體年齡、身體狀況或所裁定的需要救助的程度不同，導致不同流浪乞討人員的救助檔案材料內容或不同救助時間產生的救助期限變得不一致，甚至有些方面還存在很大的差異性。

3）救助檔案的憑證性。救助站對流浪乞討人員在進行具體救助工作時通過相關鑒定部門以及相關工作人員對被救助對象建立的檔案，是有關政府部門或機構進行相關工作的有效憑證，能為公安機關提供一定的辦案依據，或為救助站等相關部門及流浪乞討人員的權益維護提供方便。

3 救助檔案管理的重要性

1）救助檔案是對流浪乞討求助人員進行甄別和實施救助服務過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等原始記錄，必須確保在需要時能做到有據可依、有證可查，良好的檔案管理變身為一座堅固的橋梁，為工作的正常有序開展打下了堅實的基礎。

2）通過對救助檔案歷史數據的統計分析，我們能對救助工作的發展做出趨勢判斷，或者通過數據分析的結果，判斷我們所做的決策是否正確，今后需要進行怎樣的調整，為更好更有效地開展救助工作奠定基礎。

4 救助檔案的管理與保護

《檔案法》規定了檔案工作的基本原則：統一領導、分級管理、維護檔案的完整與安全、便于社會各方面的利用，救助檔案的管理與維護也應嚴格遵循這一基本原則。

1）統一領導，齊抓共管。傳統檔案管理存在領導不重視、檔案管理現代化意識不強、人才不足、資金短缺、檔案管理設備和技術不先進等很多問題。救助管理機構負責人要高度重視救助檔案管理，配齊管理人員和設施設備，充分發揮管理員的主觀能動性，健全完善救助檔案管理制度，運用先進技術設備進行現代化管理，在有限的資源條件下確保工作有條不紊地開展，保證相關檔案的絕對安全并能得到充分利用；其次要加大宣傳力度，要讓各級各類人員知曉救助檔案管理工作的重要性，做到全體人員協作形成合力，共同推進檔案管理的規范化。

2）檔案維護，全面完整。對救助檔案的全面完整性、真實性、時效性以及規范性進行維護，這是救助檔案管理的最基本要求，完整有效規范的救助檔案才能為檔案工作提供必要的物質基礎。全面完整性主要包括三個方面，一是數量的完整，要保證救助檔案齊全，保證應該集中和實際保存的救助檔案不殘缺短少；二是質量意義上的完整，也就是從系統性方面要維護救助檔案的有機聯系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌；三是在救助檔案的保管和利用過程中，要避免因各種理化因素或有害生物對救助檔案制成材料產生不同程度的損害。

3）加強防護，保證安全。救助檔案安全防護主要有兩項，一是力求救助檔案本身不受損壞，切實做好防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作，延長救助檔案壽命，保證檔案物質安全；二是要保護救助檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊，不失密，確保檔案管理的政治安全。救助檔案室管理所用的電腦及數字檔案需進行加密處理，檔案庫房應當堅固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防鼠、防蟲等設施。檔案室內應還必須做到人離鎖落、定期對救助檔案室進行檢查清點等。

5 救助檔案的整理利用。

1）救助檔案整理的具體步驟。救助檔案按照一人一卷的方法進行整理，一是整理檔案。對救助檔案的分類可以按照檔案形成的年份、保管期限以及人員的類別等進行分類。而人員類別又可按救助的未成年人、不予救助的成年人和予以救助的成年人這三個層次進行劃分，實現救助檔案存放管理的整齊化。二是檔案編號。根據受助者的受救助時間進行編號。三是檔案編目分類。設置編卷號、姓名、性別、年齡、身份證號碼、總頁數等進行編目，按照不同的保管期限將其裝訂成冊進行分類，目錄的設置為全宗名稱、目錄號、保管期限、受救助機構等項目，便于查閱者查找。

2）救助檔案的利用。利用者通過救助檔案利用工作系統查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，是救助檔案信息資源潛在的利用價值得以實現的過程。其他單位、組織和個人要求查閱救助檔案的，救助檔案保管單位在確認其利用目的合理的情況下可以同意。救助管理機構應建立檔案利用制度，明確辦理程序，確保救助檔案安全有效地利用。救助檔案僅限于當場查閱、摘抄和復印，利用過程中注意保密，嚴禁對救助檔案進行涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀。

參考文獻

[1]民政部、國家檔案局.《生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法》民發〔2014〕228號.

[2]民政部.《生活無著的流浪乞討人員救助管理機構工作規程》民發〔2014〕132號.

[3]何文麗.生活無著流浪乞討人員救助檔案管理制度建構[C].新形勢下檔案資源管理服務，2014（09）；145-148.