試論事業單位檔案管理電子信息化及其重要性

沈玉瑩

摘 要：信息技術和網絡技術的使用可以提升管理工作的進行質量，因此在多個行業的管理中得到了使用。在事業單位的經營和發展中，引入信息技術來提升檔案工作的管理質量是未來的發展趨勢，滿足當前國家的現代化和信息化建設需求。本文結合實際情況，分析了推行檔案管理信息化的重要價值，提出了合理的建設措施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；重要性

大數據以及云平臺等現代信息化技術在行業管理之中的加入提升了管理效率。事業單位在檔案管理中也應當引入信息化技術來優化管理工作的進行質量。信息化技術優化了檔案存儲成本，提升了查詢和處理工作的進行質量，對事業單位的現代化發展有著重要的影響。

1 事業單位推動檔案管理信息化的重要性

事業單位是我國發展建設中的重要參與者，其直接參與到社會管理以及行業發展之中，有效的保證了經濟建設質量以及人民生活質量的提升。在當前的發展中，信息技術的推廣建設使得事業單位在日常管理中要對大量的檔案數據進行處理，增加了管理工作的進行難度。因此，在事業單位的檔案管理中推行信息化建設是優化管理質量的有效手段，下文對電子信息化建設在檔案管理中的重要價值進行了分析。

1.1 檔案管理信息化建設可以優化對單位決策的支持

檔案管理工作不僅僅是對員工人事資料的管理，在日常的管理中，工作人員要對事業單位經營工作中的數據進行分析，獲知行業市場發展現狀以及用戶需求，并以此來作為事業單位決策的支持和基礎，優化事業單位的工作質量。傳統的檔案管理工作一般由人力完成，不能滿足當前信息時代之下的檔案管理效率以及分析質量的需求。人工管理分析模式占用了大量的人力物力，對事業單位的現代化發展有著不利影響。通過推動檔案管理的電子信息化建設，企業可以實現對檔案信息的信息化和數字化處理，借助計算機設備和網絡技術實現檔案數據庫的建設，優化檔案的存儲和分析效率，極大的提升了數據處理工作的進行質量。信息處理技術也優化了數據分析結果的準確性，可以更為直觀的為單位決策工作提供數據上的支持。

1.2 電子信息化建設節約了事業單位的管理支出

事業單位在傳統的檔案信息存儲記錄中一般使用紙質資料，隨著現代事業單位信息處理量的不斷擴大，紙質材料的使用增加了存儲中的消耗，也不利于高效的數據分析管理過程進行，無法滿足現代事業單位的經營需求。在檔案管理過程中使用信息化技術可以借助計算機以及網絡服務器完成對檔案數據的存儲，極大的降低了管理成本。同時，借助信息技術完成的檔案存儲也避免了傳統的檔案管理中出現的文件破損問題，提升了檔案管理工作的進行質量。

1.3 檔案管理的信息化建設有助于事業單位的信息共享

檔案管理工作除了要完成對信息的存儲分析之外，還要滿足不同的部門對經營數據的需求?，F代信息技術的使用方便了事業單位內部的數據信息共享工作的進行，借助網絡技術以及事業單位的聯網管理平臺，不同的管理部門可以在不同程度上進行檔案數據庫的訪問和資料的獲取，極大的方便了部門工作。借助企業內部網絡進行的信息共享也具備較高的安全性，提升了事業單位的經營質量。

2 事業單位檔案管理工作的建設措施

2.1 信息化建設中存在的問題

當前由于多種因素的影響，事業單位的檔案管理工作信息化建設質量較差。存在的問題主要包括如下的幾部分：第一，事業單位的檔案管理信息化建設未能受到管理人員的重視，事業單位管理人員對檔案管理工作重要價值缺乏認識，未能在信息建設中投入資金，影響了企業的信息化建設進程。第二，檔案管理人員缺乏必要的管理素質，當前一些檔案管理人員缺乏現代技術素養，不能高效的使用計算機設備來提升檔案管理效率，影響了信息化建設發揮對企業經營的正面影響。第三，事業單位的檔案管理設備較為落后，事業單位對信息設備的投入不足，許多事業單位在管理中未能使用現代化的計算機設備，直接影響了信息化管理分析工作的進行，可能造成安全問題，不利于企業的現代化建設。

2.2 強化檔案信息開發效率，提高管理人員對信息化建設的重視

當前事業單位的管理人員對檔案處理工作的重視性不足，主要的原因是傳統的管理工作難以對事業單位的經營產生正面效果，其對數據的開發利用效率低。因此，要想提升管理人員的重視，檔案管理人員就要借助信息技術來強化數據信息的開發利用質量，提升對事業單位決策的支持力度。技術人員要完善事業單位的檔案數據庫建設質量，優化不同部門之間的數據共享工作質量，提升數據的使用效率。除此之外，在日常的工作中管理人員也能借助網絡技術和云平臺技術完成對數據的全面分析和處理，以此來提升數據分析結果的完整性和質量，優化對事業單位經營的作用，從而推動信息化建設的發展。

2.3 強化對事業單位檔案信息化工作的安全管理

強化事業單位檔案管理工作的信息化發展質量可以從優化信息處理和分享過程的安全性入手。在建設中，管理人員應當加強技術交流，發現信息系統在建設和設計中存在的安全漏洞，在使用中不斷的進行安全管理優化，確保事業單位檔案管理工作的安全高效進行，保證信息的安全性。

2.4 提升事業單位檔案管理人員的技術素養

檔案管理工作人員的技術素養直接影響信息技術的使用效率，對數據的分析全面性以及檔案管理的高效性有著重要的影響。因此，事業單位要強化對檔案管理人員的技術培訓，借助定期的學習來優化管理人員的信息處理能力，保證管理人員可以正確高效的使用計算機設備來完成對檔案信息的處理，確保管理工作的高效進行。

3 結語

事業單位的檔案管理工作對單位的經營質量有著重要的影響，在信息化趨勢之下，事業單位要在檔案管理中推行信息化建設管理技術，并提升企業中的管理人員技術素養，實現高效的檔案信息處理分析工作，使其可以作為事業單位經營決策的重要依據，推動事業單位的現代化發展建設。

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