試談檔案信息化管理的優勢及安全問題

羅思云

摘 要：目前信息技術已經被廣泛應用于各個領域，并且均獲得了良好的反響。在當前每個人的工作量不斷提升的環境下，利用信息技術可以將工作高效化，直接提高了工作的速度，并且可以避免一些人為因素導致工作中出現錯誤。檔案管理工作也逐漸呈現信息化，雖然相比于以往的管理方法，其存在著許多優勢，但隨之而產生的則是許多重要的安全問題。文章首先分析了信息化管理存在的諸多優勢，同時列舉出目前信息化管理存在的主要安全問題，并提出有效的解決措施，為相關工作者提供參考。

關鍵詞：檔案信息化管理；優勢；安全問題

對檔案進行信息化管理可以將工作變得更加便捷，同時摒棄了以往的紙質文件也能夠讓工作更加符合環保的理念。但采取這種管理方式必然會面臨許多安全問題，尤其是目前信息技術相對發達，很多不法分子都采取手段來威脅到檔案的安全，以此來獲得非法利益。雖然這些問題受到了廣泛關注，但是由于安全問題是實際存在且很難避免的，所以并不能從根本上解決這些問題。

1 檔案信息化管理的優勢

1.1 有利于挖掘數據的潛在價值

信息化管理使檔案可以通過網絡進行訪問，這提高了民眾查詢檔案的便捷性，使整個過程不再復雜且繁瑣，檔案的傳遞與共享也可以通過網絡來進行，超鏈接、網站等介質使信息交流的方法變得更加多樣化，同時可以增加同一時間的訪問量。以哈爾濱市檔案網站舉例，近五年的數據顯示，每年訪問網站的人次達到了相同時間內檔案館訪問人次的二十倍以上，這表明通過網站可以更好地做到信息的傳遞與共享。除此之外，這有利于挖掘數據的潛在價值，如果能夠將所有數據進行統一研究并且相互對比，就很可能獲得更多的成果。將這些數據進行合理地整理與分類，更容易發現其中的價值，也可以更好地進行數據共享。

1.2 更加符合綠色環保的理念

傳統的檔案都是紙質的，并不能符合我們對于環保的要求，尤其當檔案的內容需要更新時，原有的檔案以及與更新內容有關系的檔案都需要作廢并重新建立，在這過程中就造成了大量紙張的浪費。而信息化管理是通過系統對大量的檔案進行管理，減少了人工操作，同時減少了紙張的使用，檔案的更新也可以通過計算機來完成，因此更加綠色環保。

1.3 數據信息的傳輸與共享更加方便

檔案的信息化管理可以使信息的傳輸與共享變得更加便捷，使信息更好地進行互通。檔案可以通過網絡進行傳輸與共享，這樣就可以不受到環境的限制，隨時都能將信息傳輸到各個終端上。如果在終端之間構成了完整的網絡系統和信息系統，就可以實現文字、語音、數據、圖像等信息傳輸、信息處理以及信息共享。一些企業為了提高工作效率，需要檔案信息能在短時間內在內部進行傳輸，并增加共享的程度，使內部人員可以更加快捷地獲取信息，并彌補工作中存在的缺陷。而信息化管理可以將其實現，檔案可以通過計算機在企業內部進行快速傳輸，不僅能在短時間內達到共享的目的，還允許多人共享。

2 檔案信息化管理存在的安全問題以及解決措施

2.1 檔案信息化管理存在的安全問題

1）網絡傳輸存在信息安全問題。檔案中具有大量的信息，其中會有很多是涉及到個人隱私，商業機密等，這些都是不能被他人獲取并且受到法律保護的。這些信息存在著巨大的潛在價值，同時也是被保護的重點，因為一旦出現泄漏，那么就可能對個人造成巨大的影響，所以需要盡量避免這種情況。但是在檔案管理的過程中必然需要對一些信息通過網絡進行傳輸，在傳輸過程中容易面臨安全問題。如果在網絡傳輸時不能采取合理的保護措施，就會存在信息泄露的風險。目前有很多不法分子通過盜取檔案信息來獲取利益，這些信息很可能被販賣或者非法利用，這會造成十分不良的影響。用戶的信息被他人獲知，也使個人的財產受到了一定威脅。因此，網絡傳輸缺乏安全性是目前比較嚴重的問題之一，也是很容易產生嚴重后果的潛在威脅。

2）真實性問題。在以往的工作中，都是由管理人員對檔案進行整理并交由上級部門審閱并簽字蓋章后進行存儲，雖然過程相對繁瑣，但是可以避免檔案的內容中存在錯誤。信息化管理雖然簡化了工作，但是缺少了審閱的步驟，就不能保證檔案的真實性，一些比較明顯的錯誤也容易被忽略。除此之外，檔案容易在存儲時容易被惡意拷貝、修改或刪除，其內容可能因此不完整或者缺少真實性。

3）檔案載體的不穩定性。電子檔案通常會存儲在計算機硬盤、軟盤等載體中，這些載體的優點在于存儲量較大，且不容易出現丟失的情況。但是這些載體是有壽命的，并且容易被外界環境影響，當處于潮濕、強磁場等惡劣環境下容易被破壞，進而導致其中存儲的信息無法獲取。同時將這些載體連接到一些被病毒感染的計算機上時，同樣容易致使信息泄露或丟失。因此檔案載體通常是不穩定的，但是這種不穩定也取決于我們如何將其置于何種環境下保存。

2.2 檔案信息化管理安全問題的解決措施

1）采用安全性能較高的系統。為了保障檔案信息的安全，應當使用安全性較高的系統，避免過程中出現信息的丟失、泄露等情況。在安裝軟件時，應當從官方網站或正規網站上下載，避免計算機被感染病毒。定期對系統及軟件進行更新，并根據提示安裝所需要的補丁。一般來講，系統內部都有相應的安全及防火墻設置選項，應當根據具體情況對其進行設置。

2）完善信息化管理的安全保障體系。對電子檔案進行管理，需要有體系作為依靠，避免不規范的操作對信息的安全構成威脅。在創建電子檔案時應當明確每個人的權限，在被授權的情況下，相關人員只能對其進行閱讀，不能對其進行修改、刪除等操作，既保護了個人隱私，也提高了信息的安全性。應當建立專職的管理團隊，內部人員需要具備相應的知識，且能夠熟練操作管理系統，并通過不斷學習，以此來適應信息技術的不斷發展。在硬件管理方面也應當加以重視，確保檔案載體被保存在適宜的環境中，防止被破壞。這些改變都需要通過完善保障體系來實現。

3）采用多種安全防范技術措施。為了避免檔案存在泄露的風險，就需要采取相應的安全防范技術措施，讓檔案能夠處于安全的管理之下。建立安全防護系統可以很好地避免信息外泄，使不法分子無法通過各種手段來獲取檔案內容，同時也防止在傳遞的過程中被他人截取，在存儲時被他人盜取。防護系統可以使系統不受到外來的影響，從根本上避免了安全問題的出現。除此之外，還可以建立防火墻來對系統進行保護，在保證連接網絡的同時不受到外來的影響。防火墻可以攔截一些可能存在隱患的信息以及一些異常的訪問要求，并采取相應的防護措施，防止一些不法分子通過傳輸病毒或非法訪問等手段進行破壞，也能拒絕外界人員的讀取要求。由于近些年出現內部人員販賣信息的情況，所以針對這種可能存在的風險，需要對一些關鍵的信息進行加密處理，并確保每個管理人員都是實際可靠的，盡量將所有隱患都扼殺在萌芽中。

3 結語

檔案管理信息化的普及，代表著我國的信息化建設已經達到了一個新高度，同時這也是我國十分重視的工程之一。以往的檔案管理只限于對紙質檔案的看管，而現在則是由專門的管理人員使用操作系統對檔案進行管理，這種變化讓管理工作變得更加簡便，同時可以有效避免檔案在傳遞或者使用過程中出現丟失的問題。目前管理工作面臨著可靠性問題，主要集中在檔案容易出現丟失以及泄露等方面，這就需要相關人員通過努力，不斷完善信息技術，來保障檔案管理的安全。

參考文獻

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